Relatórios de atendimento são criados opcionalmente ao clicar em Concluir atendimento, por exemplo, na página de detalhes do cliente, ou em Compromisso concluído agora ou Não atendido, preferencialmente, imediatamente após o atendimento ao cliente. Assim, o status atual é registrado no portatour®, que pode planejar a atualização do roteiro a partir do endereço do último cliente visitado.
Também é possível registrar outras atividades em relatórios (por ex. telefonemas).
Protocolar atendimentos
De acordo com a configuração feita em Opções > Geração de relatórios > Relatórios de atendimento (ver Geração de relatórios) é solicitada a inserção de um relatório de atendimento com um clique em Concluir atendimento ou Não atendido:
- Data, hora inicial, hora final e assunto são preenchidos automaticamente. A hora final corresponde ao momento no qual você clicou em Concluir atendimento ou Não atendido.
- Clique no símbolo de reticências [...] à direita ao lado da hora inicial para aplicar o horário do roteiro de atendimento para o relatório de atendimento. Isso é útil quando você protocola o atendimento durante o dia de trabalho, mas gostaria de inserir o horário agendado:
- Use o campo Observação para inserir uma anotação de no máximo 1000 caracteres.
- Campos marcados de vermelho são obrigatórios.
- No campo Lembrete de relatório é possível incluir um pequeno lembrete ao final sobre uma tarefa importante relacionada à última visita ao cliente. O botão X exclui o lembrete.
Com Salvar, o relatório de atendimento é salvo e aparece na página de detalhes do cliente sob Último atendimento para ser visualizado posteriormente (ver Último atendimento). Com Anular, é possível descartar a entrada e a data de último atendimento não é atualizada.
Protocolar outras atividades
Se desejar protocolar como relatório outras atividades em conexão com um cliente, acesse a página de detalhes do cliente em questão e clique no botão Novo relatório na seção Último relatório. Um menu de seleção é exibido:
- Atendimento: da mesma maneira que Concluir atendimento, a data atual em Último atendimento é inserida.
- Não atendido: ao clicar em Não atendido, a data de último atendimento permanece inalterada. O portatour® não planejará mais o atendimento para aquele dia, caso o roteiro de atendimento seja atualizado.
- Por telefone em vez de atendimento: caso um telefonema substitua a visita, e o intervalo de atendimento de atendimento seja em seguida reiniciado, selecione Por telefone em vez de atendimento. Da mesma maneira que no relatório de atendimento, a data de atendimento do cliente é atualizado. Esse relatório não tem, no entanto, nenhuma influência sobre o local de partida, caso o roteiro de atendimento seja atualizado após isso.
- Telefonema: protocole uma conversa telefônica realizada adicionalmente ao atendimento.
- Relatório especial: para outras anotações, por exemplo, tarefas a fazer, utilize Relatório especial.
Clique no relatório desejado para abrir a página de entrada de dados. Preencha o formulário ou altere as entradas como desejar. A mesma página é exibida se houver um relatório pendente para editar ou se desejar apagar um relatório (ver Relatórios).
Ao clicar em Salvar, salve os novos dados ou alterações. Com Excluir, o relatório é apagado, após responder a uma pergunta de segurança.
Registar atividades não referência ao cliente
Também é possível registar atividades não relacionadas com os clientes no portatour®. Como criar um relatório sem referência ao cliente:
- Aceda a Relatórios.
- Clique em Novo relatório acima.
- Preencha o assunto e nota normalmente e salve o relatório.
Visão geral de criação, edição e propriedades de relatórios
Em suma, uma tabela com as propriedades de diversos relatórios para o cliente:
| atendimento ao cliente | Não atendido | Por telefone em vez de atendimento | Por telefone | Outro | |
| Tipo de relatório | Atendimento | Não atendido | Por telefone em vez de atendimento | Por telefone | Outro |
| Assunto | 'Atendimento' | 'Não atendido' | 'Por telefone em vez de atendimento' | 'Por telefone' | (em branco) |
| Data do último atendimento | será atualizado | permanece inalterado | será atualizado | permanece inalterado | permanece inalterado |
| Ponto de partida para o próximo roteiro | será atualizado se necessário | será atualizado se necessário | permanece inalterado | permanece inalterado | permanece inalterado |
| Geomarcação | possível | possível | não é possível | não é possível | não é possível |
Você pode criar relatórios de atendimento no portatour® da seguinte maneira:
- Roteiro de atendimento > clique à direita, na seta para baixo > Concluir atendimento/Compromisso concluído agora
- Calendário > Clique em sugestão de atendimento/Compromisso > Concluir atendimento/Compromisso concluído agora
- Página de detalhes do cliente > Concluir atendimento
- Página de detalhes do cliente > Novo relatório > Atendimento ao cliente
- Página de detalhes do compromisso > Compromisso concluído agora
É possível editar um relatório de atendimento aqui:
- Calendário > Clique em Relatório > Editar relatório
- Página de detalhes do cliente > Último relatório > Ícone de caneta
- Página de detalhes do cliente > Exibir tudo... > Ícone de caneta
- Relatórios > Clique no relatório > Editar relatório
Mais informações
- Se o senhor tiver alguma dúvida sobre Geomarcação em relatório de atendimento, leia Geomarcação opcional para relatórios de atendimento.