Legen Sie im Abschnitt Besuchseinstellungen, Planungsparameter die Werte fest, die für die meisten Kunden Ihrer Organisation zutreffen.
Besuche planen
Bei Automatisch werden Kunden von portatour® entsprechend der Besuchsfälligkeit bei der Planung automatisch berücksichtigt. Für die Fälligkeit ermittelt portatour® den Zeitraum zwischen letztem Besuch und dem aktuellen Datum und vergleicht diesen mit dem vorgegebenen Besuchsintervall.
Wird die Planung auf Manuell gestellt, werden Kunden nur dann im Besuchsplan berücksichtigt, wenn für diese Kunden ein Besuchstermin im Dynamics CRM-Kalender oder eine Vormerkung eintragen wurde. Weitere Informationen zu Vormerkungen und Terminen finden Sie im Benutzerhandbuch.
Besuchsintervall
Mit Hilfe des Besuchsintervalls legen Sie die Besuchsfrequenz für Kunden fest. Ein Kunde mit 30-Tages-Intervall wird von portatour® im Schnitt einmal im Monat eingeplant, vorausgesetzt er ist auf automatische Planung gesetzt.
Wenn Sie die Einstellung Berechnet wählen, können Sie für Firma, Kontakt und Lead je ein ganzzahliges Feld auswählen, das zur Ermittlung des Besuchsintervalls herangezogen wird. In der Regel werden Sie hier ein benutzerdefiniertes Feld auswählen. Die Daten für dieses Feld können verschiedenen Ursprungs sein:
- Manuelle Eingabe: Das Feld ist im Formular der Entität sichtbar und wird manuell von Benutzern ausgefüllt. Informationen zur Anpassung Ihres Dynamics CRM Systems finden Sie zum Beispiel im Microsoft Dynamics CRM Developer Center.
- Form Scripting (JavaScript): Das Feld wird per Dynamics CRM Form Scripting aus anderen Feldern berechnet. Siehe dazu Write Code for Microsoft Dynamics CRM Forms auf Microsoft Developer Network (MSDN). Beachten Sie, dass bei diesem Ansatz das berechnete Besuchsintervall nur neu berechnet wird, wenn Änderungen durch das Formular vorgenommen werden, nicht aber, wenn ein Datensatz auf andere Weise aktualisiert wird.
- Export – Excel – Import: Alle Datensätze werden exportiert und mit Excel geöffnet. Dort implementieren Sie die Berechnung des Besuchsintervalls. Anschließend werden die Datensätze wieder nach Dynamics CRM importiert.
- Workflow: Die Werte der Felder werden per Dynamics CRM Workflow aus anderen Feldern berechnet. Ein Beispiel dazu finden Sie in Kapitel Konfiguration eines berechneten Besuchsintervalls.
- Plug-In: Die Werte der Felder werden per Dynamics CRM Plug-In aus anderen Feldern berechnet. Mehr über die Programmierung von Plug-Ins erfahren Sie Write Plug-Ins to Extend Business Processes auf MSDN.
Stellen Sie sicher, dass das Feld für das berechnete Besuchsintervall immer einen Wert enthält und entweder 0 ist (bedeutet 'Kunde nicht regelmäßig besuchen') oder im erlaubten Bereich zwischen 7 und 730 Tagen (inklusive) liegt. Andernfalls kann die richtige Funktionsweise von portatour® nicht gewährleistet werden.
Wählen Sie hingegen Fester Wert, wird als Vorgabe für Ihre Kunden ein von Ihnen festgelegtes, fixes Intervall übernommen. Zulässig sind Werte zwischen 7 und 730 Tagen (d.h. zwischen wöchentlich und 1-jährlich).
Wenn Kunden in Ihrer Organisation nicht regelmäßig besucht werden sollen, setzen Sie das Besuchsintervall auf Keines.
Fällig nach
Es kann vorkommen, dass portatour® im Sinne der Fahrstreckenoptimierung den Besuch eines Kunden vorschlägt, obwohl das eingetragene Besuchsintervall noch nicht erreicht ist. Geben Sie daher im Feld Fällig nach ein, wie viel Zeit vom Besuchsintervall mindestens verstrichen sein muss, bevor ein Kunde frühestens wieder zum Besuch vorgeschlagen werden darf. 70% bedeutet beispielsweise, dass ein Kunde mit einem gewünschten Besuchsintervall von 30 Tagen frühestens 21 Tage nach dem letzten Besuch wieder im portatour® Besuchsplan berücksichtigt wird. Wählen Sie einen Prozentsatz zwischen 0% und 100%.
Besuchsdauer
Tragen Sie hier die durchschnittliche Dauer eines Kundenbesuchs in Minuten ein. Der Wert muss zwischen 1 Minute und 480 Minuten liegen. Berücksichtigen Sie bei der Angabe neben der Dauer des Kundengesprächs auch die Zeit für Parkplatzsuche, Besuchsvorbereitung, Gehzeit vom Auto zum Kunden, etwaige An- und Abmeldeformalitäten sowie Wartezeiten.
Terminverspätungstoleranz
In diesem Feld legen Sie fest, ob Termine standardmäßig exakt laut Terminzeit eingeplant werden sollen (d.h. 0 Minuten Toleranz), oder ob Sie portatour® zum Zwecke der Flexibilität und Fahrstreckenoptimierung einen zeitlichen Spielraum gewähren, z.B. 30 Minuten Verspätungstoleranz.
Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nur auf ab diesem Zeitpunkt neu erstellte Termine aus. Auf bereits bestehende Termine hat diese Einstellung keine Wirkung.