Nel menu principale, clicca su utente > più funzioni e seleziona Importa per importare i dati utente da un file Excel, CSV o ODS. In alternativa, apri le opzioni aziendali nel menu e poi clicca su Importa dati > utente nella sezione Gestione dati.
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Come per l'importazione dei clienti, i nomi delle colonne nel file Excel possono essere diversi da quelli del nome campo in portatour®:
La procedura è simile a quella dell'importazione dei clienti (veda Avviare l'importazione dei clienti). Completa l'assegnazione di campi, controlla l'anteprima e avvia il processo di importazione:
Suggerimenti per l'importazione utenti:
- Quando crei degli utenti, Nome, Cognome e l'indirizzo e-mail sono campi obbligatori. L'indirizzo e-mail viene utilizzato per inviare il link di accesso. Per futuri aggiornamenti, utilizza l'indirizzo e-mail o il numero dipendente, se disponibile, come campo chiave.
- Importa i rispettivi livello di autorizzazione di utente: 0 = utente, 1 = supervisore, 2 = amministratore. Per i dettagli sui livello di autorizzazione vedi Visualizzare la lista degli utenti. Se lasci il campo vuoto o senza nessuna assegnazione, viene impostato automaticamente utente.
- Utilizza l'importazione per determinare quali utenti richiedono una propria agenda, cioè sono attivi nella forza vendita, vedi Visualizzare la lista degli utenti. Se lasci il campo vuoto o senza nessuna assegnazione, verrà impostato Sì.
- È possibile importare anche l'assegnazione a un gruppo di utenti (disponibile dal 10 utenti) (per più informazioni sull'assegnazione manuale a gruppo di utenti vedi Assegnare un utente a un gruppo). Nell'immagine di esempio qui sopra, Alessandro Parisi è un supervisore del gruppo Nord e lavora solo in ufficio.
Imposta i valori predefiniti per l'intero team nel nelle opzioni dell'azienda. Se le opzioni sono diverse per ogni utente, è possibile importarle. Queste includono: orario lavorativo, pausa pranzo , velocità di guida,opzioni di ottimizzazione dei clienti predefinite di utente, orari di apertura dei clienti predefiniti di utente, e pernottamento, ad esempio:
I campi vuoti adottano le impostazioni predefinite delle opzioni dell'azienda.
Consiglio:
- Esporta l'elenco utenti in opzioni > esportare dati > utente per ottenere un modello per l'importazione.
- I nuovi account utente sono attivati per impostazione predefinita, vale a dire assegnati a un nome utente e a un link di accesso. Tuttavia, ogni utente riceverà il suo link di accesso tramite email o SMS solo quando clicchi su Invia link d'accesso nell'elenco degli utenti (vedi Visualizzare la lista degli utenti).
- Se imposti il campo Ha la propria agenda di visite per un utente esistente su No, il dati (cliente, appuntamenti, rapporti, ...) di questo utente verranno cancellato. Se necessario, utilizza a un punto di ripristino (vedi Ripristino).
- Per motivi di sicurezza, non è possibile eliminare in massa gli utenti. Gli utenti vengono invece disattivati (modalità di importazione 'Aggiornamento degli utenti, compresa la rimozione delle opzioni di login'). Gli utenti disattivati devono quindi essere aggiornati di volta in volta dopo aver trasferito o scaricato i dati eliminati manualmente, per evitare di superare le licenze a disposizione.