Dans la section Réglages de visites de la page détails du client, vous définissez comment le client doit être proposé par défaut par portatour® pour la planification des tournées si vous ne donnez pas de consignes différentes via prochaine visite (voir prochaine visite) ou Nouveau rendez-vous (voir Rendez-vous à venir).
Ces paramètres peuvent être changés en cliquant sur l'icône de modification . La page de modification s'ouvre:
Si vous souhaitez réattribuer les réglages de visite par défaut définis dans les options (voirRéglages de visites des clients) (= valeurs 'standard') à un client particulier, sélectionnez l'entrée Standard dans les boîtes de sélection.
Intervalle de visite
Déterminez la fréquence de visite souhaité en définissant un intervalle de visite en nombre de jours. Vous pouvez choisir un des intervalles proposés dans la boîte de sélection ou saisir vous-même une valeur entre 7 et 730 jours (càd entre hebdomadaire et bisannuel). Vous accédez à la saisie manuelle d'un nombre en sélectionnant la dernière option en bas du menu déroulant, Entrer.... La boîte de sélection cède la place à un champ de saisie:
Si vous ne souhaitez pas que portatour® vous propose automatiquement de visiter un certain client, réglez l'intervalle de visite sur Aucun. Vous pouvez toujours planifier manuellement une visite chez ce client via la fonction inscription (voir inscription) ou en saisissant un rendez-vous.
Si un intervalle de visite automatiquement calculé est mis à votre disposition par l'intégration avec d'autres systèmes – p.ex. selon le chiffre d'affaires du client – sélectionnez calculé afin de l'utiliser.
Planification automatique / manuelle
Les clients avec une Planification automatique sont automatiquement pris en compte pour le plan de visites selon l'échéance de visite. L'échéance est déterminée par portatour® en calculant le temps entre la dernière visite et la date actuelle et le comparant avec l'intervalle de visite fourni.
Si la planification est réglée sur Manuel, les clients ne sont pris en compte dans le plan de visites que si vous avez créé un rendez-vous pour ces clients (voir Rendez-vous à venir) ou que vous avez inscrit ces clients pour le prochain plan de visite (voir Inscriptions) ; portatour® vous rappelle automatiquement de le faire une fois l'intervalle de visite des clients en question échu (voir Rappels).
Respect de l'intervalle de visite
La configuration Normal marche bien si votre territoire est bien dimensionné, c'est-à-dire c'est réaliste de visiter tous les clients dans l'intervalle de visite désiré pendant vos jours de travail en tenant compte des temps de trajet.
Si votre territoire est trop grand (trop de clients ou des intervalles de visite trop courts), il n'est plus possible de respecter les intervalles de visite des clients. Les visites auront lieu trop tard. portatour® va quand-même maintenir les relations, c'est-à-dire un client de 30 jours sera toujours visité deux fois plus souvent qu'un client de 60 jours, mais pas tous les 30 jours mais plus tard.
En utilisant la configuration Préféré, vous évitez de dépasser l'intervalle de visite pour ce client – même si votre territoire est trop grand. portatour® prend soin d'une 'inscription interne' dès que l'intervalle de visite est atteint.
Deux conseils importants concernant ce paramètre:
- Utilisez-le avec parcimonie! Utilisez Préféré seulement pour les clients les plus importants pour lesquels vous n'acceptez pas de retard de visite. En général, on recommande un maximum de 20% de vos clients à visiter régulièrement. Si vous définissez trop de clients comme préférés, l'effet désiré sera perdu comme il n'est pas possible d'inclure trop d'inscriptions dans le plan de visites. En outre, l'optimisation de tournées sera mise dans l'arrière-plan.
- Veillez au préalable à ce que votre secteur soit correctement dimensionné ! Pour ce faire vous pouvez vous appuyer sur le rapport portatour®. Dans la section 'Structure de la clientèle', vous trouverez le nombre de 'visites client nécessaires par jour pour respecter l'intervalle de visite '. Si cette valeur est éloignée de la réalité, adaptez le nombre de clients ou l'intervalle de visite (voir Description du contenu).
Durée de visite
Ici, vous sélectionnez la durée de visite moyenne pour ce client. L'entrée manuelle est analogue à l'intervalle de visite. La valeur doit être entre 1 et 480 minutes. À côté de l'entretien client, prenez aussi en compte: le temps de recherche pour un parking, la préparation de la visite, la distance de la voiture au client, d'éventuelles formalités de registration ainsi que des temps d'attente.
Restriction de planification
Si un client doit recevoir la visite de deux ou plusieurs collaborateurs, mais pas la même semaine, enregistrez ici une restriction de planification sur la base de la semaine calendaire.
Si, par exemple, un client doit être suivi régulièrement par deux collègues, le premier collègue règle la restriction de planification Seulement en semaines paires et le deuxième Seulement en semaines impaires. Ainsi lors de la planification automatique de tournée, il ne sera jamais proposé aux deux collègues de visiter ce client la même semaine.
Astuce: La modification de la restriction de planification est également possible via la recherche avancée de clients et la modification en masse (voir Recherche avancée de clients et Sélection et modification en masse). Ainsi, la restriction de planification peut par exemple être rapidement appliquée à des départements de votre choix. En outre, l'importation permet également de définir des restrictions de planification en masse.
A noter:
- La restriction de planification Seulement en semaines paires ne signifie pas automatiquement que le client est planifié toutes les 2 semaines. La fréquence continue d'être déterminée par le réglage du paramètre intervalle de visite. La restriction de planification signifie simplement qu'une visite client ne peut être proposée que les semaines paires. Le plus court délai raisonnable pour un intervalle de visite, lorsque cette restriction de planification est utilisée, est donc de 14 jours.
- Les deux collègues doivent définir séparément les restrictions de planification pour les client qu'ils gèrent ensemble - et ce de manière opposée. Il ne suffit pas qu'un seul d'entre eux dépose la restriction.
- Les rendez-vous clients créés manuellement ont la plus haute priorité et sont également possibles dans les semaines avec restriction de planification. Cependant, dans la fonction de recherche de rendez-vous Trouver jour approprié, les jours avec des restrictions de planification sont marqués en gris pour rappeler qu'un collègue pourrait éventuellement visiter le client cette semaine-là.
Congés du/au
Entrez ici la prochaine période de congés du client. Pendant ce temps, portatour® ne planifie pas de visites, même si l'échéance de visite est atteinte. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner une date dans les 30 prochains jours ou cliquer sur l'icône en forme de calendrier pour une vue de calendrier ou vous pourrez défiler pour sélectionner une date plus lointaine. Afin de supprimer les congés, sélectionnez l'entrée tout en haut (=vide) dans les deux menus déroulants .
Appuyez sur Enregistrer afin d'enregistrer vos modifications qui seront immédiatement prises en compte lors du prochain calcul de plan de visites.