Dans la section Réglages de visites, vous déterminez si et comment le client sera pris en compte par portatour® lors de la planification par défaut. Ces réglages seront appliqués si vous ne donnez pas d'autres instructions sous Prochaine visite ou Nouveau rendez-vous, comme montré ci-dessus.
Ces configurations peuvent être modifiées dans portatour® Anywhere en cliquant sur le symbole de modification 
. La page de modification s'ouvre:
Si vous voulez appliquer les valeurs standard des options portatour® pour certains réglages de visites (voir section Réglages de visites des clients), sélectionnez Standard dans les menus déroulants.
Intervalle de visite
Vous déterminez la fréquence de visite en utilisant l'intervalle de visite en jours. Vous pouvez choisir un des intervalles proposés dans le menu déroulant ou entrer votre propre valeur entre 7 et 730 jours (c'est-à-dire entre hebdomadaire et bisannuel). Si vous ne trouvez pas votre intervalle désiré, sélectionnez Entrer dans le menu déroulant. Maintenant, vous pouvez entrer manuellement l'intervalle en jours:
Si vous ne voulez pas visiter un client régulièrement, mettez l'intervalle de visite sur Aucun. Utilisez les inscriptions ou rendez-vous afin d'inclure ce client manuellement dans le plan de visites quand une visite est nécessaire.
Si un intervalle de visite automatiquement calculé est mis à votre disposition par l'intégration avec d'autres systèmes – p.ex. selon le chiffre d'affaires du client – sélectionnez calculé afin de l'utiliser.
Planification automatique / manuelle
Les clients avec une Planification automatique sont automatiquement pris en compte pour le plan de visites selon l'échéance de visite. L'échéance est déterminée par portatour® en calculant le temps entre la dernière visite et la date actuelle et le comparant avec l'intervalle de visite fourni.
Si la planification est manuelle, le client ne sera planifié que si vous avez créé un rendez-vous (voir section Page détails du client) ou si vous l'avez inscrit pour le plan (voir section Inscriptions).
Respect de l'intervalle de visite
La configuration Normal marche bien si votre territoire est bien dimensionné, c'est-à-dire c'est réaliste de visiter tous les clients dans l'intervalle de visite désiré pendant vos jours de travail en tenant compte des temps de trajet.
Si votre territoire est trop grand (trop de clients ou des intervalles de visite trop courts), il n'est plus possible de respecter les intervalles de visite des clients. Les visites auront lieu trop tard. portatour® va quand-même maintenir les relations, c'est-à-dire un client de 30 jours sera toujours visité deux fois plus souvent qu'un client de 60 jours, mais pas tous les 30 jours mais plus tard.
En utilisant la configuration Préféré, vous évitez de dépasser l'intervalle de visite pour ce client – même si votre territoire est trop grand. portatour® prend soin d'une 'inscription interne' dès que l'intervalle de visite est atteint.
Deux conseils importants concernant ce paramètre:
- Utilisez-le avec parcimonie! Utilisez Préféré seulement pour les clients les plus importants pour lesquels vous n'acceptez pas de retard de visite. En général, on recommande un maximum de 20% de vos clients à visiter régulièrement. Si vous définissez trop de clients comme préférés, l'effet désiré sera perdu comme il n'est pas possible d'inclure trop d'inscriptions dans le plan de visites. En outre, l'optimisation de tournées sera mise dans l'arrière-plan.
- Assurez-vous à l'avance que votre territoire a de bonnes dimensions! Demandez le rapport portatour® pour cette raison. Dans la section 'Structure de la clientèle', vous trouverez 'Visites nécessaires par jour afin de respecter intervalle de visite'. Si cette valeur ne correspond pas à la réalité, adaptez le nombre de clients ou les intervalles de visite.
Durée de visite
Ici, vous sélectionnez la durée de visite moyenne pour ce client. L'entrée manuelle est analogue à l'intervalle de visite. La valeur doit être entre 1 et 480 minutes. À côté de l'entretien client, prenez aussi en compte: le temps de recherche pour un parking, la préparation de la visite, la distance de la voiture au client, d'éventuelles formalités de registration ainsi que des temps d'attente.
Congés du/au
Entrez ici la prochaine période de congés du client. Pendant ce temps, portatour® ne planifie pas de visites, même si le client est échu. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour sélectionner une date dans les 30 jours qui viennent ou cliquez sur le symbole de Calendrier pour une vue de calendrier défilant où vous sélectionnez une date dans l'avenir plus lointain. Afin de supprimer les congés, sélectionnez l'entrée tout en haut (=vide).
Appuyez sur Enregistrer afin d'enregistrer vos modifications qui seront immédiatement prises en compte lors du prochain calcul de plan de visites.