Ao criar um compromisso ou editar os detalhes do compromisso, o seguinte formulário de entrada é aberto:
As seguintes opções de entrada estão disponíveis:
- Digite um Assunto significativo. Para compromissos com referência ao cliente, o assunto padrão corresponde ao nome do cliente. Se você alterar o assunto aqui, o nome do cliente também será exibido entre parênteses.
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Na caixa de seleção de Agendar, determine se, para fins de flexibilidade e otimização de rotas de vendas, se o portatour® deve reservar um espaço de horário durante a roteirização de compromissos. Você pode optar entre Pontualmente, Atraso tolerado, Horário flexível, Flexível durante a semana e Dia(s) inteiro(s). Se um compromisso for atribuído a um cliente e, nesse dia, o cliente tem restrição de horários de funcionamento, isso será levado em consideração nas opções Horário flexível e Flexível durante a semana na roteirização. Para um compromisso de dia inteiro, selecione Dia(s) inteiro(s) e defina a data e a hora tanto para o início quanto para o fim do compromisso. Nesse caso, não é mais possível inserir um atraso tolerado. Para um compromisso de dia inteiro, o portatour® não agendará mais nenhum compromisso para esse dia.
Dica: Em dias sem horário de trabalho, compromissos com indicação de "horário flexível", "Flexível durante a semana´" ou "atraso tolerado" não são planejados, pois o portatour® não identifica um período no qual o compromisso poderia ser realizado. Na atualização do roteiro, é exibida uma mensagem de aviso. - Se o compromisso for agendado com um Atraso tolerado, selecione na caixa de seleção Atraso tolerado a duração até o início mais tardio possível do compromisso. Exemplo: você tem um compromisso agendado com um cliente para a manhã de determinado dia. Configure a hora de início para 8:00h e o atraso tolerado para 240 minutos. Se desejar criar novos compromissos com uma tolerância de atraso padrão, altere esse fator nas Opções no item Parâmetros de roteirização - ver Parâmetros de roteirização dos clientes. Quanto maior a tolerância, maior o potencial de otimização do portatour®.
- A Data do compromisso é informada na caixa de seleção. Clique no símbolo calendário para abrir o calendário para selecionar uma data:
Com os links << e >> alterne entre os meses do calendário. Para selecionar uma data, clique no dia desejado, que será destacado em laranja. Em seguida, vá para Fechar para fechar a visualização do calendário. - No campo Hora inicial, determine o horário de início do compromisso.
- No campo Hora final, informe o horário de encerramento do compromisso, assim como a duração. Caso não encontre a hora final desejada na caixa de seleção, clique no símbolo de teclado ao lado do campo de entrada e determine manualmente o horário em hora e minutos:
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Em Recorrente, confirme se trata-se de um compromisso recorrente, repetido regularmente (ver Compromissos recorrentes).
Dica: A criação de compromissos recorrentes só é possível no ato de criação de um compromisso. Se há um compromisso existente que você deseja converter em recorrente, exclua tal compromisso e crie um novo, recorrente. - Com Editar endereço, os endereços dos compromissos no modo de edição são exibidos. Altere os campos de endereço em questão e clique em seguida em Geocodificar. Os detalhes da edição de endereço e geocodificação estão disponíveis no item Visão geral da geocodificação.
- Se o compromisso não tiver um local definido, por exemplo, se trata de uma teleconferência via celular, clique em Excluir endereço. Com isso, é possível para o portatour® agendar o compromisso em qualquer lugar, geralmente entre dois atendimentos. O compromisso serve como 'bloqueador de horário' no qual não deve haver nenhum atendimento ao cliente.
- Se você quiser converter um compromisso sem localização em um compromisso com um endereço, clique em Adicionar localização. Digite o endereço do compromisso e clique em geocodificar.
- Na seção Informações, os campos de dados opcionais para o compromisso são indicados. Esses podem ser ajustados em Opções>Campos personalizados (ver Visão geral de campos personalizados).
Com Salvar, valide as alterações feitas no compromisso.