En la sección Parámetros de programación de la página de detalles del cliente defina si portatour® debe tener en cuenta por norma al cliente al planificar las rutas de visita y cómo debe hacerlo, siempre y cuando no haya indicado especificaciones diferentes en Próxima visita (consulte Próxima visita) o Nueva cita (consulte Próximas citas).
Podrá adaptar estos ajustes haciendo clic en el símbolo de editar . Al hacerlo se abrirá la página para editar:
Si desea usar las especificaciones configuradas en las opciones de portatour® (consulte el punto Parámetros de programación del cliente) para algún parámetro de programación específico (= valores “por norma”), elija en las casillas de selección la opción Por norma.
Intervalo de visita
Con la ayuda del intervalo de visita en días, podrá establecer la frecuencia de visita para sus clientes. Para ello y mediante el cuadro de selección, podrá indicar uno de los intervalos que se le proponen o fijar usted mismo un valor entre 7 y 730 días (o sea, semanal o bienalmente). Podrá introducir manualmente una cifra si seleccione la opción de más abajo Especificar.... Al hacerlo, el cuadro de selección se convierte en un campo para introducir datos:
Si no desea visitar a un cliente regularmente, ajuste el intervalo de visita a Ninguno. Si luego hubiera que visitarlo realmente, deberemos hacerlo manualmente a través de una inclusión o cita en la programación (consulte Inclusión en el plan).
Si, a consecuencia de la integración con otros sistemas, debemos trabajar con un intervalo de visita calculado automáticamente, basado, p. ej., en el volumen de facturación del cliente, cambie a Calculado para utilizar dicho intervalo.
Planificación automática / manual
portatour® tendrá en cuenta los clientes con Programación automática durante la planificación siempre en función de su plazo de visita. Para hacerlo, portatour® calcula el período de tiempo entre la última visita y la fecha actual para compararlos con el intervalo de visita prefijado.
Si la planificación está configurada en modo Manual, solo se incluirán clientes en el plan de visitas si ha determinado una cita para estos clientes (consulte Próximas citas) o si ha incluido a los clientes en el plan de visitas (consulte Inclusión en el plan.) portatour® le recordará que lo realice cuando se cumpla el plazo (consulte Recordatorios).
Cumplimiento del intervalo
La opción de configuración Normal funciona bien cuando nuestro territorio está correctamente dimensionado, es decir, si efectivamente somos capaces de visitar a todos los clientes dentro del intervalo de visita deseado y respetando los tiempos de conducción de nuestra jornada laboral.
Si nuestro territorio tiene unas dimensiones excesivas, es decir, tiene demasiados clientes o intervalos de visita demasiado cortos, no será posible cumplir con los intervalos de visita configurados para los clientes, produciéndose retrasos en las visitas comerciales. portatour® se encarga de proteger la situación, es decir, un cliente a 30 días seguirá proponiéndose para visita con el doble de frecuencia que un cliente a 60 días, pero simplemente no se propondrá cada 30 días, sino con un poco más de retardo.
Con la opción de ajuste Preferido dispondremos de la posibilidad de evitar que se sobrepase el intervalo de visita de este cliente, también cuando nuestro territorio esté sobredimensionado: portatour® se ocupará de crear una 'inclusión interna' tan pronto se haya alcanzado el intervalo de visita.
Dos avisos importantes sobre esta opción de ajuste:
- ¡Use esta opción con moderación! Cambie a Preferido sólo con sus clientes más importantes, con los que no se tolera ningún retraso de la visita. Como orientación, le recomendamos usar esta opción para un máximo del 20% de sus clientes regulares. Si cambia demasiados clientes a preferente, el efecto deseado se perderá dado que el plan de visitas no puede dar cabida a demasiadas inclusiones. Además, al hacerlo, la optimización de las rutas perderá calidad.
- ¡Antes es necesario asegurarnos de que el territorio tiene las dimensiones correctas! Para ello, solicite el portatour® Report. En el apartado “Estructura de clientes”, encontrará las visitas necesarias por día para cumplir con el intervalo de visita. Si este valor no coincide con la realidad, deberemos adaptar la cantidad de clientes o los intervalos de visita (consulte Descripción del contenido).
Duración de visita
Seleccione aquí la duración media de una visita a este cliente. La información se introduce de forma similar a la del intervalo de visita. El valor debe estar entre 1 y 480 minutos. Al introducir la información, tenga en cuenta también el tiempo para buscar aparcamiento, para preparativos, desplazamiento a pie hasta el cliente, formalidades de registro en las instalaciones, tiempo de espera, etc.
Límite de programación
Si un cliente debe ser visitado por dos o varios representantes de ventas pero no en la misma semana, introduzca aquí un límite de programación por semanas naturales.
Si, por ejemplo, un cliente debe ser atendido regularmente por dos comerciales, el primero debe fijar el límite de programación Sólo en semanas pares y el segundo Sólo en semanas impares. Así, el plan de visitas de portatour® nunca sugerirá la visita comercial al cliente a ambos comerciales en la misma semana.
Consejo: también puede editar el límite de programación de clientes utilizando la búsqueda avanzada de clientes y la edición en masa posterior (consulte Búsqueda avanzada de clientes y Modo de selección y edición en masa). Por ejemplo, el límite de programación se puede aplicar rápidamente a áreas de código postal. Además, la importación también le permite que los límites de programación se fijen de una sola vez.
Debe tenerse en cuenta:
- El límite de programación Sólo en semanas pares no significa automáticamente que el cliente se programe cada 2 semanas. La frecuencia sigue estando determinada por el intervalo de visita configurado. El límite de programación significa solamente que una visita se puede proponer solo en semanas pares. Por lo tanto, el intervalo de visita más corto razonable cuando se utiliza esta restricción es de 14 días.
- Los dos compañeros deben establecer los límites de programación por separado para clientes atendidos conjuntamente, de modo opuesto. No basta con que solo uno establezca la restricción.
- Las citas con clientes ajustadas manualmente tienen la máxima prioridad y también son posibles en semanas con límite de programación. Sin embargo, en la función de búsqueda de cita a través de la opciónBuscar día adecuado los días con límite de programación se marcan en gris para recordar que un compañero visitará probablemente al cliente esa semana.
Vacaciones desde, Vacaciones hasta
Aquí podrá introducir el próximo período de vacaciones del cliente. Para este período, portatour® no programará visitas, aunque se encuentren dentro del plazo fijado. Aproveche los recuadros de selección que abarcan los próximos 30 días o, con el símbolo Calendario, seleccione una vista navegable del calendario, mediante la que podrá seleccionar una fecha en el futuro. Para eliminar unas vacaciones, seleccione en los recuadros de selección el registro superior respectivamente.
Con Guardar quedan almacenados todos los cambios a tener en cuenta en la próxima actualización del plan de visitas.