portatour® plant standardmäßig für den aktuellen und weitere sechs Kalendertage, und zwar unter Berücksichtigung des von Ihnen angegebenen Heimatortes als Start- und Zielpunkt Ihrer Tour. Im Abschnitt Planungsparameter auf der portatour®-Registerleiste lassen sich nachstehende Parameter individuell abändern. Klicken Sie nach Änderung der Parameter auf Besuchsplan aktualisieren bzw. Besuchsplan erstellen, um von portatour® einen adaptierten Besuchsplan zu erhalten.
Abfahrtsort
Wenn Ihr Plan nicht von Ihrem Heimatort aus berechnet werden soll, weil Sie im Rahmen Ihrer Tour nächtigen oder bereits unterwegs sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, den abweichenden Abfahrtsort einzugeben:
- Letzter Kunde / Termin: Der Plan wird ausgehend vom letzten besuchten Kunden oder letzten wahrgenommenen Termin berechnet. portatour® berücksichtigt dabei jenen Kunden, den Sie in der Detailseite im Abschnitt Besuchseinstellungen zuletzt am aktuellen oder vorigen Tag als Jetzt besucht oder Nicht angetroffen markiert haben (siehe Punkt Letzter Besuch), oder Termine die sie zuletzt am aktuellen oder vorigen Tag Wahrgenommen haben (siehe Punkt Termin wahrgenommen). Nach Auswahl dieser Option zeigt portatour® den zuletzt besuchten Kunden/Termin und den entsprechenden Zeitpunkt an:
- Kunde: Verwenden Sie diese Option, um selbst einen Kunden als Abfahrtsort zu wählen. Geben Sie den Suchbegriff ein und klicken Sie auf das Nachschlagen-Icon rechts neben dem Suchfeld:
Verwenden Sie das Standard-Salesforce-Nachschlagefenster, um den Kunden auszuwählen
Um außerhalb des Besuchsplans einen beliebigen Kunden als Abfahrtsort zu wählen, öffnen Sie diesen Kunden und klicken Sie im Abschnitt Besuchseinstellungen auf den Link Als Abfahrtsort:
- Manuell: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Ihren Besuchsplan von einem anderen Ort als einer Kunden- oder Terminadresse aus starten wollen. Nachdem Sie auf Besuchsplan aktualisieren bzw. Besuchsplan erstellen geklickt haben, öffnet portatour® ein Fenster, in dem Sie die Position festlegen:
Geben Sie die gewünschte Startadresse in den Feldern ein, klicken Sie auf Position bestimmen und dann auf OK. Alternativ können Sie auch eine Position auf der Landkarte anklicken, die als Startpunkt verwendet wird. Verwenden Sie die Zoom und Verschiebefunktion der Karte, um Ihren gewünschten Punkt zu finden. Die manuelle Adresse bleibt solange als Startpunkt bestehen, bis Sie eine andere Option (z.B. Letzter Kunde / Termin) wählen.
Abfahrtszeit
Standardmäßig wird der Besuchsplan ab jenem Zeitpunkt berechnet, zu dem Sie den Knopf Besuchsplan aktualisieren anklicken. Die Auswahlbox zeigt Jetzt.
Ist die aktuelle Uhrzeit außerhalb der definierten Arbeitszeit, verwendet portatour® den Beginn Ihres nächsten Arbeitstages als Startzeit. Die Startzeit lässt sich im 15-Minuten-Takt nach hinten verschieben, wenn Sie die Berechnung beispielsweise während der Mittagspause oder im Rahmen der Kundenvorbereitung erledigen und daher nicht sofort losfahren. Ebenso können Sie einen der 31 kommenden Tage als Startzeitpunkt wählen. Als Uhrzeit wird der in den Optionen hinterlegte Arbeitszeitbeginn verwendet.
Dauer
portatour® plant standardmäßig für den Zeitraum von 7 Tagen und berücksichtigt dabei nur Tage mit eingetragener Arbeitszeit (siehe Punkt Arbeitszeiten). 7 Tage ist die empfohlene Einstellung, da somit jeder Wochentag genau einmal im Plan vorkommt.
Eine Reduktion des Planungszeitraums auf 1 Tag bis 6 Tage schränkt die Möglichkeiten für portatour® zur optimalen Reihung von Kundenbesuchen entsprechend ein. Verwenden Sie diese Option dann, wenn Sie vorrangig manuell vorgemerkte Kunden so schnell wie möglich besuchen wollen.
Eine Verlängerung des Planungszeitraums auf 8 bis 28 Tage ist dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Besuche frühzeitig bei Ihren Kunden ankündigen bzw. terminieren müssen. Dabei gilt es allerdings 3 Punkte zu beachten:
- Die Besuchsanzahl im Planungszeitraum ist auf 125 beschränkt. Wenn Sie also vier Wochen (=20 Arbeitstage) planen lassen, sind im Schnitt ca. 6 Besuche pro Tag möglich. Bei drei Wochen sind es ca. 8 Besuche pro Tag, bei zwei Wochen ca. 12 Besuche pro Tag, bei einer Woche ca. 25 Besuche pro Tag. portatour® bricht die Berechnung ab, wenn mit Ihren Besuchseinstellungen mehr Besuche erreicht werden. Verkürzen Sie in diesem Fall den Planungszeitraum.
- Der Planungszeitraum ist auf das kürzeste Besuchsintervall Ihrer Kunden begrenzt (siehe Punkt Planungsparameter und Planungsparameter). Folglich können Sie die vollen 4 Wochen Planungszeitraum nutzen, wenn keiner Ihrer Kunden ein kürzeres Intervall als 28 Tage hat. Wenn Sie aber beispielsweise Kunden mit einem Besuchsintervall von 14 Tagen aktiviert haben, beträgt der maximale Planungszeitraum für eine Berechnung auch 14 Tage.
- Im Allgemeinen gilt: Je länger der Planungszeitraum, desto aufwändiger und somit länger auch die Berechnung. 4-Wochen-Pläne bei vielen möglichen Kunden können über eine Minute Berechnungszeit beanspruchen. Verwenden Sie längere Planungszeiträume als 7 Tage nur dann, wenn für Sie die Besuche in der/den Folgewoche/n tatsächlich von Interesse sind.
Planungsart
Bei der Planungsart haben Sie die Wahl zwischen Vollständig oder Nur Vormerkungen & Termine. Im Modus Vollständig werden bei der Besuchsplanung die im Salesforce Kalender eingetragenen und aktivierten Termine (Events) und vorgemerkte Kunden mit weiteren für portatour® aktivierten Kunden kombiniert. Im Modus Nur Vormerkungen & Termine werden nur vorgemerkte Kunden und Termine zu einem Besuchsplan zusammengefasst.
Pause
Legen Sie hier fest, ob Sie die Pause heute einplanen wollen oder ob Sie die Pause heute bereits gehalten haben. Für die Pausenplanung werden die Mittagspause-Einstellungen der portatour® Benutzereinstellungen herangezogen (siehe Punkt Mittagspause). Ist dort die Pause generell ausgeschaltet, wird auch diese Auswahlbox nicht angezeigt.