portatour® peut éventuellement enregistrer où le compte rendu a été saisi. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour montrer à votre employeur, sans aucun effort supplémentaire, que vous étiez effectivement au local du client. Le géotagging aide à la documentation pour les allocations exonérées d’impôt (indemnités journalières) et est également utilisé pour éviter les erreurs, car vous verriez si un compte rendu est sur le point d’être entré pour le client erroné. La seule condition préalable est que vous devez toujours saisir le compte rendu immédiatement après la visite client, c’est à dire pendant que vous êtes encore géographiquement proche.
Par défaut, le géotagging est désactivé. Pour l'activer, allez à Options > Reporting. Voir pour cela Reporting.
Création de compte rendu avec géotag
Si vous avez configuré le paramètre sur Ajouter automatiquement dans les Options, lorsque vous créez un nouveau compte rendu, par exemple en cliquant sur Visité maintenant chez le client, votre position sera automatiquement déterminé et ajouté au compte rendu en tant que géotag. Le détermination de la position par votre appareil prend généralement de 1 à 10 secondes. Vous pouvez déjà commencer à remplir le compte rendu pendant cette période. Le géotag est indiqué dans le formulaire de compte rendu ci-dessous:
Vous trouverez en outre les informations suivantes dans le compte-rendu de visites :
Adresse
L'adresse du compte-rendu, c'est-à-dire l'adresse du site client ou du rendez-vous, s'affiche.
Géotag
- Distance entre votre emplacement et l'adresse du compte-rendu : cette valeur indique à quelle distance vous vous trouvez de l'adresse de visite réelle lors de la création du compte-rendu.
Des valeurs allant jusqu'à quelques centaines de mètres sont tout à fait normales, par exemple en raison d'un parc d'entreprise plus grand, d'un parking plus éloigné ou de l'imprécision du géocodage de l'adresse du client ou de la localisation de l'emplacement. Si la distance est beaucoup plus grande, c'est peut-être parce que vous ne saisissez pas le compte-rendu pour le bon client ! - Précision de la position déterminé. L’emplacement est déterminé par votre appareil, et la précision peut varier en raison de technologies utilisées et d’empêchements de signal. La distance réelle doit être considérée en termes relatifs en ce qui concerne la précision du géotag. Si la précision est trop approximative, vous pouvez utiliser le bouton «Actualiser» pour lancer un nouveau repérage de l’emplacement.
- Adresse de votre position. N’oubliez pas que la rue et le numéro de bâtiment coïncidera rarement de manière exacte à l’adresse visitée. De petites distances ou des inexactitudes peuvent facilement conduire à la localisation d’une rue transversale ou parallèle ou d’un autre numéro de bâtiment.
Si l'adresse du compte-rendu ne correspond pas à l'adresse actuelle du client, par exemple pour des rendez-vous clients qui n'ont pas lieu à l'adresse du client, une ligne supplémentaire s'affiche dans le géotag : la distance entre le lieu où vous vous trouvez et l'adresse du client.
Vous voyez alors :
- Adresse : l'adresse du compte-rendu (par ex. l'adresse du rendez-vous)
- Géotag
- à environ X km : distance entre le lieu où vous vous trouvez et l'adresse du compte-rendu
- à environ Y km du client : distance entre le lieu où vous vous trouvez et l'adresse du client
- Adresse de votre site
Si vous avez défini l’option sur Ajouter facultativement, le géotagging n’est pas automatiquement lancé lorsque le compte rendu est créé. Il faut cliquer sur le bouton Ajouter pour que le géotag soit ajouté au compte rendu de visite.
Astuce: Si vous avez peu de temps immédiatement après la visite client, nous vous conseillons de créer et d’enregistrer aussitôt le compte rendu de visite. Cela ne prend que quelques secondes et fonctionne également en mode hors ligne. Plus tard, vous pouvez saisir les informations manquantes (par exemple, les notes).
Instructions pour la création de comptes-rendus de visites avec géotags
- Un compte rendu de visite ne peut recevoir un géotag qu’au moment de sa création. Il n’est pas possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer ultérieurement un géotag dans un compte rendu de visite.
- Pour la détermination de votre position, la fonction de position de votre appareil doit être activée. De plus, vous devez activer le navigateur Web pour permettre à portatour® de l’utiliser. S’il y a des problèmes avec la détermination des positions, vous recevrez un message d’erreur après 30 secondes au plus tard, qui sera enregistré dans le géotag du compte rendu.
- Les géotags ne sont disponibles que pour les comptes-rendus de type «Visite» et «Visité en vain». Aucun géotag ne peut être attribué pour d’autres types de comptes-rendus (« Début du travail », « Fin du travail », « Jour de congé », « Autre »).
Afficher les comptes-rendus de visites avec des géotags
Les géotags sont affichés à trois endroits dans portatour® :
- Compte-rendu de visites : lorsque vous ouvrez un compte-rendu de visites pour le modifier, le géotag s'affiche, sans possibilité de modification.
- Rapport portatour® : les géotags peuvent également être affichés dans le rapport portatour® sur les comptes-rendus de visites des 7 derniers jours.
Activez cette fonction une fois pour toutes sous Options > Reporting (voir Reporting).
- Exportation Excel/CSV des comptes-rendus de visites : vous y trouverez des colonnes contenant les informations de géotag mentionnées ci-dessus.