Al crear una cita o editar los detalles de la misma, se abre la siguiente máscara de entrada:
Dispone de las siguientes opciones de entrada:
- Introduzca un Asunto significativo. Para citas con referencia de cliente, el asunto por defecto corresponde al nombre del cliente. Si modifica aquí el asunto, el nombre del cliente también aparecerá entre paréntesis.
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En la casilla de selección Programar, se debe fijar si se le da a portatour® un margen de tiempo al programar citas para aumentar así la flexibilidad y la optimización de la ruta. Podrá elegir entre Puntualmente, Con margen de retraso, Con hora flexible, Flexible durante la semana y Día(s) completo(s). Si la cita ya se le ha asignado a un cliente y este cliente tiene horarios de apertura limitados el día de la cita, portatour® tendrá en cuenta estas limitaciones mediante la opción Con hora flexible e Flexible durante la semana. Para una cita de día completo, seleccione Día(s) completo(s) y ajuste la hora y la fecha para el inicio y el final de la cita. Indicar un margen de retraso no será posible en este escenario. Una cita de día completo provoca que portatour® no programe más citas durante ese mismo día.
Aviso: en los días sin jornada de trabajo, las citas de tipo "con hora flexible", "flexible durante la semana" o "con margen de retraso" no se incluirán en la programación porque portatour® no conoce el marco temporal en el que se podría celebrar la cita. Si se produce una actualización de la cita, aparecerá un mensaje de advertencia. - Si la cita debe planificarse con margen de retraso, seleccione en el cuadro de selección Margen de retraso el tiempo hasta el inicio más tardío posible. Ejemplo: hemos acordado con un cliente que lo visitaremos antes de mediodía. Entonces, configuraremos como hora inicial las 8:00 y un margen de retraso de 240 minutos. Si al crear una nueva cita deseamos por norma una tolerancia de retraso, deberemos adaptar esta circunstancia en las opciones de portatour® dentro del apartado de los parámetros de programación (consulte Parámetros de programación del cliente. Cuánto mayor sea el margen, más potencial de optimización tendrá portatour®.
- La Fecha de la cita se fija utilizando la casilla de selección. Haciendo clic en el símbolo calendario se abre adicionalmente la vista del calendario para seleccionar una fecha:
Los enlaces << y >> nos permiten cambiar de mes dentro del calendario. Para seleccionar una fecha, haga clic sobre el día que deseado, el cual quedará marcado con fondo naranja. A continuación, deberá Cerrar de nuevo la lista del calendario. - En el campo Hora inicial, podrá fijar el comienzo de su cita.
- En el campo Hora final deberemos especificar el final de la cita y también la duración. Si en el cuadro de selección no encontramos la hora de finalización deseada, debemos hacer clic en el símbolo del teclado a la derecha del campo de entrada. Al hacerlo, podremos introducir manualmente la hora de finalización con minutos y segundos:
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En Citas en serie podremos fijar si se trata de una cita en serie que se repite regularmente (véase citas recurrentes).
Nota: sólo es posible de definir una cita como recurrente en el momento de crear la cita. Si desea convertir una cita normal ya existente en una cita recurrente, borre la cita y cree una nueva desde el principio. - Con Editar dirección se mostrará la dirección de la cita en modo de edición. Adapte entonces los campos correspondientes de la dirección y haga clic a continuación en Geocodificar. Encontrará más detalles sobre la edición de la dirección y la geocodificación en el punto Geocodificación - Resumen.
- Si la cita no está sujeta a una ubicación, p. ej., una teleconferencia con un cliente desde el móvil, haga clic en Eliminar ubicación. De este modo, permitiremos que portatour® pueda integrar la cita en el cálculo del plan de visitas con independencia de la ubicación, haciéndolo normalmente de camino entre dos clientes. La cita servirá entonces como "bloqueador horario" durante el que no se podrán establecer más visitas.
- Si desea convertir un cita sin ubicación en un cita con una dirección, haga clic en Añadir ubicación. Introduzca la dirección de la cita y haga clic en geocodificar.
- En el apartado Información se muestran campos de datos opcionales sobre la cita. Estos campos pueden adaptarse yendo a Opciones > Campos personalizados (consulte también Resumen de campos personalizados).
Con Guardar, quedarán aceptados sus cambios en la cita.