Pour retrouver l'activité documentée lors de votre journée de travail, allez dans la partie Comptes rendus du menu. Vous y trouverez une liste chronologique de tous les comptes rendus que vous avez entrés dans portatour®. Ainsi vous pouvez vérifier si tout est bien entré et modifier des comptes rendus si nécessaire.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le client concerné, pour voir tous les comptes rendus de ce même client ou pour modifier le compte rendu. Un clic sur ouvre la fonction correspondante dans un onglet séparé du navigateur.
Cliquez en haut sur le symbole loupe pour effectuer une recherche dans les comptes rendus. Le fonctionnement est similaire à la recherche de clients - voir à ce sujet Recherche rapide de clients,Recherche avancée de clients et Recherches enregistrées
Si vous utilisez également le système de reporting de portatour® pour documenter vos horaires de travail, cliquez en haut sur Signaler horaires de travail et sélectionnez ensuite Pointage d'entrée ou Pointage de sortie. Les jours sans visites clients (p. ex. congés, maladie, formation, ...) sont enregistrés à l'aide du bouton Jour de congé . Les entrées saisies apparaissent dans le rapport portatour® en complément des comptes rendus.
portatour® permet aussi de créer des comptes rendus pour des rendez-vous à des adresses entrées manuellement, c'est-à-dire sans référence à un client ou à Mes endroits. Un clic sur Réalisé sur la page détails de rendez-vous vous permet d'entrer votre compte rendu.
Si vous souhaitez créer un compte rendu sans attribution client, cliquez en haut sur Créer autre compte rendu et saisissez vos notes.
Un clic sur Plus vous amène au Calendrier. Vous pouvez aussi demander le rapport portatour® (voir Demander rapport), importer des comptes rendus (pour plus d'informations voir aussi Importer des rendez-vous) ou exporter la liste des comptes rendus.
Exportez tous vos comptes rendus (sélection Complète) ou sélectionnez Limitée et entrez une période de temps pour exporter seulement les comptes rendus de la période concernée. Ceci réduit la taille de fichier et rend le processus plus rapide.
Supprimer des comptes rendus par la modification en masse
Si vous souhaitez supprimer plusieurs comptes rendus en une seule étape, par exemple pour éliminer de très vieux comptes rendus, procédez comme suit :
- Cliquez en haut sur Rechercher et sélectionnez Avancé. Effectuez une recherche avancée (analogue à Recherche avancée de clients).
- Faites défiler vers le bas et vérifiez la liste des comptes-rendus de façon aléatoire pour vous assurer que le Filtrage soit correct.
- Cliquez sur Supprimer tous les X
- Après une demande de confirmation, les comptes rendus sont supprimés.
Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction Recherche avancée et préférez sélectionner manuellement les différents comptes rendus à supprimer :
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur Activer sélection (voir aussi Mode de sélection et modification en masse).
- Cochez les comptes rendus souhaités.
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur Supprimer la sélection.
- Après une demande de confirmation, les comptes rendus sont supprimés.
Afficher et modifier tous les comptes rendus d'un client
- Ouvrez la page détails du client du client concerné (p.ex. Clients > Clic sur le nom du client).
- Dans la section Dernier compte rendu, cliquez sur Afficher tous... L'entrée la plus récente est affichée en haut :
- Cliquez sur le symbole de crayon à droite de l'activité pour la modifier.