Modifier plan de visites

Modifier les propositions de visite

Vous avez la possibilité d'intervenir manuellement dans la planification de portatour® en ouvrant le menu contextuel d'un client dans le plan de visites – soit par un clic sur le bouton flèche en bas à droite de la ligne, soit par un clic de bouton droite sur la ligne ou par un appui d'une seconde dans la ligne pour les périphériques avec écran tactile.

• Transformer en rdv fixe: La proposition de visite sera transformée en un rendez-vous fixe à l'heure proposée. Lors de futures mises à jour du plan, cette visite ne sera plus décalée. On recommande cela quand vous avez convenu sur la date et l'heure avec le client.
• Transformer en rendez-vous flexible durant la journée : la proposition de visite est convertie en rendez-vous, mais l’heure reste variable. C’est-à-dire que lors des prochaines actualisations du plan de visites, l’heure du rendez-vous peut encore être déplacée à des fins d’optimisation ; le jour reste toutefois toujours fixé.
• Transformer en rendez-vous flexible durant la semaine : la proposition de visite est convertie en rendez-vous ; avec ce type de rendez-vous, le jour de la semaine et l’heure restent toutefois variables, c’est-à-dire que lors des actualisations suivantes du plan de visites, le jour et l’heure peuvent encore être déplacés au sein de la semaine sélectionnée à des fins d’optimisation ; la semaine reste toutefois fixée. Vos horaires de travail et les horaires d’ouverture des clients sont pris en compte.
• Transformer en rdv et modifier : la proposition de visite est convertie en rendez-vous, que vous pouvez immédiatement modifier vous-même dans une fenêtre pop-up (voir aussi Modifier un rendez-vous). Utilisez cette possibilité si vous souhaitez en principe rendre visite au client proposé, mais convenir avec lui d’un autre jour ou d’un autre horaire.
• Annuler inscription: Utilisez cette option si vous avez inscrit un client pour le plan de visites (voir Inscriptions), mais maintenant, vous ne voulez plus le visiter nécessairement.
• Nouvelle période de blocage: Si vous ne voulez ou pouvez pas visiter un client – p.ex. votre personne de contact est en congés – vous créez une période de blocage pour une certaine période de temps (voir aussi Périodes de blocage). Actualisez le plan de visites afin de prendre la période de blocage en compte.
• Visité maintenant: Après avoir visité un client, vous journalisez la visite en cliquant sur Visité maintenant. La date actuelle sera automatiquement entrée chez le client sous Dernière visite. Plus d'information sous Page détails du client.
• Visité en vain: Si vous n'avez pas rencontré un client, vous journalisez cela en cliquant sur Visité en vain. Plus d'information sous Dernière visite.

Un clic sur une proposition de nuitée ouvre le menu contextuel pour modifier la nuitée en route. Il est également possible de réserver une chambre d'hôtel via Booking.com ici (voir Modifier ou fixer lieu de nuitée ou Trouver hôtel).

Modifier les rendez-vous

Utilisez le bouton droit de la souris ou cliquez sur le bouton flèche vers le bas au bord droit de la ligne du rendez-vous pour ouvrir le menu contextuel du rendez-vous :

• Ouvrir client: Ouvre la page détails du client respectif.
• Modifier rendez-vous: Ouvre une fenêtre contextuelle pour la modification de rendez-vous.
• Supprimer rendez-vous: Supprime le rendez-vous.
• Exclure le rendez-vous du plan de visites : sélectionnez cette option si le rendez-vous ne doit avoir aucune influence sur votre tournée journalière. Le rendez-vous ne sera pas pris en compte lors de la prochaine actualisation du plan de visites. Utilisez cette option par exemple pour les rendez-vous ayant uniquement un caractère informatif.
• Inclure le rendez-vous dans le plan de visites : le rendez-vous exclu sera de nouveau pris en compte lors de la prochaine actualisation du plan de tournées.
• Fixer heure : fixe la date et l’heure d’un rendez-vous de type Flexible durant la journée ou Flexible durant la semaine à l’horaire actuellement planifié.
• Transformer en « flexible durant la journée » : l’heure du rendez-vous devient variable au sein d’une journée, c’est-à-dire que lors des futures actualisations du plan, l’heure peut changer à des fins d’optimisation.
• Transformer en «Flexible durant la semaine » : le jour et l’heure du rendez-vous deviennent variables au sein d’une semaine et peuvent changer lors des actualisations suivantes du plan de visites.
• Réalisé maintenant: Cliquez sur ce point après avoir réalisé un rendez-vous. Si le rendez-vous a eu lieu chez un client, l'heure est automatiquement entrée dans sa section Dernière visite. En option, vous entrez un compte rendu (voir Réaliser un rendez-vous).
• Visité en vain: Cliquez sur cette option, si la personne de contact n'était pas disponible.

Plus

En cliquant sur le bouton Plus au-dessus du plan de visites, vous aurez plus d'options pour la modification du jour actuel ou du plan de visites.

• Un clic sur Calendrier vous mène à l’affichage du calendrier (voir Calendrier).
• Export permet d’exporter ou d’imprimer le plan de visites (voir Exporter plan de visites).
• Pour créer un rendez-vous pour le jour actuel, cliquez sur Nouveau rendez-vous. Un menu contextuel avec les options de création de rendez-vous apparaît (voir Créer rendez-vous).
• Modifier jour vous permet ensuite de convertir toutes les visites proposées de la journée en rendez-vous fixes, en rendez-vous à n’importe quel moment flexible durant la journée ou en rendez-vous flexibles durant la semaine. Vous pouvez également y déplacer ou échanger la journée (voir Modifier des entrées de calendrier).
• Sélectionnez Modifier plan si vous souhaitez convertir non seulement la journée, mais toutes les visites proposées du plan de visites actuellement calculé en rendez-vous fixes, en rendez-vous flexible durant la journée ou en rendez-vous flexible durant la semaine.
• Un clic sur Supprimer plan de visites efface le plan de visites complet incluant toutes les inscriptions (voir Inscriptions). Des rendez-vous ne seront plus affichés dans le plan de visites; ils seront cependant conservés dans le calendrier. Lors d'un nouveau calcul du plan de visites, les rendez-vous seront affichés de nouveau dans le plan.