portatour® le proporciona un calendario en el que podrá introducir todas las citas, p. ej., visitas ya acordadas con clientes, reuniones de empresa, visitas al taller, llamadas planificadas, etc. Estas citas se programarán al planificar automáticamente el plan de visitas, asignándoseles la máxima prioridad.
Consulte cómodamente su plan de visitas, sus citas fijas y sus informes de visita en una representación por días, semanas o meses. Podrá acceder al calendario de las siguientes maneras:
- Punto del menú principal Calendario
- Punto del menú principal Plan de visitas > Más > Calendario
- En la página de detalles del cliente, apartado Próximas citas, pulse el botón Buscar día adecuado.
La información que muestra el calendario presenta distintos colores:
- Azul oscuro: citas fijadas para una hora definida
- Azul pálido: citas flexibles
- Azul claro: visitas a aquellos clientes para los que usted haya programado una inclusión.
- Blanco: propuestas de visita de portatour® basadas en el intervalo de visita fijado para el cliente
- Gris: propuestas de pernoctación (cerca del domicilio o más lejos)
A modo de regla general: cuánto más oscuro sea el color, más preciso será el margen de tiempo con el que ya se ha fijado esta cita. Así, mientras que una propuesta de visita en blanco representa únicamente una posible recomendación para un día y una hora variables si lo deseamos, una cita en azul oscuro deberá celebrarse sí o sí a la hora indicada.
Otras indicaciones en color del calendario:
- Los registros con un borde gris representan informes de visita.
- El día corriente se muestra con fondo amarillo.
- El color naranja del encabezamiento le indica aquellos días para los que existe actualmente un plan de visitas.
- Las marcas de advertencia para las visitas que provocan colisiones con otras visitas aparecen en rojo y amarillo (consulte la opción Crear cita).
En la vista por días y por semanas, los trayectos aparecen representados mediante calles grises, mientras que los descansos de mediodía se indican mediante el símbolo de un cuchillo/tenedor. Para los periodos de tiempo de espera no integrados en la planificación, por ejemplo, antes de citas fijas, se muestra una superficie blanca en lugar de la calle.
Al hacer clic en la indicación de la fecha de la parte superior, se abrirá una ventana 'Ir a' para cambiar rápidamente a otra fecha:
En el encabezamiento del calendario se utilizan símbolos para representar el mapa y la existencia de tareas. La flecha pequeña hacia abajo indica que se abrirá un menú al hacer clic sobre ella. Este menú contiene enlaces al plan de visitas del día y a la representación del mapa (ver Tareas). Además aquí tenemos la opción de editar también el día (ver Adaptar o alternar el día).
Si guardamos nuestros informes de visita sólo con la fecha, pero sin hora, (algo que se puede definir en Opciones > Presentación de informes > Horario de visitas), aparecerán representados uno debajo de otro:
Crear cita
Podremos crear una nueva cita haciendo clic en el botón de Nueva cita o en la hora de la cita ya dentro del calendario. Al hacerlo, aparecerá el menú Nueva cita, donde podremos crear el tipo de cita deseado (ver también Crear cita).
Inmediatamente tras guardar una cita, portatour® comprobará si está en conflicto con otras, teniendo en cuenta también el tiempo de conducción entre cada una de las citas. Como usuarios podremos reconocer las citas en conflicto gracias al símbolo de relámpago rojo, que se mostrará en varios apartados de portatour® cuando se detecte este tipo de conflictos con las citas. Las citas que portatour® acorte automáticamente debido a un conflicto aparecerán en el calendario marcadas en amarillo.
Las citas nuevas o editadas aparecen indicadas en el calendario con una línea roja hasta que queden integradas correctamente en el plan de visitas. Si portatour® detecta que el plan de visitas es obsoleto porque usted ha incluido o editado citas en el período de programación, el logotipo de portatour® en la barra de menú se transformará en un símbolo rojo de Actualizar plan. Haga clic sobre él para actualizar el plan de visitas teniendo en cuenta la nueva distribución de citas.
Lista de citas
Haciendo clic en el símbolo 
, podremos acceder a la lista de citas (ver Lista de citas).
Opciones del calendario
Haciendo clic sobre el icono del engranaje en la parte superior derecha en el calendario podrá acceder a las opciones de la vista de calendario:
Aquí podrá establecer qué período de tiempo (día, semana, mes) deberá mostrarse.
Si las visitas suelen durar menos de 30 minutos y a usted le gusta trabajar usando la vista semanal o diaria del calendario, le recomendamos adaptar la escala temporal de 30 a 15 minutos. De este modo, las citas aparecerán representadas con el doble de altura y podrán contener así más texto.
Seleccione también el tipo de vista que desea:
- Plan: usted verá sólo el plan de visitas y las citas fijas.
- Informes: usted verá exclusivamente los informes de visita.
- Combinada Con la vista combinada, las citas, las propuestas de visita y los informes de visita se muestran juntos. Lo nuevo ahora es que una cita o propuesta de visita para un cliente solo se muestra en el calendario mientras no haya un informe de visita para este cliente en ese día, es decir, hasta que el cliente haya sido visitado verdaderamente. Entonces, solo se mostrará el informe de visita.
En el apartado Etiquetado se puede elegir cómo y en qué orden se etiquetan en el calendario las citas individuales, las propuestas de visitas y los informes de visitas. Elija entre Asunto primero, Lugar primero o Sólo lugar. El 'Asunto' también contiene el nombre del cliente.
Compartir calendario
Use la opción Compartir calendario en las Opciones para consultar sus citas fijas, el plan de visitas o sus informes de visita también en otros programas (como en el calendario de Google o Outlook) o para compartirlo con otras personas (consulte los detalles en Compartir calendario).