Cliquez dans le menu principal sur Comptes rendus > Plus et sélectionnez Import pour importer des comptes rendus depuis un fichier Excel, CSV ou ODS. Alternativement, ouvrez dans le menu les Options à l'échelle de l'organisation et cliquez ensuite dans la section Gestion de données sur Importer données > Comptes rendus.
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La procédure est analogue à l'importation de clients (voir Démarrer l'importation de clients). Effectuez l'attribution des champs, contrôlez l'aperçu d'import et démarrez ensuite le processus d'import.
Exemple d'un fichier d'import :
Lors de l'import de comptes rendus, veillez aux points suivants :
- Référence client : Les comptes rendus de clients existants doivent être attribués au client concerné dès l'import. C'est le seul moyen de garantir que les comptes rendus de visite sont rattachés aux bons clients. L'attribution d'un compte rendu à un client fonctionne via l'ID portatour ou l'ID externe du client, c'est-à-dire le champ Client - ID externe sur la page Référence client dans l'assistant d'importation (voir Champs-clés (ID)).
-
Date :
- La date et la durée du compte rendu sont définis via les champs Date, Heure de début, Heure de fin et Durée en minutes. Les champs Date et Heure de début sont des champs obligatoires.
- Soit l'heure de fin soit la Durée peuvent manquer; l'un des deux champs doit toutefois être renseigné (voir les exemples ci-dessus).
- Si vous renseignez tous les champs et que la durée est plus courte que l'intervalle entre l'Heure de début et l'Heure de fin, c'est l'heure de fin qui est utilisée.
-
Type de compte rendu : Il est possible d'importer six types de comptes rendus différents :
- 0 : Visite - pour les visites clients
- 1 : Visité en vain - pour les visites clients où l'interlocuteur était absent.
- 2 : Autre compte rendu - par exemple pour consigner un appel.
- 3 : Début du travail
- 4 : Fin du travail
- 5 : Jour de congé
- Si la cellule Type de compte rendu dans le fichier Excel est vide ou si vous n'effectuez pas d'attribution pour le champ Type de compte rendu, les comptes rendus sont créés en tant que comptes rendus de visite.
Remarques concernant l'import de comptes rendus :
- Utilisez l'export de comptes rendus pour obtenir un modèle de fichier pour l'import. Si vous exportez vos comptes rendus sous forme de fichier Excel, vous pouvez les modifier et les réimporter. Cela permet une modification en masse des comptes rendus.
- Lors de l'import, cliquez sur le symbole (i) bleu à côté des différents noms de champs pour obtenir des explications et des indications d'import sur les différents champs.
- Avant chaque processus d'import, un point de restauration est automatiquement créé. Si un import ne donne pas le résultat que vous attendiez, vous pouvez, sous Options > Restauration, revenir à l'état des données antérieur à l'import, c'est-à-dire que toutes les saisies de données depuis ce moment sont abandonnées.
Informations complémentaires
- Pour tous les détails sur les comptes rendus, accédez à Comptes rendus.
- Vous découvrez comment consigner les visites clients et d'autres activités comme les appels dans portatour® dans Documenter des visites clients et d'autres activités.