Cliquez sur Options dans le menu principal de l'Espace de travail Organisation pour ouvrir les options de l'organisation.
Standards de l'utilisateur et standards de visite
Les paramètres accessibles sous les onglets standards de l'utilisateur et standards de visite sont des critères essentiels pour définir le cadre de fonctionnement des plans de tournées et aussi pour l'analyse et l'optimisation de la sectorisation. En fonction de la pratique de votre organisation de vente, les paramètres Horaires de travail, Pause et nuitée ainsi que Réglages de visites des clients, Heures d'ouverture des clients et reporting y sont définis.
La configuration de ces paramètres est organisée de manière hiérarchique. Elle comprend trois niveaux :
- Les options de l'organisation sont la base et servent de valeurs standards à l'échelle de l'organisation pour tous les utilisateurs. Au départ, elles sont initialisées avec la configuration d’usine de portatour®. En tant qu’administrateur, vous ajustez les options de l’organisation aux exigences et besoins de votre organisation. La mention Vous êtes en train de modifier les standards de l'organisation est affichée dans la fenêtre contextuelle correspondante.
Un exemple : - Les utilisateurs peuvent, si nécessaire et s'ils disposent des autorisations adéquates, choisir d'autres valeurs dans les options de leur propre espace de travail, ce qui leur permet de remplacer les paramètres définis à l’échelle de l'organisation. La combinaison des paramètres standards de l'organisation et des paramètres personnalisés des utilisateurs détermine les valeurs par défaut pour tous les clients
- Le dernier niveau concerne les paramètres de visites individuels de chaque client dans portatour®. Sur chaque page client, les paramètres de visites peuvent être modifiés individuellement (voir Modifier les réglages de visites).
Organisation
Dans la section Organisation, vous trouverez les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des utilisateurs vous conduit, tout comme le point de menu principal Utilisateurs, à la liste des utilisateurs (voir Afficher la liste des utilisateurs).
- Demander rapport vous permet de charger le rapport portatour® à l'échelle de l'organisation (voir Demander le rapport portatour® à l'echelle de l'organisation ou pour un groupe d'utilisateurs).
- Dans Paramètres du programme, vous pouvez personnaliser l’affichage de portatour® (voir Paramètres du programme à l'échelle de l'organisation).
Sécurité
Utilisez les fonctionnalités de la section Sécurité pour définir les droits d'accès et vous assurer que les données peuvent seulement être modifiées ou supprimées par les personnes autorisées.
- Les autorisations permettent de définir à partir de quel niveau de permission les différentes fonctionnalités de portatour® sont accessibles (voir Gérer les autorisations).
- Si votre entreprise a des exigences plus strictes en matière de mots de passe, vous pouvez les définir dans la section Politique de mot de passe (voir Définir la politique de mot de passe).
- Les groupes d'utilisateurs sont disponibles à partir de 10 utilisateurs. Ils permettent de restreindre les droits d'accès des superviseurs (voir Activer et désactiver les groupes d'utilisateurs).
- Dans Restrictions d'accès basées sur l'IP, vous avez la possibilité de saisir des adresses IP ou des plages d'adresses IP spécifiques, afin d'autoriser l'accès à portatour® uniquement à partir de celles-ci (voir Définir des restrictions d'accès basées sur l'IP).
Interfaces
portatour® offre plusieurs interfaces et fonctions pour automatiser l'importation et l'exportation, ainsi que pour l'analyse des données.
- Vous souhaitez analyser les données relatives des clients et des visites de vos commerciaux dans Excel ou dans un autre système de business intelligence (BI) ? portatour® fournit un moyen simple via le flux OData, vous permettant d'importer et d’abonner toutes les données dans Excel. Cliquez sur Analyse de données Excel pour plus d'informations et pour les étapes de configuration. Vous pouvez également regarder notre vidéo sur la configuration : Configuration de l'interface OData dans Excel vers portatour®.
- Si vos données clients sont gérées dans un CRM/ERP ou dans une application mobile pour les commerciaux, vous pouvez utiliser les fonctions d’importation/exportation et d’automatisation de l’API portatour®. Sous API, vous trouverez le manuel de l'API pour les développeurs.
Gestion de données
Dans la section Gestion de données, vous trouverez toutes les fonctionnalités relatives à vos données dans portatour®: Importation, Exportation, Restauration, champs personnalisés.
- Créez des champs supplémentaires sur champs personnalisés pour adapter la page client ou les comptes rendus de visite aux besoins de votre entreprise (voir Aperçu des champs personnalisés et Créer des champs dynamiques pour les comptes rendus de visite).
- Si des utilisateurs de votre organisation portatour® utilisent portatour® dans différentes langues, vous pouvez traduire les champs personnalisés et les recherches enregistrées sous Traductions (voir aussi notre article de blog Traduire les champs personnalisés et les recherches enregistrées dans d’autres langues).
- Cliquez sur Importer données pour importer manuellement les données de vos utilisateurs (voir Importer des données pour plusieurs utilisateurs en même temps).
- Les configurations d'import sont utiles pour accélérer le processus des prochaines importations, (voir Télécharger et utiliser les configurations d'import).
- Exporter données permet d'exporter vos données au format Excel ou CSV (voir Exporter données).
- portatour® crée automatiquement des sauvegardes de l'intégralité de vos données chaque fois que vous effectuez des actions impliquant un grand nombre d'enregistrements. De plus, une sauvegarde est effectuée une fois par jour, si vous avez utilisé portatour® ce jour-là. Si vous constatez qu'une erreur a été commise, utilisez l'option Restauration (voir Restauration).
portatour
Dans À propos de, vous trouverez les mentions légales concernant portatour® et la licence d'utilisation de votre entreprise (voir À propos de portatour®).