portatour® le proporciona un calendario de citas en el que podrá introducir todas las citas, p. ej., visitas ya acordadas a clientes, reuniones de empresa, visitas al taller, llamadas planificadas, etc. Estas citas se programarán al planificar automáticamente el plan de visitas, asignándoseles la máxima prioridad.
Consulte cómodamente su plan de visitas, sus citas fijas y sus informes de visita en una representación por días, semanas o meses. Podrá acceder al calendario de las siguientes maneras:
- Punto del menú principal Calendario
- En el punto del menú principal Plan de visitas, navegue hacia abajo y pulse el botón Calendario.
- En la página de detalles del cliente, apartado Próximas citas, pulse el botón Buscar día adecuado.
La información que muestra el calendario presenta distintos colores:
- Azul oscuro: citas fijadas para una hora definida
- Azul pálido: citas flexibles
- Azul claro: visitas a aquellos clientes para los que usted haya programado una inclusión.
- Blanco: propuestas de visita de portatour® basadas en el intervalo de visita fijado para el cliente
A modo de regla general: cuánto más oscuro sea el color, más preciso será el margen de tiempo con el que ya se ha fijado esta cita. Así, mientras que una propuesta de visita en blanco representa únicamente una posible recomendación para un día y una hora variables si lo deseamos, una cita en azul oscuro deberá celebrarse sí o sí a la hora indicada.
Otras indicaciones en color del calendario:
- Los registros rodeados de un borde gris representan informes de visita.
- El día corriente se muestra con fondo amarillo.
- El color naranja del encabezamiento le indica aquellos días para los que existe actualmente un plan de visitas.
- Marcas de advertencia para las visitas parecen en rojo y amarillo (consulte la opción Crear cita)
Opciones del calendario
Haciendo clic sobre el icono del engranaje en la parte superior derecha en el calendario podrá acceder a las opciones de la vista de calendario:
Aquí podrá establecer qué período de tiempo (día, semana, mes) deberá mostrarse y también podrá seleccionar el tipo de Visita:
- Plan: usted verá sólo el plan de visitas y las citas fijas.
- Informes: usted verá exclusivamente los informes de visita.
- Combinada: los informes de visita se combinarán con el plan de visitas y con citas futuras. Tenga en cuenta que, en este modo, sólo se mostrarán informes para días pasados, también cuando quede sólo un plan de visitas antiguo o citas pasadas. Esto permite obtener una visión más clara.
Crear cita
Podremos crear una nueva cita haciendo clic en el botón de Nueva cita o en la hora de la cita ya dentro del calendario. Al hacerlo, aparecerá el menú Nueva cita, donde podremos crear el tipo de cita deseado (ver también Crear cita).
Inmediatamente tras guardar una cita, portatour® comprobará si está en conflicto con otras, teniendo en cuenta también el tiempo de conducción entre cada una de las citas. Como usuarios podremos reconocer las citas en conflicto gracias al símbolo de relámpago rojo, que se mostrará en varios apartados de portatour® cuando se detecte este tipo de conflictos con las citas. Las citas que portatour® acorte automáticamente debido a un conflicto aparecerán en el calendario marcadas en amarillo.
Las citas nuevas o editadas aparecen indicadas en el calendario con una línea roja hasta que queden integradas correctamente en el plan de visitas. Si portatour® detecta que el plan de visitas está obsoleto porque usted ha incluido o editado citas en el período de programación, el logotipo de portatour® en la barra de menú se transformará en un símbolo rojo de Actualizar plan. Haga clic sobre él para actualizar el plan de visitas teniendo en cuenta la nueva distribución de citas.
Editar registros del calendario
Haciendo clic en un registro de calendario aparecerá un menú de edición. La edición se realiza de forma análoga a la edición del plan de visitas (consulte el punto Editar plan de visitas).
Compartir calendario
Aproveche la opción Compartir calendario en las Opciones para consultar sus citas fijas, el plan de visitas o sus informes de visita también en otros programas (como en el calendario de Google o Outlook) o para compartirlo con otras personas (consulte los detalles en Compartir calendario).