Assinar o calendário do Outlook

Gostaria de usar compromissos e feriados gerenciados no Outlook para o planejamento de visitas no portatour® sem precisar inseri-los manualmente duas vezes? O recurso de assinatura de calendário transfere compromissos automaticamente para o portatour® regularmente.

Gerenciar assinaturas de calendário

Adicionar assinaturas de calendário

Para adicionar um assinaturas de calendário, proceda da seguinte forma:

1. Abra o menu principal em Opções.
2. Selecione Assinaturas de calendário > Adicionar.
3. Clique em Faça login com a Microsoft. Entre com as credenciais da respectiva conta.
4. Permita o acesso aos dados do calendário. Se o acesso estiver bloqueado pela sua organização, entre em contato com o administrador de TI. Uma janela será aberta para configurar a assinatura do calendário.
5. Dê um nome à assinatura (por exemplo, "Conta da Empresa"). Todos os calendários da sua conta serão listados abaixo.

6. Selecione o tipo de assinatura desejado para cada calendário na caixa de seleção:

   1. Não assinar para não se inscrever nos compromissos deste calendário (por exemplo, aniversários).
   2. Assinar compromissospara importar compromissos, que não são de período integral.
   3. Assinar como dias de folgapara importar apenas compromissos de dia inteiro que afetam o site portatour® como "dias de folga" - normalmente para calendários de feriados públicos.
   4. Assinar com configurações personalizadas para configurar as configurações você mesmo (consulte Usar configurações personalizadas abaixo para obter detalhes).

   

7. Clique em salvar.
8. Acesse o calendário para verificar se os compromissos da assinatura foram importados com sucesso. Observe que o processo de importação automática pode levar até um minuto para um grande número de compromissos.

Editar ou excluir assinaturas de calendário

Para editar ou excluir uma assinatura de calendário:

1. Acesse Opções > assinaturas de calendário e clique no nome da assinatura desejada.
2. Em seguida, selecione editar ou excluir:
   1. Editar abre a janela de edição conhecida por adicionar.
   2. Excluir remove todas as assinaturas compromisso da respectiva assinatura de portatour®.

Referência ao cliente dos assinantes compromissos

É importante que os compromissos nas instalações dos clientes também tenham um link para os clientes correspondentes no portatour®. Isso garante que os clientes não sejam sugeridos várias vezes no roteiro de atendimento e que a data da última visita do cliente seja atualizada corretamente.

Por padrão, o portatour® tenta determinar automaticamente a referência ao cliente para compromissos inscritos com base nos endereços de e-mail. Para isso, ele busca nos endereços de e-mail dos seus clientes portatour® os endereços de e-mail do compromisso (organizador, participante). Todos os campos personalizados com o tipo de dados "Endereço de e-mail" são considerados.

Se exatamente um cliente for encontrado dessa forma, o referência ao cliente será definido automaticamente.

Caso nenhum cliente seja encontrado, o compromisso será marcado com um aviso – indicado visualmente por um ponto de interrogação vermelho e o aviso vermelho Nenhum cliente encontrado para referência ao cliente. Se vários clientes forem elegíveis, o compromisso também será marcado com um aviso. Os clientes encontrados serão oferecidos para seleção.

Use o menu de contexto ou a visualização de detalhes do compromisso:

• Clique em Selecione o cliente... para selecionar um cliente e criar um referência ao cliente manualmente.
• Clique em Remover referência ao cliente para remover o referência ao cliente ausente e o aviso.

Endereço dos compromissos realizados

Ao determinar o endereço do compromisso, o portatour® procede da seguinte forma por padrão:

1. O endereço é importado diretamente do compromisso para o Outlook e geocodificado. Se a geocodificação não for possível com exatidão, um aviso de geocodificação será adicionado ao compromisso.
2. Se o endereço estiver vazio, mas for encontrado um referência ao cliente, o endereço do cliente será usado como compromisso.
3. Se isso também não for bem-sucedido, o compromisso receberá um erro de geocodificação.
4. Se o compromisso for rotulado como uma reunião on-line, o compromisso será criado sem o localização.

Como um endereço correto é importante para o planejamento de viagens, você pode editá-lo e geocodificar o endereço, assim como em compromissos regulares. No entanto, um endereço alterado dessa forma não será sincronizado com o Outlook. A alteração permanecerá no portatour® enquanto o endereço do compromisso no Outlook permanecer inalterado.

Usar configurações personalizadas

Ao adicionar ou editar uma assinatura de calendário, selecione o tipo de assinatura Assinar com configurações personalizadas para usar configurações individuais. A partir das configurações de Assinar compromissos, você tem a opção de alterar as diversas configurações de assinatura individualmente.

Período de tempo

Se necessário, altere o período de tempo dos compromissos a serem importados. O período de tempo máximo é de três meses no passado a um ano no futuro.

Filtro

Selecione aqui quais compromissos você deseja assinar:

• Todos os compromissos: Todos os compromissos no calendário relevante são importados.
• Somente compromissos para o dia todo: Somente compromissos criados como eventos de dia inteiro no Outlook serão importados.
• Somente compromissos que não sejam para o dia todo: somente compromissos que não sejam de dia inteiro serão importados.

Referência ao cliente

Selecione Determinar a partir de endereços de e-mail se portatour® deve criar automaticamente um possível referência ao cliente de compromisso comparando os endereços de e-mail (veja acima referência ao cliente de compromisso inscritos).

Caso o portatour® não encontre um cliente adequado e, portanto, não consiga estabelecer automaticamente uma referência ao cliente, você tem a opção de ser notificado automaticamente com uma mensagem de aviso. Para isso, selecione uma das seguintes opções em Se nenhum cliente for encontrado:

• Não crie um aviso: o portatour® não o notificará se nenhuma referência ao cliente puder ser estabelecida.
• Criar aviso: o portatour® sempre exibe uma mensagem de aviso caso não seja possível estabelecer uma referência ao cliente. Isso significa que mensagens de aviso também são exibidas para compromissos internos da empresa (= organizadores/participantes com endereços de e-mail no mesmo domínio).
• Criar aviso se o organizador/participante for de outro domínio: Um aviso só será criado para um compromisso não referência ao cliente se o organizador ou participante não for da sua empresa (o endereço de e-mail não termina com '@exemplo.com').

Selecione Não há determinação automática se preferir estabelecer a referência ao cliente manualmente. O portatour® não comparará os endereços de e-mail.

Endereço

Você tem várias opções de configuração para encontrar o endereço dos compromissos assinados.

Em Resolução automática, selecione se o compromisso deve ser determinado automaticamente e, em caso afirmativo, qual fonte deve ser usada para isso:

• Da referência ao cliente: Se o compromisso tiver uma referência ao cliente, o endereço do cliente portatour® será usado para o compromisso.
• Endereço do compromisso: O endereço do compromisso inserido no Outlook é usado pelo portatour® para planejamento de passeios.
• Da referência ao cliente, caso contrário, o endereço do compromisso: Se o compromisso tiver uma referência ao cliente, o endereço do cliente do portatour® será usado para o compromisso. Caso contrário, o endereço do compromisso assinado no Outlook será usado.
• Endereço do compromisso, caso contrário, endereço da referência ao cliente: O endereço do compromisso inserido no Outlook será usado, se disponível. Caso contrário, o endereço da referência ao cliente será usado, se disponível.
• Nenhuma: Nenhuma determinação automática de endereço será realizada. Selecione o procedimento apropriado abaixo em Se não for resolvido automaticamente.

Em Se não for resolvido automaticamente, você especifica como o portatour® deve lidar com o endereço de compromisso ausente se nenhum endereço foi ou não pôde ser determinado automaticamente:

• Erro de geocodificação: Um endereço vazio com erro de geocodificação está sendo usado para o compromisso. O compromisso não será incluído no roteiro de atendimento até que o endereço seja corrigido. Abra o agendamento e clique em Editar endereço para corrigir o endereço imediatamente (consulte Geocodificar endereço).
• Sem endereço: O compromisso é salvo sem localização. Você não receberá uma mensagem de aviso. O portatour® agenda o compromisso como uma chamada telefônica em qualquer local.
• Domicílio: O domicílio registrado será usado como endereço do compromisso.
• Em um "Meus Lugares"...: Selecione uma das suas "meus lugares" onde os compromissos afetados devem ser agendados. Para isso, clique no campo Selecione....
• Com endereço manual...: Insira um endereço específico para o agendamento dos compromissos relevantes. Para isso, clique no campo Entre... e geocodificar o endereço desejado (consulte Geocodificar endereço).

Especificar o procedimento para reuniões on-line em Se marcado como uma reunião on-line:

• Não substituir o endereço: As regras de determinação de endereço especificadas acima são seguidas para todos os compromissos, incluindo reuniões online. Por exemplo, você selecionou Da referência ao cliente para determinação automática e selecionou Não substituir o endereço para reuniões online. Se você tiver uma reunião online com um cliente, o portatour® ainda agendará a visita ao cliente como se fosse um compromisso presencial.
• Substituir o endereço por...: Regras diferentes se aplicam a reuniões online em relação ao endereço do compromisso. Na próxima caixa de seleção, especifique como e onde o portatour® deve agendar reuniões online.
  • Sem endereço: O compromisso será agendado em qualquer local, como uma chamada telefônica.
  • Domicílio: Os compromissos marcados como reuniões online serão sempre agendados em su domicílio.
  • Meus Lugares...: Selecione um dos seus "meus lugares" onde você sempre realiza reuniões online, por exemplo, a sede da empresa. Para isso, clique no campo Selecione....
  • Endereço manual...: Insira um endereço específico onde deseja realizar suas reuniões online. Para fazer isso, clique no campo Entre... e geocodifique o endereço desejado (consulte Geocodificar endereço).

Atualizando compromissos de uma assinatura de calendário

A importação regular de compromissos da sua assinatura de calendário é totalmente automática. Se você estiver usando o portatour® ativamente e já tiver passado uma hora desde a última atualização, a atualização será realizada automaticamente em segundo plano.

Se ocorrer um erro, você receberá um aviso vermelho no menu principal.

Para ver quando ocorreu a última atualização, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da visualização do calendário. Quaisquer erros encontrados durante a atualização serão exibidos aqui.

Se necessário, você pode iniciar uma atualização manual a qualquer momento. Para isso, clique em Atualizar assinaturas de calendário.

Trabalhando com compromissos assinados

Você pode reconhecer compromissos assinados em todas as visualizações (calendário, lista de compromissos, roteiro de atendimento) pelo logotipo da Microsoft.

Além disso, você encontrará uma seção na visualização detalhada que contém informações sobre o compromisso assinado.

Nas reuniões on-line, você encontrará um botão “Participe da reunião”.

Em comparação com as compromissos regulares, as compromissos por assinatura são limitadas em dois aspectos principais:

• O editar de assunto, data e tempo não é possível em portatour®.
• A exclusão não é possível no portatour®.

Em vez disso, execute estas operações no Outlook. Para abrir o compromisso diretamente lá, clique em Abrir no Outlook no menu de contexto ou na visualização detalhada do compromisso. As alterações ou exclusões feitas lá serão aplicadas ao portatour® na próxima atualização da assinatura do calendário.

Consideração de compromissos ao planejar visitas

Os agendamentos já estão incluídos por padrão no planejamento de visitas. Se você não quiser que isso aconteça com um compromisso porque não quer que isso afete seu passeio:

1. Clique no compromisso relevante.
2. No menu de contexto ou na visualização de detalhes do agendamento, em Ações, selecione a opção Excluir compromissos do roteiro de atendimento. Esses compromissos são exibidos em cinza no calendário com o ícone correspondente.
   
3. Para reagendar o compromisso, clique em Considerar o compromisso no roteiro de atendimento.

Notas sobre assinaturas de calendário

• Por padrão, os compromissos inscritos são aplicados em um período de tempo de um mês no passado a três meses no futuro. Para ajustar esse período para um calendário, clique em Mostrar configurações abaixo do calendário no gerenciamento de assinaturas de calendário, depois clique em Usar como configurações personalizadas e editar e ajuste o período de tempo (consulte Usando configurações personalizadas acima).
• Todos os compromisso são aceitos independentemente de seu status (por exemplo, com reserva, particular, rascunho, ...).
• Compromissos de uma recorrência também são transferidos. No entanto, no portatour®, eles são tratados como compromissos individuais separados.
• Ao exportar compromissos do portatour®, os compromissos assinados também são incluídos no arquivo de exportação. Você pode identificá-los pelo valor 4 no campo "Método de Criação - ID" ou "Método de Criação - Nome" em "Assinatura de Calendário".
• Ao importar compromissos para o portatour®, os compromissos assinados existentes não podem ser editados ou excluídos. As linhas correspondentes no arquivo de importação são ignoradas.
• Se você usa o Microsoft Dynamics CRM como sistema de origem, assinaturas de calendário não são possíveis. Certifique-se de que os calendários desejados sejam sincronizados diretamente com o Dynamics e importados automaticamente para o portatour® regularmente.