Para importar datos de clientes para varios usuarios a la vez solo necesita un archivo de importación con todos los datos de los representantes comerciales que desee. Para ello, es importante que el representante comercial correspondiente se anote en una columna aparte del archivo para cada cliente, o bien mediante una dirección de correo electrónico o un número de empleado.
Para realizar la importación siga los siguientes pasos:
- En Espacio de trabajo Empresa vaya a Opciones > Importar datos y seleccione la entidad deseada: clientes, citas, tareas o informes.
- Siga los pasos del asistente de importación, los cuales ya conoce de la importación de datos para un usuario individual (ver Seleccionar modo de importación para más información). Si ya ha guardado una configuración de importación para ello, puede utilizarla (verDescargar y usar configuración de importación).
- En la página Asignación de usuarios, en Asignación seleccione si la asignación de usuarios debe realizarse mediante la dirección de correo electrónico o el número de empleado. Después, en Columna en archivo seleccione la columna correspondiente de su archivo de importación.
- En la página Selección de usuarios, compruebe si los usuarios encontrados y el número de líneas que se van a importar son correctos.
- Compruebe que la dirección de correo electrónico o los números de empleado estén escritos correctamente tanto en el archivo de importación como en la gestión de usuarios si no se ha encontrado la asignación deseada.
- Dado el caso, elimine la marca de Importar en los usuarios que deben excluirse en la importación.
- Las direcciones de correo electrónico o números de empleado para los que no se encuentre ningún usuario en portatour® se marcan con no encontrado.
- Recibirá un aviso debajo de la tabla si no hay líneas en su archivo de importación de usuarios creados en portatour®.
- Siga los siguientes pasos del asistente de importación análogos a los de la importación individual (ver asignación de campos).
- Al finalizar el asistente de importación verá la vista previa del primer usuario. Compruebe los datos.
- Decida cómo desea continuar:
- Haga clic en Volver si detecta problemas en la vista previa y quiere realizar cambios en la configuración.
- Haga clic en Importar si la vista previa es correcta y desea importar los datos de este usuario. Verá el resultado de la importación de este usuario en un resumen. Después le seguirá la vista previa del siguiente usuario.
- Haga clic en Omitir si no desea realizar la importación de ese usuario sino continuar con la vista previa del siguiente usuario.
- Haga clic en Importar todos los usuarios si desea realizar la importación de este y todos los demás usuarios sin comprobar la vista previa de cada usuario.
- Después del último usuario o de la importación general verá un resumen general. Ahí también puede descargar la configuración de importación haciendo clic en Guardar configuración de importación....
- Haga clic en Cerrar para salir del asistente de importación y volver a las opciones de toda la organización.
Tenga en cuenta:
- Si utiliza números de empleado, asegúrese de que se están guardados correctamente para cada usuario en la Gestión de usuarios de portatour® (ver Mostrar lista de usuarios).
- Si utiliza direcciones de correo electrónico, asegúrese de que la ortografía es correcta, las mayúsculas y minúsculas también deben coincidir.
- Cuando sube un archivo de Excel o de ODS, todas las líneas deben estar en una sola hoja de cálculo. La asignación a los usuarios debe hacerse por una columna (dirección de correo electrónico o número de empleado) como se ha descrito, y no por hojas de cálculo separadas.
- El límite para la importación es de 100 000 líneas y de 100 cuentas de usuario. Si se excede el límite, el proceso se interrumpe. En este caso, divida manualmente el archivo de importación en varios archivos o use nuestros scripts de API para la división y carga automáticas.
- Se crea un punto de restablecimiento en toda la organización para todas las cuentas de usuario antes del proceso de importación (ver Restablecimiento). Si el proceso de importación produce un resultado inesperado, por ejemplo, debido a un archivo de importación incorrecto o a una asignación de campos incorrecta, vuelva a este punto de restablecimiento, ya sea en toda la organización para todos los usuarios, o para las cuentas individuales de los usuarios afectados. Tenga en cuenta que cualquier dato introducido por los usuarios mientras tanto se perderá.