Suscribirse a calendarios de Outlook o Google

¿Desea usar las citas y días festivos que gestiona en Outlook o Google Calendar en portatour® para planificar sus visitas sin tener que introducirlos manualmente dos veces? La función de suscripción al calendario transfiere automáticamente las citas a portatour® periódicamente.

Administrar suscripciones al calendario

Añadir suscripciones al calendario

Para añadir un suscripcion al calendario, proceda del siguiente modo:

1. Abra el menú principal en Opciones.
2. Seleccione suscripciones al calendario > añadir.
3. Haga clic en Iniciar sesión con Microsoft o Iniciar sesión con Google. Conéctese con los datos de acceso de la cuenta correspondiente.
4. Permita el acceso a los datos del calendario. Si su organización bloquea el acceso, contacte con su administrador de TI. Se abrirá una ventana para configurar el suscripciones al calendario.
5. Asigne un nombre de libre elección a la suscripción (por ejemplo, 'Cuenta de empresa'). A continuación se enumeran todos los calendarios disponibles en su cuenta.

6. Seleccione el tipo de suscripción deseado para cada calendario en el cuadro de selección:

   1. No se suscriba para no suscribirse a las citas de este calendario (por ejemplo, cumpleaños).
   2. Suscribirse a citaspara importar citas, que no son a tiempo completo.
   3. Suscribirse como días librespara importar sólo las citas de día completo que afectan a portatour® como 'días libres' - normalmente para calendarios de días festivos.
   4. Suscripción personalizada para configurar los ajustes usted mismo (para obtener más detalles, consulte a continuación Usar configuraciónes personalizados).

   

7. Haga clic en guardar.
8. Acceda al calendario para comprobar si las citas de su suscripción se importaron correctamente. Tenga en cuenta que el proceso de importación automática puede tardar hasta un minuto si hay muchas citas.

Editar o eliminar suscripciones al calendario

Para editar o eliminar una suscripción al calendario:

1. Vaya a Opciones > suscripciones al calendario y haga clic en el nombre de la suscripción deseada.
2. A continuación, seleccione editar o eliminar:
   1. editar abre la ventana de edición conocida de añadir.
   2. eliminar elimina todos los citas suscritos de la suscripción respectiva de portatour®.

Referencia de cliente para citas suscritas

Es importante que las citas en las ubicaciones de los clientes también estén vinculadas a los clientes correspondientes en portatour®. Esto garantiza que los clientes no se sugieran varias veces en el plan de visitas y que la fecha de su última visita se actualice correctamente.

De forma predeterminada, portatour® intenta determinar automáticamente la referencia de cliente para las citas suscritas basándose en sus direcciones de correo electrónico. Para ello, busca en las direcciones de correo electrónico de sus clientes portatour® las direcciones asociadas a la cita (organizador, participantes). Se incluyen todos los campos definidos por el usuario con el tipo de datos 'dirección de correo electrónico'.

Si se encuentra exactamente un cliente de esta manera, el referencia de cliente se fija automáticamente.

Si no se encuentra ningún cliente, la cita recibe una advertencia, reconocible visualmente por un signo de interrogación rojo y la advertencia roja No se ha encontrado ningún cliente para la referencia del cliente. Si varios clientes cumplen los requisitos, la cita también se marcará con una advertencia. Los clientes identificados podrán ser seleccionados.

Utilice el menú contextual o la vista detallada de citas:

• Haga clic en Seleccionar cliente... para seleccionar un cliente y crear una referencia de cliente manualmente.
• Haga clic en Eliminar referencia del cliente para eliminar la referencia de cliente faltante y la advertencia.

Dirección de citas suscritas

Al determinar la dirección de la cita, portatour® procede de la siguiente manera estándar:

1. La dirección se obtiene directamente de la cita original en Outlook o Google y se geocodifica. Si no es posible geocodificarla con precisión, se añadirá una advertencia a la cita.
2. Si la dirección está vacía pero se encuentra una referencia de cliente, se utilizará la dirección del cliente como dirección de la cita.
3. Si esto también falla, la cita se marcará con un error de geocodificación.
4. Si la cita está etiquetada como reunión en línea, la cita se crea sin ubicación.

Como una dirección exacta es importante para la planificación de la ruta, puede editar y geocodificar la dirección usted mismo como con citas normal. Sin embargo, una dirección modificada de este modo no se sincroniza de nuevo con Outlook o Google. El cambio se conserva en portatour® siempre que la dirección de la cita original no cambie.

Usar configuraciones personalizadas

Seleccione el tipo de suscripción Suscripción personalizada en añadir o en editar de suscripciones al calendario para utilizar configuraciónes individuales. Desde la configuración de Suscribirse a citas, tiene la opción de cambiar los distintos configuraciónes de la suscripción individualmente.

Periodo de tiempo

Si es necesario, ajuste el plazo para importar las citas. El periodo de tiempo máximo varía entre 3 meses anteriores y un año anterior.

Filtro

Seleccione aquí a qué citas desea suscribirse:

• Todas las citas: Todas las citas en el calendario correspondiente se importan.
• Sólo citas del día completo: Sólo se importarán los eventos programados como citas de todo el día.
• Sólo citas que no sean del día completo: Sólo se importan citas, que no son de todo el día.

• Para todos los días: Las citas se importan todos los días, incluso si no hay horario laboral programado en portatour® algunos días de la semana (por ejemplo, sábado y domingo). Esta es la configuración predeterminada para la suscripción 'Suscribirse a citas'.
• Sólo para días laborablessólo se importan las citas que tienen lugar en los días laborables introducidos en portatour®. Esta es la configuración por defecto para el tipo de suscripción 'Suscribirse como días libres'.

Referencia de cliente

Seleccione Determinar a partir de direcciones de e-mail si portatour® debe establecer automáticamente una posible referencia de cliente para las citas comparando direcciones de correo electrónico (consulte más arriba Conexión del cliente de citas suscritas).

Si portatour® no encuentra un cliente adecuado y, por lo tanto, no puede establecer una referencia de cliente automáticamente, puede recibir una notificación automática mediante un mensaje de advertencia. Para ello, seleccione una de las siguientes opciones en Si no se encuentran clientes:

• No crear una advertencia: portatour® no le notifica si no se ha podido establecer una referencia de cliente.
• Crear advertencia portatour® siempre muestra un mensaje de advertencia si no se pudo establecer la referencia de cliente. Esto significa que también se muestran mensajes de advertencia para citas internas de la empresa (es decir, para organizadores/participantes con una dirección de correo electrónico del mismo dominio).
• Crear advertencia si el organizador/participante procede de otro dominio: Sólo se genera una advertencia para una cita sin referencia de cliente si el organizador o un participante no es de su empresa (la dirección de correo electrónico no termina en '@ejemplo.com').

Seleccione No hay determinación automática si prefiere configurar la referencia de cliente manualmente. portatour® no sincronizará entonces las direcciones de correo electrónico.

Dirección

Tiene varias opciones de configuración para encontrar las direcciones de las citas suscritas.

En Resolución automática, seleccione si la dirección de la cita debe determinarse automáticamente y, en caso afirmativo, qué fuente debe utilizarse para ello:

• De referencia del cliente: Si la cita está referencia de cliente, se utilizará la dirección del cliente de portatour® para la cita.
• Dirección de la cita: La dirección de la cita introducida en Outlook o Google es utilizada por portatour® para la planificación del recorrido.
• De la referencia del cliente, en caso contrario, a partir de la dirección de la cita: Si la cita está relacionada con un cliente, se utilizará la dirección del cliente de portatour®. De lo contrario, se utilizará la dirección de la cita suscrita en Outlook o Google.
• Dirección de la cita, en caso contrario dirección de la referencia del cliente: Se utiliza la dirección de la cita introducida en Outlook o Google si está disponible. En caso contrario, se utiliza la dirección de referencia de cliente si existe.
• Ninguna: No se realiza detección automática de direcciones. A continuación, en Si no se resuelve automáticamente, seleccione el procedimiento adecuado.

En Si no se resuelve automáticamente especifique cómo debe gestionar portatour® la dirección de cita faltante si no se determinó ni se pudo determinar ninguna dirección automáticamente:

• Error de geocodificación: Una dirección vacía con error de geocodificación se utiliza para citar. No tienes que esperar hasta tener un plan de visitas para corregir la dirección. Abra cita y haga clic en Editar dirección para corregir puntualmente la dirección de la cita (véase Geocodificar dirección).
• Sin dirección: La cita se guarda sin datos de ubicación. No recibirá ningún mensaje de advertencia. portatour® programa la cita como una llamada telefónica, independientemente de la ubicación.
• Domicilio: La dirección domicilio almacenada se utiliza como dirección de la cita.
• En un «mi lugar»...seleccione uno de sus 'mis lugares' donde se programarán las citas afectadas. Para ello, haga clic en el campo Seleccionar....
• Con dirección manual...: Introduzca una dirección específica donde se programarán las citas. Para ello, haga clic en el campo Introducir... y geocodifique la dirección deseada (véase Geocodificar dirección).

Especifique el procedimiento para las reuniones en línea en Si se marca como reunión en línea:

• No sobrescribir la dirección: Las reglas de determinación de direcciones definidas anteriormente se siguen para todas las citas, incluso para las reuniones en línea. Por ejemplo: Usted ha seleccionado De referencia del cliente para la determinación automática y selecciona No sobrescribir la dirección para las reuniones en línea. Si tiene una reunión en línea con un cliente, portatour® planifica el viaje al cliente como si fuera una cita en persona.
• Sobrescribir dirección con...: Se aplican diferentes reglas a las reuniones en línea con respecto a la dirección de la cita. En el siguiente cuadro de selección, especifique cómo o dónde portatour® debe programar las reuniones en línea.
  • Sin dirección: La cita se programa como una por teléfono en cualquier lugar.
  • domicilio: Las citas marcadas como reuniones en línea se programan siempre en domicilio.
  • Mi Lugar...: Seleccione una de sus 'mis lugares' donde siempre celebra reuniones en línea, por ejemplo, la sede de la empresa. Para ello, haga clic en el campo Seleccionar....
  • Dirección manual...: Introduzca una dirección específica en la que desee celebrar sus reuniones en línea. Para ello, haga clic en el campo Introducir... y geocodifique la dirección deseada (véase Geocodificar dirección).

Actualizar citas desde una suscripción al calendario

La importación regular de citas desde la suscripción al calendario se realiza de forma totalmente automática. Si está utilizando portatour® y ha transcurrido una hora desde la última actualización, esta se realizará automáticamente en segundo plano.

Si se produce un error, recibirá una advertencia roja en el menú principal.

Para ver cuándo se realizó la última actualización, haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha del calendario. Aquí se mostrarán los errores ocurridos durante la actualización.

Puede iniciar manualmente una actualización en cualquier momento si es necesario. Para ello, haga clic en Actualizar las suscripciones al calendario.

Trabajar con citas suscritas

Las citas suscritas se pueden identificar en todas las vistas (calendario, lista de citas, plan de visitas) mediante el logotipo de Microsoft o Google.

En la vista detallada, también encontrará una sección que contiene información para la citas suscrita.

Para las reuniones en línea, encontrará un botón 'Unirse a la reunión'.

Las citas suscritas están limitadas en dos aspectos clave en comparación con las citas regulares:

• No es posible editar el asunto, la fecha y la hora en portatour®.
• En portatour® no es posible eliminarlos.

Realice estas operaciones en Outlook o Google Calendar. Para abrir la cita directamente desde allí, haga clic en Abrir en Outlook o Abrir en Google Calendaren el menú contextual o en la vista de detalles de la cita. Los cambios o eliminaciones realizados desde allí se reflejarán en portatour® la próxima vez que se actualice la suscripción al calendario.

Consideración de citas en el plan de visitas

Las citas suscritas se incluyen automáticamente en el plan de visitas. Si no deseas esto para una cita en particular porque no debería afectar a tu excursión:

1. Haga clic en la cita correspondiente.
2. En el menú contextual o en la vista de detalles de la cita, en Acciones, seleccione la opción Excluir cita del plan de visitas. Estas citas se mostrarán en gris con el símbolo correspondiente en el calendario.
   
3. Para reprogramar la cita, haga clic en Considerar la cita en el plan de visitas.

Notas sobre suscripciones al calendario

• De forma predeterminada, las citas suscritas se transfieren de un mes anterior a tres meses posteriores. Para ajustar este periodo para un calendario, en la administración de suscripciones de calendarios, haga clic en Mostrar configuración debajo del calendario, luego en Utilizar como configuración personalizada y editar y, finalmente, ajuste el periodo (consulte más arriba Usar configuración personalizada).
• Se aceptarán todas las citas independientemente de su estado (por ejemplo, tentativa, privada, borrador, etc.).
• Las citas dentro de una serie también se transfieren. Sin embargo, en portatour® se gestionan como citas individuales independientes.
• Al exportar citas desde portatour®, las citas suscritas también se incluyen en el archivo de exportación. Puede identificarlas por el valor 4 en el campo 'Método de creación - ID' y por 'Suscripción al calendario' en el campo 'Método de creación - Nombre'.
• Si importa citas en portatour®, las suscripciones existentes en citas no se podrán editar ni borrar. Las líneas correspondientes en el archivo de importación se ignoran.
• Si utiliza Microsoft Dynamics CRM como sistema de origen, no es posible suscribirse a calendarios. Asegúrese de que los calendarios deseados se sincronicen directamente con Dynamics y se importen automáticamente desde allí a portatour® periódicamente.