Klicken Sie im Hauptmenü auf Benutzer > Mehr und wählen Sie Import, um Benutzerdaten aus einer Excel-, CSV- oder ODS-Datei zu importieren. Alternativ öffnen Sie im Menü die firmenweiten Optionen und klicken dann im Abschnitt Datenmanagement auf Daten importieren > Benutzer.
Direkter Link zu portatour > Firmenoptionen
Wie auch beim Kundenimport können die Spaltennamen in der Exceldatei anders lauten als die Feldnamen in portatour®:
Die Vorgangsweise ist analog zum Kundenimport (siehe Kundenimport starten). Erledigen Sie die Feldzuordnung, kontrollieren Sie die Import-Vorschau und starten Sie anschließend den Import-Vorgang:
Tipps zum Benutzerimport:
- Beim Erstellen von Benutzern sind Vorname, Nachname sowie E-Mail-Adresse Pflichtfelder. Die E-Mail-Adresse wird zum Zusenden des Aktivierungslinks gebraucht. Bei Aktualisierungsimporten verwenden Sie die E-Mail-Adresse oder die Mitarbeiternummer, wenn vorhanden, als Schlüsselfeld.
- Importieren Sie die jeweilige Berechtigungsstufe des Benutzers: 0 = Benutzer, 1 = Supervisor, 2 = Administrator. Für Details zu den Berechtigungsstufen siehe Benutzerliste anzeigen. Lassen Sie das Feld leer oder wird keine Zuordnung vorgenommen, wird Benutzer angenommen.
- Legen Sie über den Import fest, welche Benutzer eine eigene Besuchsplanung benötigen, also im Außendienst tätig sind, siehe Benutzerliste anzeigen. Lassen Sie das Feld leer oder nehmen Sie keine Zuordnung vor, dann wird Ja angenommen.
- Auch die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen (ab 10 Benutzern verfügbar) ist importierbar (für Informationen zum manuellen Zuordnen zu Benutzergruppen siehe Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen). Im Beispielbild oben ist Markus Müller als Supervisor der Gruppe Ost nur im Innendienst tätig.
Legen Sie Standardwerte für das gesamte Team in den Firmenoptionen fest. Sind die Optionen pro Benutzer unterschiedlich, ist es auch möglich, diese zu importieren. Dazu zählen: Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Fahrgeschwindigkeiten, Standard-Planungsparameter der Kunden des Benutzers, Standard-Öffnungszeiten der Kunden des Benutzers, sowie Übernachtungsregeln, z.B.:
Leere Felder übernehmen die Standardeinstellungen aus den Firmenoptionen.
Hinweise:
- Exportieren Sie unter Optionen > Daten exportieren > Benutzer die Benutzerliste, um eine Vorlage für den Import zu erhalten.
- Neue Benutzerkonten werden standardmäßig aktiviert – d.h. mit Benutzername und Zugangslink versehen. Die Benutzer erhalten allerdings erst dann via E-Mail bzw. SMS ihren Zugangslink, wenn Sie in der Benutzerliste durch Klick auf Zugangslink senden den jeweiligen Zugangslink versenden (siehe Benutzerliste anzeigen).
- Wenn Sie das Feld Hat eigenen Besuchsplan für einen bestehenden Benutzer auf Nein stellen, werden die Daten (Kunden, Termine, Berichte, …) dieses Benutzerkontos gelöscht. Greifen Sie, falls notwendig, auf einen Wiederherstellungspunkt zurück (siehe Wiederherstellung).
- Aus Sicherheitsgründen ist das massenweise Löschen von Benutzerkonten via Import nicht möglich. Stattdessen werden Benutzerkonten deaktiviert (Importmodus "Benutzer aktualisieren inkl. Entfernung der Anmeldemöglichkeiten"). Deaktivierte Benutzerkonten sollten daher von Zeit zu Zeit nach vorherigem Transfer bzw. Download der darin enthaltenen Daten manuell gelöscht werden, um eine Überschreitung der Lizenzen zu vermeiden.