Es wird das Datum des letzten Besuchs des Kunden angezeigt. Dieses Datum ist maßgeblich für die automatische Besuchsplanung: Anhand dieses Datums berechnet portatour® für diesen Kunden unter Berücksichtigung des gewünschten Besuchsintervalls die aktuelle Besuchsfälligkeit.
Die aktuelle Besuchsfälligkeit wird durch die gefärbten Rufzeichen neben dem Datum visualisiert:
- Kein Rufzeichen – nicht fällig
- ! – Rufzeichen– fällig
- !! – doppeltes Rufzeichen – überfällig
Klicken Sie auf Jetzt besucht, um einen Besuch bei diesem Kunden zu protokollieren:
- Das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit werden als Zeitpunkt des letzten Besuchs eingetragen. Anhand dieses Datums und des Besuchsintervalls wird portatour® den nächsten Besuch einplanen.
- Eventuell vorhandene Vormerkungen des Kunden werden automatisch gelöscht.
- Je nach Einstellungen in den portatour® Benutzereinstellungen (siehe Punkt Geschäftsregeln) werden Sie zur Eingabe eines Besuchsberichts aufgefordert (siehe Punkt Besuchsberichtswesen Übersicht).
Wir empfehlen grundsätzlich eine zeitnahe Eintragung Ihrer Besuche, am besten unmittelbar nach erfolgtem Kundenbesuch. Nur so kann portatour® optimierte Besuchspläne für Sie berechnen und ohne Aufwand für Sie auf Abweichungen in Ihrer Tagesplanung reagieren.
Wenn Sie einen Kunden nicht angetroffen haben, teilen Sie dies portatour® durch Anklicken des Knopfes Nicht angetroffen mit. Je nach Einstellungen in den portatour® Benutzereinstellungen (siehe Punkt Geschäftsregeln) werden Sie zur Eingabe eines Besuchsberichts aufgefordert (siehe Punkt Besuchsberichtswesen Übersicht).
Unmittelbar nach Festlegung des Besuchs starten Sie eine Aktualisierung Ihres Besuchsplans, wofür portatour® die Adresse dieses Kunden automatisch als Startort verwendet und den Kunden für den aktuellen Tag nicht nochmal eingeplant.
Sie können den Zeitpunkt des Letzten Besuchs auch manuell in der Besuchseinstellungen-Detailseite im Abschnitt Planungsparameter ändern (siehe Punkt Planungsparameter).
Neukunden
Bei Neukunden – d.h. Kunden, bei denen noch kein Datum des letzten Besuchs eingetragen ist – finden Sie zusätzlich das Feld Aktivierungsdatum:
Dieses Feld enthält standardmäßig das Datum der Aktivierung des Kunden für portatour® und wird für die Berechnung der Besuchsfälligkeit von Neukunden herangezogen. portatour® versucht, Neukunden ab dem Aktivierungsdatum innerhalb des gewünschten Besuchsintervalls zum ersten Mal tourenoptimiert einzuplanen.
Zum Beispiel wird ein Neukunde, der am 1.6.2012 für portatour® aktiviert wird und ein 60-Tage-Besuchsintervall eingestellt hat, im Normalfall zwischen 1.6. und spätestens 30.7.2012 zum ersten Mal eingeplant.
Der konkrete Tag für den Erstbesuch wird von portatour® tourenoptimiert gewählt - ist also abhängig von der geografischen Lage des Kunden und der aktuellen Fälligkeit der Bestandskunden. Nach dem Erstbesuch gilt das Besuchsintervall basierend auf dem Datum des letzten Besuchs. Das Feld Aktivierungsdatum wird ausgeblendet, da es für die Besuchsfälligkeit keine Relevanz mehr hat.
Die Bearbeitung des Aktivierungsdatums ist möglich. Wenn Sie das Datum in die Zukunft setzen, erfolgt die Einplanung des Erstbesuchs frühestens ab diesem Datum. Wenn Sie das Aktivierungsdatum in die Vergangenheit setzen, erzeugen Sie eine höhere Besuchsfälligkeit dieses Neukunden, wodurch die Einplanung des Erstbesuchs rascher erfolgt.