Importar citas

Haga clic en la lista de citas en el calendario. Después, haga clic en Más y seleccione Importar para importar citas desde un archivo Excel, CSV o ODS. Como alternativa, abra en el menú las Opciones y haga clic en la sección Gestión de datos y a continuación en Importar datos > Citas.

El procedimiento es similar a la importación de clientes (ver iniciar importación de clientes). Complete la asignación de campos, revise el resultado en la vista previa de la importación e inicie a continuación el proceso de importación.

Le rogamos que tenga en cuenta los siguientes puntos al importar citas:

• Referencia de cliente: las citas de clientes existentes deben asignarse al hacer la importación al cliente en cuestión. Sólo así se garantiza que la programación automática de visitas funcione de forma óptima y que se pueda a continuación adjuntar los informes de visita correspondientes al cliente correcto. La asignación de una cita para un cliente se realiza a través del ID de portatour o el ID externo del cliente.
• Hora: la hora de la cita se establece en minutos usando los tres campos Primer inicio, Última finalización y Duración, si bien siempre podremos dejar fuera a nuestra elección Última finalización o Duración. Si introducimos valores en los tres campos y la duración de la cita es inferior al período de tiempo entre Primer inicio y Última finalización, portatour® tendrá margen para optimizar la planificación. Si deseamos definir una cita como Cita flexible, ajuste la hora de Primer inicio a las 00:00 horas, luego la hora de Última finalización a las 23:59 y la Duración podrá tener la que más le convenga para la cita, p. ej., 30 minutos. portatour® se encargará automáticamente de tener en cuenta su horario laboral y los horarios de apertura de sus clientes.
• Dirección: en las citas con referencia al cliente, se usará automáticamente la dirección del cliente como dirección para la cita al hacer la importación. Por tanto sólo necesitaremos las direcciones al importar citas si es que la cita no tiene referencia al cliente, p. ej., por una formación interna o cuando la cita tiene lugar en una dirección que no es la del cliente. Durante la importación, las direcciones se geocodifican automáticamente.

Un par de consejos más sobre la importación de citas:

• Aproveche la función de exportación de citas para obtener un archivo de plantilla que le facilite la importación. Si usted exporta sus citas como archivo de Excel, podrá editarlas para luego volverlas a importar. Esto le permite editar en masa sus citas.
• Al realizar la importación, haga clic en el símbolo de (i) azul junto a cada campo de entrada para recibir aclaraciones y consejos de importación para cada campo de entrada de datos.
• También es posible que las citas que duren varios días, p. ej., durante ferias o por vacaciones. No obstante no hay margen de variabilidad en tales casos y le recomendamos no indicar la duración en minutos para tales citas a fin de simplificar.
• Antes de cada proceso de importación, se genera automáticamente un punto de restablecimiento. Si la importación no cumple con el resultado que usted espera, en el punto Administración de datos > Restablecimiento de las Opciones puede restablecer el sistema al estado anterior a la importación, es decir, todas las alteraciones de datos posteriores a dicho punto serán ignoradas.