Importer des rendez-vous

Dans le menu, ouvrez Options et cliquez sur Importer données > Rendez-vous pour importer des rendez-vous à partir d'un fichier Excel, CSV ou ODS.

Ce processus est analogue à celui de l'import de clients (voir section Importer des clients). Terminez l'attribution de champs, vérifiez l'aperçu de l'import et démarrez l'import.

Veuillez noter les points suivants lors de l'import de rendez-vous:

• Référence client: Les rendez-vous chez des clients existants doivent être associés aux clients respectifs lors de l'importation. C'est seulement ainsi que peuvent être garantis le fonctionnement impeccable de la planification de tournée et par la suite, l'affectation correcte des comptes rendus de visite au bon client. L'attribution d'un rendez-vous à un client se fait par l'ID portatour ou l'ID externe du client, c'est-à-dire le champ Client - ID externe sur la page Référence client dans l'assistant d'importation (voir aussi Champs-clés (ID)).
• Heure:
  • L'heure du rendez-vous est déterminée par les trois champs Début au plus tôt, Fin au plus tard et Durée en minutes; vous pouvez laisser vide soit Fin au plus tard soit Durée.
  • Si vous définissez tous les trois champs et la durée est plus court que le délai entre Début au plus tôt et Fin au plus tard, portatour® dispose d'une marge pour l'optimisation.
  • Si vous voulez définir un rendez-vous comme flexible durant la journée, mettez Début au plus tôt sur 00:00, Fin au plus tard sur 23h59 et Durée sur la durée du rendez-vous souhaitée, par exemple 30 minutes - elle ne doit pas dépasser 1438 minutes. Vos horaires de travail et les heures d'ouverture des clients sont automatiquement pris en compte par portatour®.
  • Si vous voulez définir un rendez-vous comme Flexible durant la semaine, mettez Début au plus tôt à 00:00 le premier jour de calendrier (pas la semaine de travail) et Fin au plus tard à 23h59 le dernier jour de calendrier (pas la semaine de travail). Vous fixez Durée à la durée de rendez-vous souhaitée - elle doit être de 1438 minutes maximum. Vos horaires de travail et les heures d'ouverture des clients sont automatiquement pris en compte par portatour®.
• Adresse: Pour des rendez-vous avec référence client, l'adresse du client est automatiquement utilisée pour l'adresse du rendez-vous lors de l'import. Vous n'avez qu'à importer des adresses pour les rendez-vous sans référence client (p.ex. une formation interne) ou si le rendez-vous a lieu à une autre adresse que l'adresse du client. Les adresses sont automatiquement géocodées lors de l'import.

Quelques astuces pour l'import de rendez-vous:

• Utilisez l'export de rendez-vous afin de recevoir un modèle de fichier d'import (Options > Exporter données > Rendez-vous). Si vous exportez vos rendez-vous comme fichier Excel, vous pouvez les modifier et réimporter ce fichier.Ceci permet une modification en masse.
• Lors de l'import, cliquez sur le symbole bleu (i) à côté des noms de champ afin de voir plus de renseignements et remarques sur l'import.
• Des rendez-vous qui durent plusieurs jours sont aussi possibles, p.ex. des salons ou vacances. Dans ce cas, une marge de manœuvre n'est pas permise.Pour simplifier, laissez la durée en minutes vide dans ces cas-là.
• Avant chaque import, un point de restauration est automatiquement créé. Si un import ne mène pas au résultat désiré, vous pouvez rétablir sur l'état de données avant l'import dans les Options sous Gestion de données > Restauration , c'est-à-dire toutes les entrées de données seront rejetées à partir de ce moment donné.

Plus d'informations

• Pour savoir comment importer des rendez-vous pour plusieurs utilisateurs à la fois, consultez la rubrique Importer des données pour plusieurs utilisateurs en même temps.