O portatour® disponibiliza um calendário no qual você pode incluir todos os tipos de compromissos, por exemplo, atendimentos marcados com clientes, reuniões da empresa, visitas à oficina, telefonemas agendados. Na hora de calcular roteiros, esses compromissos serão considerados com alta prioridade.
É possível ter uma visão do roteiro de atendimento, compromissos fixos e relatórios de atendimento para um dia, semana ou mês. É possível acessar o calendário de três maneiras:
- Item do menu principal Calendário
- Menu principal Roteirização > Mais > Calendário
- Na página de detalhes do cliente, na seção Próximos compromissos, clique em Encontrar dia ideal
Cores e símbolos no calendário
As entradas futuras no calendário são destacadas com uma moldura azul e cores diferentes:
- Branco: sugestões de roteiro otimizadas automaticamente pelo portatour® com base no intervalo de atendimento dos clientes
- Azul claro: Atendimento ao cliente para clientes incluídos por você
- Azul médio: Compromissos horário flexível e em qualquer época da semana
- Azul escuro: compromissos com um horário fixo já determinado
- Cinza: Sugestão de pernoite (no domicílio ou pernoite em local externo)
Em geral: quanto mais escura a cor, mais precisa é a janela de tempo para esse atendimento. Uma sugestão de atendimento em cor mais clara é uma recomendação para um dia e horário que pode ser ajustada, enquanto um atendimento preciso com horário determinado está em cor mais escura.
Outras cores no calendário:
- Entradas em cinza representam relatórios de atendimento.
- O dia atual é destacado em amarelo claro.
- A cor laranja no cabeçalho indica o dia nos quais existe um roteiro planejado.
- Marcações de aviso vermelho e amarelo em compromissos (ver item Criar compromissos)
Os símbolos utilizados na agenda são os seguintes:
-
é um compromisso horário flexível.
-
simboliza um compromisso em qualquer dia da semana.
-
é um compromisso, que faz parte do recorrência.
-
significa que esse compromisso colide com outro.
Na visualização de dia e semana, os deslocamentos são representados com vias cinzas, pausas para almoço são representadas com o ícone de garfo e faca. Em períodos onde não houver nada planejado, por exemplo, tempo de espera antes de compromissos fixos, em vez de rua, é exibida uma superfície branca.
Navegação no calendário
Ao clicar na exibição de datas na parte superior, a janela 'Ir para' é aberta, fornecendo acesso rápido a outras datas:
No cabeçalho de linha do calendário, a representação de mapa e as tarefas disponíveis são representadas por ícones. A pequena seta para baixo visualiza a abertura de um menu com um clique. Esse menu contém links para o roteiro do dia e para a exibição do mapa, além de funcionalidades para o gerenciamento de tarefas e criação de compromissos (ver Tarefas). Além disso, nessa área também é possível editar as atividades do dia (ver Adiar ou alternar de dia).
Se desejar salvar seus relatórios de atendimento apenas com data e sem horário especificado configurável em Opções > Geração de relatórios > Horários de relatório, esses serão listados um abaixo do outro:
Criar compromissos
Para criar um novo compromisso, clique no botão Novo compromisso ou na data desejada no calendário. Aparece o menu Novo compromisso, onde você seleciona o tipo de compromisso desejado (veja também Criar compromissos).
Imediatamente após salvar um compromisso, o portatour® verifica se esse pode entrar em conflito com outros compromissos. Isso também leva em conta o tempo de deslocamento necessário entre os compromissos. Como usuário, você pode identificar compromissos conflitantes usando o ícone de relâmpago vermelho - em todas as áreas do portatour® onde os compromissos são exibidos. Compromissos que foram automaticamente encurtados no roteiro de atendimento devido a um conflito no portatour® são marcados em amarelo no calendário.
Compromissos novos ou editados são exibidos no calendário com uma linha vermelha, até que também estejam disponíveis corretamente no roteiro de atendimento. Se o portatour® identificar que o roteiro está 'obsoleto' porque você criou ou editou compromissos nesse período, no logotipo do portatour® na barra de menu será exibido o ícone atualizar roteiro. Clique nele para que o roteiro seja novamente calculado e atualizado considerando a nova situação de compromissos.
Durante o horário de trabalho registrado (consulte Opções > Horários de trabalho), não há tempo suficiente para todos os compromissos criados (por exemplo, no caso de muitos compromissos horário flexível) ou se um compromisso fixo se estende além do entrada ou do saída do horário de trabalho, o portatour® prolonga automaticamente os horários de trabalho. Um exemplo: no caso de um compromisso muito cedo com um cliente, o portatour® planeja a hora de partida de acordo com o início do compromisso, mais cedo do que o habitual.
Lista de compromissos
Clique no símbolo no canto superior direito para acessar o site lista de compromissos (consulte lista de compromissos).
Opções de calendário
Clique no símbolo da roda dentada no canto superior direito de calendário para acessar as opções do calendário (consulte calendário).
Compartilhamento de calendário
Use o compartilhamento de calendário nas Opções para visualizar compromissos fixos, roteiros e relatórios de atendimento em outros programas (por exemplo, Calendário Google ou Outllok) ou para compartilhar com outras pessoas (ver Compartilhamento de calendário).