Pour importer des données, c'est-à-dire des clients, des rendez-vous, des tâches ou des comptes rendus, pour plusieurs utilisateurs en même temps, vous n'avez besoin que d'un seul fichier d'import contenant toutes les données des représentants souhaités. Il est important pour cela que, dans le fichier, le représentant associé soit indiqué sur chaque ligne dans une colonne dédiée – soit au moyen de l'adresse e-mail, soit au moyen du numéro d'employé.
Pour procéder à l'importation, suivez ces étapes :
- Allez dans Espace de travail Organisation puis sélectionnez Options > Importer données et sélectionnez l'entité souhaitée : clients, rendez-vous, Tâches ou Comptes rendus.
- Suivez les étapes de l'assistant d'importation que vous connaissez déjà de l'import des données pour un utilisateur individuel. Si vous avez déjà enregistré des configurations d'import à cet effet, vous pouvez les réutiliser (voir Télécharger et utiliser les configurations d'import).
- Sur la page Attribution des utilisateurs, sélectionnez sous Attribution si l'attribution des utilisateurs doit se faire par adresse e-mail ou par numéro d'employé. Sélectionnez ensuite la colonne correspondante de votre fichier d'importation sous Colonne dans fichier.
- Sur la page Sélection des utilisateurs, vérifiez que les utilisateurs trouvés et le nombre de lignes à importer sont corrects.
- Si l'attribution souhaitée n'a pas été trouvée, contrôlez la bonne saisie des adresses e-mail ou des numéros d'employé dans le fichier d'importation ainsi que dans la gestion des utilisateurs.
- Si nécessaire, décochez la case Importer pour les utilisateurs que vous souhaitez exclure de l'importation.
- Les adresses e-mail ou les numéros d'employé pour lesquels aucun utilisateur correspondant n'a été trouvé dans portatour® seront marqués comme non trouvés sous Utilisateurs dans portatour®.
- Un avertissement sera affiché sous le tableau si pour des utilisateurs déjà présents dans portatour®, il n'y a pas de lignes dans votre fichier d'importation.
- Suivez les étapes suivantes de l'assistant d'importation, de manière similaire à l'importation individuelle (voir attribution des champs).
- À la fin de l'assistant d'importation, un aperçu des données du premier utilisateur s'affiche. Veuillez vérifier les contrôler.
- Décidez de la manière dont vous souhaitez procéder :
- Cliquez sur Retour si vous identifiez des problèmes dans l'aperçu et que vous souhaitez apporter des modifications aux paramètres.
- Cliquez sur Importer si l'aperçu est correct et que vous souhaitez importer les données pour cet utilisateur. Vous verrez le résultat de l'importation pour cet utilisateur dans un résumé. Ensuite, vous passerez à l'aperçu du prochain utilisateur.
- Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas importer les données de cet utilisateur et voulez passer à l'aperçu du prochain utilisateur.
- Cliquez sur Importer tous les utilisateurs si vous souhaitez importer les données de cet utilisateur et de tous les utilisateurs suivants sans vérifier l'aperçu de chaque utilisateur.
- Après l'import du dernier utilisateur ou de l'import complet, un résumé global de l'importation est affiche. En bas de ce résumé, vous avez la possibilité de télécharger les paramètres d'importation en cliquant sur enregistrez configurations d'import....
- Cliquez sur Fermer pour quitter l'assistant d'importation et revenir aux options globales de l'organisation.
Veuillez noter :
- Si vous utilisez des numéros d'employé, assurez-vous qu'ils sont correctement enregistrés pour tous les utilisateurs dans la gestion des utilisateurs de portatour® (voir Afficher la liste des utilisateurs).
- Si vous utilisez des adresses e-mail, veuillez vous assurer que l'orthographe soit exact - la casse des lettres doit être identique.
- Lorsque vous téléchargez un fichier Excel ou ODS, toutes les lignes doivent se trouver sur une seule feuille de calcul. L'attribution des clients aux utilisateurs doit être faite par une colonne (adresse e-mail ou numéro d'employé) comme décrit, et non dans des feuilles de calcul séparées.
- Les limites pour l'import sont de 100 000 lignes et 30 Mo par fichier d'import. En cas de dépassement, l'opération est annulée. Dans ce cas, divisez manuellement le fichier d'import en plusieurs fichiers ou utilisez nos scripts API pour le fractionnement et le chargement automatiques des données.
- Avant le processus d'importation, un point de restauration global est créé pour tous les comptes d'utilisateurs (voir Restauration). Si le processus d'importation entraîne un résultat inattendu - par exemple en raison d'un fichier d'importation défectueux ou d'une mauvaise association de champs - vous pouvez revenir à ce point de restauration, soit pour l'ensemble de l'entreprise pour tous les utilisateurs, soit pour des comptes d'utilisateurs spécifiques concernés. Notez que cela entraînera également la perte de toute les données saisies entretemps par les utilisateurs.
Informations complémentaires
- Vous apprendrez comment importer des utilisateurs dans Importer des utilisateurs.
- Pour des détails sur la procédure et sur l'attribution des champs des différents imports, voir
- Démarrer l'importation de clients pour l'importation de clients,
- Importer des rendez-vous pour l'import de rendez-vous,
- Importer des tâches pour l'import de tâches, et
- Importer des comptes rendus pour l'import de comptes rendus.