Relatórios de atendimento são criados opcionalmente ao clicar em Concluir atendimento, por exemplo, na página de detalhes do cliente, ou em Compromisso concluído agora ou Não atendido, preferencialmente, imediatamente após o atendimento ao cliente. Assim, o status atual é registrado no portatour®, que pode planejar a atualização do roteiro a partir do endereço do último cliente visitado.
Também é possível registrar outras atividades em relatórios (por ex. telefonemas).
Protocolar atendimentos
De acordo com a configuração feita em Opções > Geração de relatórios > Relatórios de atendimento (ver Geração de relatórios) é solicitada a inserção de um relatório de atendimento com um clique em Concluir atendimento ou Não atendido:
- Data, hora inicial, hora final e assunto são preenchidos automaticamente. A hora final corresponde ao momento no qual você clicou em Concluir atendimento ou Não atendido.
- Clique no símbolo de reticências [...] à direita ao lado da hora inicial para aplicar o horário do roteiro de atendimento para o relatório de atendimento. Isso é útil quando você protocola o atendimento durante o dia de trabalho, mas gostaria de inserir o horário agendado:
- Use o campo Observação para inserir uma anotação de no máximo 1000 caracteres.
- Campos marcados de vermelho são obrigatórios.
- No campo Lembrete de relatório é possível incluir um pequeno lembrete ao final sobre uma tarefa importante relacionada à última visita ao cliente. O botão X exclui o lembrete.
Com Salvar, o relatório de atendimento é salvo e aparece na página de detalhes do cliente sob Último atendimento para ser visualizado posteriormente (ver Último atendimento). Com Anular, é possível descartar a entrada e a data de último atendimento não é atualizada.
Protocolar outras atividades
Se desejar protocolar como relatório outras atividades em conexão com um cliente, acesse a página de detalhes do cliente em questão e clique no botão Novo relatório na seção Último relatório. Um menu de seleção é exibido:
- Atendimento: da mesma maneira que Concluir atendimento, a data atual em Último atendimento é inserida.
- Não atendido: ao clicar em Não atendido, a data de último atendimento permanece inalterada. O portatour® não planejará mais o atendimento para aquele dia, caso o roteiro de atendimento seja atualizado.
- Por telefone em vez de presencial: caso um telefonema substitua a visita, e o intervalo de atendimento de atendimento seja em seguida reiniciado, selecione Por telefone em vez de presencial. Da mesma maneira que no relatório de atendimento, a data de atendimento do cliente é atualizado. Esse relatório não tem, no entanto, nenhuma influência sobre o local de partida, caso o roteiro de atendimento seja atualizado após isso.
- Telefonema: protocole uma conversa telefônica realizada adicionalmente ao atendimento.
- Relatório especial: para outras anotações, por exemplo, tarefas a fazer, utilize Relatório especial.
Clique no relatório desejado para abrir a página de entrada de dados. Preencha o formulário ou altere as entradas como desejar. A mesma página é exibida se houver um relatório pendente para editar ou se desejar apagar um relatório (ver Exibir todos os relatórios de um cliente).
Ao clicar em Salvar, salve os novos dados ou alterações. Com Excluir, o relatório é apagado, após responder a uma pergunta de segurança.
Registar atividades não referência ao cliente
Também é possível registar atividades não relacionadas com os clientes no portatour®. Como criar um relatório sem referência ao cliente:
- Aceda a Relatórios.
- Clique em Novo relatório acima.
- Preencha o assunto e nota normalmente e salve o relatório.
Visão geral de criação, edição e propriedades de relatórios
Você pode criar relatórios de atendimento no portatour® da seguinte maneira:
- Roteiro de atendimento > clique à direita, na seta para baixo > Concluir atendimento/Compromisso concluído agora
- Calendário > Clique em sugestão de atendimento/Compromisso > Concluir atendimento/Compromisso concluído agora
- Página de detalhes do cliente > Concluir atendimento
- Página de detalhes do cliente > Novo relatório > Atendimento ao cliente
- Página de detalhes do compromisso > Compromisso concluído agora
É possível editar um relatório de atendimento aqui:
- Calendário > Clique em Relatório > Editar relatório
- Página de detalhes do cliente > Último relatório > Ícone de caneta
- Página de detalhes do cliente > Exibir tudo... > Ícone de caneta
- Relatórios > Clique no relatório > Editar relatório
Em suma, uma tabela com as propriedades de diversos relatórios para o cliente:
| atendimento ao cliente | Não atendido | Por telefone em vez de presencial | Por telefone | Outro | |
| Tipo de relatório | Atendimento | Não atendido | Outro | Outro | Outro |
| Assunto | 'Atendimento' | 'Não atendido' | 'Por telefone em vez de presencial' | 'Por telefone' | (em branco) |
| Data do último atendimento | será atualizado | permanece inalterado | será atualizado | permanece inalterado | permanece inalterado |
| Ponto de partida para o próximo roteiro | será atualizado se necessário | será atualizado se necessário | permanece inalterado | permanece inalterado | permanece inalterado |
| Geomarcação | possível | possível | não é possível | não é possível | não é possível |
Mais informações
- Se o senhor tiver alguma dúvida sobre Geomarcação em relatório de atendimento, leia Geomarcação opcional para relatórios de atendimento.