Las citas suscritas se pueden identificar en todas las vistas (calendario, lista de citas, plan de visitas) mediante el logotipo de Microsoft o Google.
En la vista detallada, también encontrará una sección que contiene información para la citas suscrita.
Para las reuniones en línea, encontrará un botón "Unirse a la reunión".
Las citas suscritas están limitadas en dos aspectos clave en comparación con las citas regulares:
- No es posible editar el asunto, la fecha y la hora en portatour®.
- En portatour® no es posible eliminarlos.
Realice estas operaciones en Outlook o Google Calendar. Para abrir la cita directamente desde allí, haga clic en Abrir en Outlook o Abrir en Google Calendaren el menú contextual o en la vista de detalles de la cita. Los cambios o eliminaciones realizados desde allí se reflejarán en portatour® la próxima vez que se actualice la suscripción al calendario.
Referencia de cliente para citas suscritas
Es importante que las citas en las ubicaciones de los clientes también estén vinculadas a los clientes correspondientes en portatour®. Esto garantiza que los clientes no se sugieran varias veces en el plan de visitas y que la fecha de su última visita se actualice correctamente.
De forma predeterminada, portatour® intenta determinar automáticamente la referencia de cliente para las citas suscritas basándose en sus direcciones de correo electrónico. Para ello, busca en las direcciones de correo electrónico de sus clientes portatour® las direcciones asociadas a la cita (organizador, participantes). Se incluyen todos los campos definidos por el usuario con el tipo de datos "dirección de correo electrónico".
Si se encuentra exactamente un cliente de esta manera, el referencia de cliente se fija automáticamente.
Si no se encuentra ningún cliente, la cita recibe una advertencia, reconocible visualmente por un signo de interrogación rojo y la advertencia roja No se ha encontrado ningún cliente para la referencia del cliente. Si varios clientes cumplen los requisitos, la cita también se marcará con una advertencia. Los clientes identificados podrán ser seleccionados.
Utilice el menú contextual o la vista detallada de citas:
- Haga clic en Seleccionar cliente... para seleccionar un cliente y crear una referencia de cliente manualmente.
- Haga clic en Eliminar referencia del cliente para eliminar la referencia de cliente faltante y la advertencia.
Dirección de citas suscritas
Al determinar la dirección de la cita, portatour® procede de la siguiente manera estándar:
- La dirección se obtiene directamente de la cita original en Outlook o Google y se geocodifica. Si no es posible geocodificarla con precisión, se añadirá una advertencia a la cita.
- Si la dirección está vacía pero se encuentra una referencia de cliente, se utilizará la dirección del cliente como dirección de la cita.
- Si esto también falla, la cita se marcará con un error de geocodificación.
- Si la cita está etiquetada como reunión en línea, la cita se crea sin ubicación.
Como una dirección exacta es importante para la planificación de la ruta, puede editar y geocodificar la dirección usted mismo como con citas normal. Sin embargo, una dirección modificada de este modo no se sincroniza de nuevo con Outlook o Google. El cambio se conserva en portatour® siempre que la dirección de la cita original no cambie.
Consideración de citas en el plan de visitas
Las citas suscritas se incluyen automáticamente en el plan de visitas. Si no deseas esto para una cita en particular porque no debería afectar a tu excursión:
- Haga clic en la cita correspondiente.
- En el menú contextual o en la vista de detalles de la cita, en Acciones, seleccione la opción Excluir cita del plan de visitas. Estas citas se mostrarán en gris con el símbolo correspondiente en el calendario.
- Para reprogramar la cita, haga clic en Considerar la cita en el plan de visitas.
Actualizar citas desde una suscripción al calendario
La importación regular de citas desde la suscripción al calendario se realiza de forma totalmente automática. Si está utilizando portatour® y ha transcurrido una hora desde la última actualización, esta se realizará automáticamente en segundo plano.
Si se produce un error, recibirá una advertencia roja en el menú principal.
Para ver cuándo se realizó la última actualización, haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha del calendario. Aquí se mostrarán los errores ocurridos durante la actualización.
Puede iniciar manualmente una actualización en cualquier momento si es necesario. Para ello, haga clic en Actualizar las suscripciones al calendario.
Más información
- Encontrará instrucciones paso a paso sobre cómo añadir la suscripción al calendario en Suscribirse a calendarios de Outlook o Google.