Dans le Menu principal, vous accédez à la Liste de tâches en cliquant sur Tâches.
Sous la rubrique Ouverte, vous trouverez les tâches qui sont encore à achever, triées par date. Les tâches en retard dont la date est déjà passée sont affichées en haut en rouge.
En cliquant sur la barre de tâches, vous pouvez modifier, supprimer ou marquer la tâche comme achevée. Une tâche peut directement être marquée comme achevée par un clic sur la coche à la droite.
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer un compte rendu lorsque vous achevez des tâches. Vous définissez cela sous Options > Reporting > Comptes rendus pour tâches (voir Reporting). Ce compte rendu est affiché comme 'Autre compte rendu' dans la page détails du client, à condition qu'une référence client soit disponible.
Les tâches achevées peuvent encore être trouvées dans la liste des tâches pendant 90 jours, sous la rubrique Achevée. Celles-ci seront alors automatiquement supprimées après cette période.
Cliquez sur le symbole de loupe pour effectuer une recherche dans votre liste de tâches. La recherche fonctionne de la même manière que la recherche client - voir les sections Recherche rapide de clients, Recherche avancée de clients et Recherches enregistrées.
Vous créez une nouvelle tâche à l'aide des boutons Nouvelle tâche ou Nouvelle tâche pour client - selon que la tâche est liée à un client ou non.
Saisissez l'objet de la tâche, par ex. 'Créer un devis', puis sélectionnez la date d'achèvement souhaitée. Dans la section Informations, des champs de données optionnels de la tâche sont affichés. Ceux-ci peuvent être modifiés sous Options > Champs personnalisés (voir Aperçu des champs personnalisés). Ensuite cliquez sur Enregistrez.
Les tâches existantes sont également affichées sur la page détails du client. Il est également possible de créer de nouvelles tâches pour le client concerné ici (voir Page détails du client). Vous trouverez également une indication des tâches existantes dans le Plan de visites par une ligne d'information jaune en haut, et aussi dans le Calendrier en affichant le symbole de tâche . Cliquez dessus pour afficher la liste des tâches du jour (voir aussi la section Calendrier).
Pour modifier la référence client d'une tâche à posteriori, cliquez sur la tâche en question et sélectionnez Modifier tâche. La référence client actuelle est affichée en haut. Cliquez sur le symbole de stylo afin de créer, modifier ou enlever la référence client.
Un clic sur Plus vous mène à l'Import ou l'Export des tâches. L'importation et l'exportation sont possibles comme pour les rendez-vous ou les comptes rendus, via l'interface utilisateur et via l'API (voir Importer des rendez-vous).
Particularités des tâches
Tâches récurrentes: Lors de la création d’une tâche, elle peut être créée comme série, par exemple, chaque semaine le mercredi. Le réglage et l’édition sont similaires aux Rendez-vous périodiques.
Achèvement automatique des tâches : Si le champ Achèvement d’une tâche est changé d'Obligatoire à En option, cette tâche s’achève automatiquement si elle n’a pas été achevée jusqu'à la date prévue. Au lieu d’être affichée en tant que tâche en retard, rouge dans la liste des tâches, elle passe automatiquement à la catégorie Expirée et sera supprimée après 90 jours.
Tâches sans date : Si vous définissez une tâche sur Sans date, la tâche ne sera plus affichée dans la liste Ouverte, mais dans sa propre catégorie. La tâche n’est jamais en retard et n’expire pas. Cela peut se faire à tout moment. Par exemple, si la tâche a une référence client, vous pouvez l’interpréter comme « à compléter lors de la visite suivante ».