Legen Sie im Abschnitt Besuchseinstellungen > Planungsparameter die Werte fest, die für die meisten Kunden Ihrer Organisation zutreffen. Entfernen Sie das Häkchen bei Standard, um Ihre unternehmensweiten Einstellungen einzugeben.
Besuchsintervall bzw. Erstbesuch innerhalb
Mit Hilfe des Besuchsintervalls legen Sie die Besuchsfrequenz für Kunden fest. Ein Kunde mit 30-Tages-Intervall wird von portatour® im Schnitt einmal im Monat eingeplant, vorausgesetzt er ist auf automatische Planung gesetzt.
Wenn Sie die Einstellung Berechnet wählen, können Sie für Firma, Kontakt und Lead je ein ganzzahliges Feld auswählen, das zur Ermittlung des Besuchsintervalls herangezogen wird. In der Regel werden Sie hier ein benutzerdefiniertes Feld auswählen. Die Daten für dieses Feld können verschiedenen Ursprungs sein:
- Manuelle Eingabe: Das Feld ist im Formular der Entität sichtbar und wird manuell von Benutzern ausgefüllt.
- Form Scripting (JavaScript): Das Feld wird per Dynamics CRM Form Scripting aus anderen Feldern berechnet. Beachten Sie, dass bei diesem Ansatz das berechnete Besuchsintervall nur neu berechnet wird, wenn Änderungen durch das Formular vorgenommen werden, nicht aber, wenn ein Datensatz auf andere Weise aktualisiert wird.
- Export – Excel – Import: Alle Datensätze werden exportiert und mit Excel geöffnet. Dort implementieren Sie die Berechnung des Besuchsintervalls. Anschließend werden die Datensätze wieder nach Dynamics CRM importiert.
- Workflow: Die Werte der Felder werden per Dynamics CRM Workflow aus anderen Feldern berechnet. Ein Beispiel dazu finden Sie unter Konfiguration eines berechneten Besuchsintervalls.
- Plug-In: Die Werte der Felder werden per Dynamics CRM Plug-In aus anderen Feldern berechnet.
Stellen Sie sicher, dass das Feld für das berechnete Besuchsintervall entweder leer oder 0 ist (bedeutet 'Kunde nicht regelmäßig besuchen'), oder der Wert im erlaubten Bereich zwischen 7 und 730 Tagen (inklusive) liegt. Andernfalls kommt es bei der Synchronisierung mit portatour® Anywhere zu einem Fehler und die Synchronisierung wird abgebrochen.
Wählen Sie hingegen Fester Wert, wird als Vorgabe für Ihre Kunden ein von Ihnen festgelegtes, fixes Intervall übernommen. Zulässig sind Werte zwischen 7 und 730 Tagen (d.h. zwischen wöchentlich und 2-jährlich).
Wenn Kunden in Ihrer Organisation nicht regelmäßig besucht werden sollen, setzen Sie das Besuchsintervall auf Keines.
Folgebesuche fällig nach
Es kann vorkommen, dass portatour® im Sinne der Fahrstreckenoptimierung den Besuch eines Kunden vorschlägt, obwohl das eingetragene Besuchsintervall noch nicht erreicht ist. Geben Sie daher im Feld Folgebesuche fällig nach ein, wie viel Zeit vom Besuchsintervall mindestens verstrichen sein muss, bevor ein Kunde frühestens wieder zum Besuch vorgeschlagen werden darf. 70% bedeutet beispielsweise, dass ein Kunde mit einem gewünschten Besuchsintervall von 30 Tagen frühestens 21 Tage nach dem letzten Besuch wieder im portatour® Besuchsplan berücksichtigt wird. Wählen Sie einen Prozentsatz zwischen 0% und 100%. Ein Wert zwischen 50% und 90% wird empfohlen. Standard ist 70%.
Besuche planen
Bei Automatisch werden Kunden von portatour® entsprechend der Besuchsfälligkeit bei der Planung automatisch berücksichtigt. Für die Fälligkeit ermittelt portatour® den Zeitraum zwischen letztem Besuch und dem aktuellen Datum und vergleicht diesen mit dem vorgegebenen Besuchsintervall.
Wird die Planung auf Manuell gestellt, werden Kunden nur dann im Besuchsplan berücksichtigt, wenn für diese Kunden ein Termin oder eine Vormerkung eintragen wurde (siehe Kalender und Vormerkungen).
Besuchsdauer
Tragen Sie hier die durchschnittliche Dauer eines Kundenbesuchs in Minuten ein. Der Wert muss zwischen 1 Minute und 480 Minuten liegen. Berücksichtigen Sie bei der Angabe neben der Dauer des Kundengesprächs auch die Zeit für Parkplatzsuche, Besuchsvorbereitung, Gehzeit vom Auto zum Kunden, etwaige An- und Abmeldeformalitäten sowie Wartezeiten.
Öffnungszeiten beachten für
Hier legen Sie fest, wie portatour® mit den Öffnungszeiten Ihrer Kunden umgehen soll.
Bei der Auswahl Besuchsbeginn wird bei der Planung darauf geachtet, dass der Beginn des Kundenbesuchs innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt, der Besuch selbst darf über die Öffnungszeit hinausgehen.
Bei der Auswahl Gesamter Besuch stellt portatour® sicher, dass der gesamte Besuch innerhalb der Öffnungszeiten des Kunden liegt. Beachten Sie, dass durch diese Einstellung generell weniger Zeit für Besuche zur Verfügung steht und dadurch meist auch weniger Besuche eingeplant werden. Speziell Mittagspausen von Kunden wirken stark einschränkend.
Terminverspätungstoleranz
In diesem Feld legen Sie fest, ob Termine standardmäßig exakt laut Terminzeit eingeplant werden sollen (d.h. 0 Minuten Toleranz), oder ob Sie portatour® zum Zwecke der Flexibilität und Fahrstreckenoptimierung einen zeitlichen Spielraum gewähren, z.B. 30 Minuten Verspätungstoleranz.
Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nur auf ab diesem Zeitpunkt neu erstellte Termine aus. Auf bereits bestehende Termine hat diese Einstellung keine Wirkung.