O portatour® disponibiliza um calendário no qual você pode incluir todos os tipos de compromissos, por exemplo, atendimentos marcados com clientes, reuniões da empresa, visitas à oficina, telefonemas agendados. Na hora de calcular roteiros, esses compromissos serão considerados com alta prioridade.
É possível ter uma visão do roteiro de atendimento, compromissos fixos e relatórios de atendimento para um dia, semana ou mês. É possível acessar o calendário de três maneiras:
- Item do menu principal Calendário
- Menu principal Roteiro de atendimento, role a página para baixo e clique no botão Calendário.
- Na página de detalhes do cliente, na seção Próximos compromissos, clique em Encontrar dia ideal
As próximas entradas no calendário são marcadas com cores diferentes:
- Azul escuro: compromissos com um horário fixo já determinado
- Azul médio: compromisso flexível
- Azul claro: Atendimento ao cliente para clientes incluídos por você
- Branco: Sugestão de atendimento feita pelo portatour®, com base nos intervalos de atendimento dos clientes
- Cinza: Sugestão de pernoite (no domicílio ou pernoite em local externo)
Em geral: quanto mais escura a cor, mais precisa é a janela de tempo para esse atendimento. Uma sugestão de atendimento em cor mais clara é uma recomendação para um dia e horário que pode ser ajustada, enquanto um atendimento preciso com horário determinado está em cor mais escura.
Outras cores no calendário:
- Entradas em cinza representam relatórios de atendimento.
- O dia atual é destacado em amarelo claro.
- A cor laranja no cabeçalho indica o dia nos quais existe um roteiro planejado.
- Marcações de aviso vermelho e amarelo em compromissos (ver item Criar compromissos)
Na visualização de dia e semana, os deslocamentos são representados com vias cinzas, pausas para almoço são representadas com o ícone de garfo e faca. Em períodos onde não houver nada planejado, por exemplo, tempo de espera antes de compromissos fixos, em vez de rua, é exibida uma superfície branca.
Ao clicar na exibição de datas na parte superior, a janela 'Ir para' é aberta, fornecendo acesso rápido a outras datas:
No cabeçalho de linha do calendário, a representação de mapa e as tarefas disponíveis são representadas por ícones. A pequena seta para baixo visualiza a abertura de um menu com um clique. Esse menu contém links para o roteiro do dia e para a exibição do mapa, além de funcionalidades para o gerenciamento de tarefas e criação de compromissos (ver Tarefas). Além disso, nessa área também é possível editar as atividades do dia (ver Adiar ou alternar de dia).
Se desejar salvar seus relatórios de atendimento apenas com data e sem horário especificado configurável em Opções > Geração de relatórios > Horários de relatório, esses serão listados um abaixo do outro:
Criar compromissos
Crie um novo compromisso clicando no botão Novo compromisso ou na data desejada no calendário. É exibido o menu Novo compromisso , onde você pode selecionar o tipo de compromisso desejado (ver também Criar compromisso).
Imediatamente após salvar um compromisso, o portatour® verifica se esse pode entrar em conflito com outros compromissos. Isso também leva em conta o tempo de deslocamento necessário entre os compromissos. Como usuário, você pode identificar compromissos conflitantes usando o ícone de relâmpago vermelho - em todas as áreas do portatour® onde os compromissos são exibidos. Compromissos que foram automaticamente encurtados no roteiro de atendimento devido a um conflito no portatour® são marcados em amarelo no calendário.
Compromissos novos ou editados são exibidos no calendário com uma linha vermelha, até que também estejam disponíveis corretamente no roteiro de atendimento. Se o portatour® identificar que o roteiro está 'obsoleto' porque você criou ou editou compromissos nesse período, no logotipo do portatour® na barra de menu será exibido o ícone atualizar roteiro. Clique nele para que o roteiro seja novamente calculado e atualizado considerando a nova situação de compromissos.
Lista de compromissos
Ao clicar no ícone 
, você tem acesso à lista de compromissos (ver Lista de compromissos).
Opções de calendário
Ao clicar no ícone de engrenagem na parte superior direita no calendário, você acessa as opções da visualização de calendário.
Nessa área é possível determinar qual período (dia, semana, mês) será exibido.
Se o atendimento ao cliente durar menos de 30 minutos e você optar por trabalhar com a visualização de dia ou semana do calendário, é recomendável alterar a escala de tempo de 30 para 15 minutos. Os compromissos são assim exibidos no calendário com duas vezes mais espaço, contendo mais texto.
Selecione o tipo de visualização:
- Roteiro: é exibido apenas o roteiro de atendimento e compromissos fixos.
- Relatórios: são exibidos exclusivamente os relatórios de atendimento.
- Combinado: Compromissos, sugestões de atendimento e relatórios de atendimento são exibidos em conjunto. Um compromisso ou uma sugestão de atendimento para um cliente são exibidos no calendário contanto que ainda não haja um relatório de atendimento para esse cliente, ou seja, o cliente ainda não foi de fato visitado. Após a visita concluída, é exibido apenas o relatório de atendimento.
Na seção Descrição, selecione como e em qual sequência compromissos, sugestões de atendimento e relatórios de atendimento são descritos individualmente no calendário. Escolha entre Assunto primeiro, Local primeiro ou Apenas local. 'Assunto' contém também o nome do cliente.
Compartilhamento de calendário
Use o compartilhamento de calendário nas Opções para visualizar compromissos fixos, roteiros e relatórios de atendimento em outros programas (por exemplo, Calendário Google ou Outllok) ou para compartilhar com outras pessoas (ver Compartilhamento de calendário).