Cliquez dans le menu principal de l'organisation sur Utilisateurs > Plus et sélectionnez Import pour importer des données utilisateurs depuis un fichier Excel, CSV ou ODS. Alternativement, ouvrez dans le menu les Options à l'échelle de l'organisation et cliquez ensuite dans la section Gestion de données sur Importer données > Utilisateurs.
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Comme pour l'importation de clients, les noms de colonnes dans le fichier Excel peuvent différer des noms de champs dans portatour® :
La procédure est analogue à l'importation de clients (voir Démarrer l'importation de clients). Effectuez l'attribution des champs, contrôlez l'aperçu d'import et démarrez ensuite le processus d'import :
Conseils concernant l'import d'utilisateurs :
- Lors de la création des utilisateurs, Prénom, Nom de famille ainsi que adresse e-mail sont des champs obligatoires. L'adresse e-mail est nécessaire pour l'envoi du lien d'activation. Pour les imports d'actualisation, utilisez l'adresse e-mail ou le numéro d'employé, s'il existe, comme champ-clé.
- Importez le niveau d'autorisation respectif de l'utilisateur : 0 = Utilisateur, 1 = Superviseur, 2 = Administrateur. Pour les détails sur les niveaux d'autorisation, voir Afficher la liste des utilisateurs. Si vous laissez le champ vide ou n'effectuez pas d'attribution, l'autorisation présumée est Utilisateur.
- Définissez via l'import quels utilisateurs ont besoin d'un propre plan de visites, c'est-à-dire qu'ils sont actifs sur le terrain, voir Afficher la liste des utilisateurs. Si vous laissez le champ vide ou n'effectuez pas d'attribution, Oui est présumé.
- L'appartenance aux groupes d'utilisateurs (disponible à partir de 10 utilisateurs) est également importable (pour des informations sur l'attribution manuelle aux groupes d'utilisateurs, voir Affecter un utilisateur à un groupe d'utilisateurs). Dans l'image d'exemple ci-dessus, la personne est superviseur du groupe Est et actif uniquement en interne.
Définissez des valeurs standard pour toute l'équipe dans les options de l'organisation. Si les options diffèrent par utilisateur, il est également possible de les importer. En font partie : les horaires de travail, les temps de pause, les vitesses de conduite, les réglages de visites standard des clients de l'utilisateur, les heures d'ouverture standard des clients de l'utilisateur, ainsi que les règles de nuitée, par exemple :
Les champs vides reprennent les paramètres standard des options de l'organisation.
Remarques :
- Exportez sous Options > Exporter données > Utilisateurs la liste des utilisateurs afin d'obtenir un modèle pour l'import.
- Les nouveaux comptes d'utilisateur sont par défaut activés – c'est-à-dire dotés d'un nom d'utilisateur et d'un lien d'accès. Les utilisateurs reçoivent seulement leur lien d'accès via e-mail ou SMS lorsque vous les envoyez de la liste des utilisateurs en cliquant sur Envoyer lien d'accès (voir Afficher la liste des utilisateurs).
- Si vous réglez le champ A propre plan de visites sur Non pour un utilisateur existant, les données (clients, rendez-vous, comptes rendus, …) de ce compte utilisateur seront supprimées. Recourez, si nécessaire, à un point de restauration (voir Restauration).
- Pour des raisons de sécurité, la suppression en masse de comptes utilisateurs via import n'est pas possible. À la place, ces comptes sont désactivés (mode d'importation « Actualiser utilisateurs, avec suppression des moyens de connexion »). Les comptes utilisateurs désactivés devraient par conséquent être supprimés manuellement de temps à autre, après transfert ou téléchargement préalable des données qu'ils contiennent, afin d'éviter un dépassement des licences.