Sottoscrizione a calendario Outlook o Google

Vuoi visualizzare gli appuntamenti e i giorni festivi che hai sul tuo calendario Outlook o Google anche su portatour®, senza doverli inserire due volte manualmente? La funzione sottoscrizioni al calendario trasferisce automaticamente e con regolarità i tuoi appuntamenti a portatour®.

Gestire le sottoscrizioni al calendario

Aggiungi una sottoscrizione al calendario

Per aggiungere una sottoscrizione al calendario, procedi come segue:

1. Apri il menu principale da opzioni.
2. Seleziona sottoscrizioni al calendario > aggiungi.
3. Clicca su Accedi con Microsoft o Accedi con Google. Effettua il login con i dati di accesso del rispettivo account.
4. Consenti l'accesso a calendario. Se l'accesso è bloccato dalla tua organizzazione, contatta il tuo amministratore IT. Si aprirà una finestra per la configurazione delle sottoscrizioni al calendario.
5. Assegna un nome liberamente selezionabile alla sottostrizione (ad esempio, 'Account aziendale'). Tutti i calendari disponibili nel tuo account verranno elencati di seguito.

6. Seleziona il tipo di sottoscrizione desiderato per ogni calendario nella casella di selezione:

   1. Non sottoscrivere per non iscriversi agli appuntamenti in questo calendario (ad esempio i compleanni).
   2. Sottoscriviti agli appuntamenti per importare appuntamenti (non di giornate intere).
   3. Sottoscrivi come giorno libero per importare solo gli appuntamenti di un'intera giornata, su portatour® indicati come 'giorni liberi'. In genere per i calendari dei giorni festivi.
   4. Sottoscrizione con impostazioni personalizzate per configurare lei autonomamente le impostazioni (per i dettagli, vedi Utilizzo delle impostazioni personalizzate).

   

7. Clicca su salva.
8. Vai su calendario per verificare se gli appuntamenti sono stati importati con successo. Teni presente che il processo di importazione automatica può richiedere fino a un minuto, nel caso ci siamo molti appuntamenti.

Modificare o eliminare le sottoscrizioni al calendario

Modificare o eliminare una sottoscrizioni al calendario:

1. Vai su Opzioni > sottoscrizioni al calendario e clicca sul nome della sottoscrizione desiderata.
2. Seleziona poi modifica o elimina:
   1. modifica apre la finestra aggiungi.
   2. elimina rimuove da portatour® tutti gli appuntamenti sottoscritti del rispettivo abbonamento.

Riferimento cliente di appuntamenti sottoscritti

È importante che gli appuntamenti, che si svolgono presso un cliente abbiano anche un riferimento al cliente corretto su portatour®. Questo assicura che un cliente non sia suggerito più di una volta nell'agenda o che la data dell'ultima visita sia aggiornata correttamente.

Per impostazioni predefinite, portatour® tenta di determinare automaticamente il riferimento cliente per gli appuntamenti sottoscritti utilizzando gli indirizzi e-mail. A tal fine, gli indirizzi e-mail dell'evento (organizzatore, partecipante) vengono ricercati negli indirizzi e-mail presenti su portatour®. Verrano presi in considerazione tutti i campi definiti dall'utente con valore 'indirizzo e-mail'.

Se in questo modo viene trovato esattamente un solo cliente, il riferimento cliente viene impostato automaticamente.

Se non viene trovato nessun cliente, viene creata una notifica per l'appuntamento, visivamente riconoscibile da un punto interrogativo rosso e dalla notifica rossa Nessun cliente trovato con riferimento cliente. Se sono disponibili più clienti, l'appuntamento viene indicato con una notifica. In questo caso sarà possibile selezionare i clienti trovati.

Utilizza il menu o i dettagli dell'appuntamento:

• Clicca su Seleziona il cliente... per selezionare un cliente e creare un riferimento cliente manualmente.
• Clicca su Rimuovi il riferimento cliente per rimuovere riferimento cliente mancante e la notifica.

Indirizzo di appuntamenti sottoscritti

Nel determinare l'indirizzo di un appuntamento, portatour® procede in questo modo:

1. L'indirizzo viene preso e geocodificato direttamente dall'appuntamento in Outlook o Google. Se la geocodifica dell'indirizzo non è esattamente possibile, viene mostrata una notifica di geocodifica all'indirizzo dell'appuntamento.
2. Se l'indirizzo è vuoto ma viene trovato un riferimento cliente, l'indirizzo del cliente viene utilizzato come indirizzo dell'appuntamento.
3. Se anche questo non dovesse funzionare, l'appuntamento riceverà un errore di geocodifica.
4. Se l'appuntamento è etichettato come riunione online, l'appuntamento viene creato senza luogo.

Poiché un indirizzo esatto è importante per la pianificazione del percorso, puoi modificare tu stesso l'indirizzo e geocodificarlo come per un normale appuntamento. Tuttavia, un indirizzo modificato in questo modo non viene sincronizzato con Outlook o Google. La modifica viene mantenuta in portatour® finché l'indirizzo dell'appuntamento originale non cambia.

Utilizza le Impostazioni predefinite dall'utente

In aggiungi o in modifica sottoscrizioni al calendario, seleziona il tipo di sottoscrizione Abbonamento con impostazioni personalizzate per utilizzare le singole Impostazioni. In base alle impostazioni di sottoscrizione agli appuntamenti, avrai la possibilità di modificare individualmente le varie sottoscrizioni.

Periodo di tempo

Se necessario, modifica il Periodo di tempo degli appuntamenti da trasferire. Il massimo Periodo di tempo è 3 mesi in passato fino a un anno in anticipo.

Filtro

Seleziona qui appuntamenti che desideri sottoscrivere.

• Tutti gli appuntamenti: vengono importati tutti gli appuntamenti del relativo calendario.
• Solo appuntamenti per tutto il giorno: vengono importati solo gli eventi creati come eventi per tutto il giorno.
• Solo appuntamenti non giornalieri: vengono importati solo gli appuntamenti che non hanno durata di una giornata intera.

• Per tutti i giorni: Gli appuntamenti vengono importati per tutti i giorni, anche se non ci sono orari lavorativi in portatour® per alcuni giorni della settimana (ad esempio, sabato e domenica). Questa è l'impostazione predefinita per il tipo di sottoscrizione 'Sottoscriviti agli appuntamenti'.
• Solo per i giorni lavorativi: vengono importati solo gli appuntamenti che si svolgono nei giorni lavorativi inseriti in portatour®. Questa è l'impostazione predefinita per il tipo di sottoscrizione 'Sottoscrivi come giorno libero'.

Riferimento cliente

Selezioni Determinare dagli indirizzi email se portatour® deve creare automaticamente un possibile riferimento cliente per gli appuntamenti confrontando gli indirizzi e-mail (vedi riferimento cliente per sottoscrizione degli appuntamenti).

Se portatour® non trova un cliente adatto e quindi non può stabilire automaticamente riferimento cliente, puoi essere avvisato automaticamente con un messaggio di avvertimento. Accedi a Se non viene trovato nessun cliente e selezionia uno delle seguenti opzioni:

• Non notificare: portatour® non ti informa se non è stato possibile trovare un riferimento cliente.
• Crea una notifica: con un messaggio di avvertimento, portatour® indica se non è stato possibile stabilire un riferimento cliente. Le notifiche vengono visualizzate anche per appuntamenti aziendali interni (= organizzatore/partecipante con indirizzo e-mail con lo stesso dominio).
• Crea un avviso se l'organizzatore/partecipante proviene da un altro dominio: Viene generata una notifica per un appuntamento senza riferimento cliente solo se l'organizzatore o un partecipante non appartiene alla sua azienda (l'indirizzo e-mail non termina con '@example.com').

Seleziona Nessuna determinazione automatica se preferisci impostare manualmente i riferimenti cliente. portatour® non sincronizzerà gli indirizzi e-mail.

Indirizzo

Hai a disposizione diverse impostazioni per la determinazione dell'indirizzo degli appuntamenti sottoscritti.

In Risoluzione automatica, seleziona se l'indirizzo dell'appuntamento deve essere determinato automaticamente e, in questo caso, quale fonte deve essere utilizzata:

• Da un riferimento cliente: se un appuntamento ha un riferimento cliente, l'indirizzo del cliente presente su portatour® viene utilizzato per l'appuntamento.
• Indirizzo dell'appuntamento: l'indirizzo dell'appuntamento inserito in Outlook o Google viene utilizzato da portatour® per la pianificazione del percorso.
• Da riferimento cliente, altrimenti indirizzo da appuntamento: se l'appuntamento ha un riferimento cliente, l'indirizzo del cliente portatour® viene utilizzato per l'appuntamento. Altrimenti, viene utilizzato l'indirizzo dell'appuntamento sottoscritto da Outlook o Google.
• Indirizzo da appuntamento, altrimenti indirizzo da riferimento cliente: l'indirizzo dell'appuntamento inserito in Outlook o Google viene utilizzato, se disponibile. Altrimenti, viene utilizzato l'indirizzo dell'riferimento cliente.
• Nessuna: Non viene eseguita nessuna determinazione automatica dell'indirizzo. Seleziona la procedura appropriata al tuo caso d'uso su Se non viene risolto automaticamente.

Su Se non viene risolto automaticamente puoi specificare come portatour® debba gestire un appuntamento senza indirizzo, se non è stato determinato automaticamente o se non è stato possibile trovare un indirizzo:

• errore di geocodifica: per l'appuntamento viene usato un indirizzo vuoto con errore di geocodifica. L'appuntamento non viene preso in considerazione per il calcolo dell'agenda finché l'indirizzo non viene corretto. Apri l'appuntamento e clicca su Modifica indirizzo per correggere subito l'indirizzo dell'appuntamento (vedere Geocodificare un indirizzo).
• Senza indirizzo: l'appuntamento viene salvato senza indirizzo. Non riceverai un messaggio di avvertimento. portatour® programma l'appuntamento come un in qualsiasi appuntamento per telefono.
• domicilio: Il domicilio memorizzato viene utilizzato come indirizzo dell'appuntamento.
• Presso un 'I miei luoghi': seleziona uno dei tuoi 'i miei luoghi' dove deve essere programmato l'appuntamento interessato. Per farlo, clicca nel campo Seleziona....
• Con indirizzo manuale...: inserisci un indirizzo specifico presso il quale deve essere programmato l'appuntamento. Per farlo, clicca nel campo Inserisci... e geocodifica l'indirizzo desiderato (vedere Geocodificare un indirizzo).

Specifica la procedura per le riunioni online su Se è contrassegnata come riunione online:

• Non sovrascrivere l'indirizzo: le regole di determinazione dell'indirizzo definite sopra vengono seguite per tutti gli appuntamenti, anche per le riunioni online. Ad esempio: hai selezionato Da un riferimento cliente per la determinazione automatica e seleziona Non sovrascrivere l'indirizzo per le riunioni online. Se ha una riunione online con un cliente, portatour® continuerà a programmare l'appuntamento presso questo cliente come se si trattasse di un appuntamento in sede.
• Sovrascrivi l'indirizzo con...: Per riunioni online si applicano regole diverse per quanto riguarda l'indirizzo dell'appuntamento. Nella casella di selezione successiva, specifica come o dove portatour® deve programmare le riunioni online.
  • Senza posizione: l'appuntamento viene programmato come una telefonata in qualsiasi luogo.
  • Posizione del domicilio: appuntamenti contrassegnati come riunioni online sono sempre programmati presso il domicilio.
  • I miei luoghi…: seleziona uno dei tuoi 'i miei luoghi' dove tieni sempre le riunioni online, ad esempio la sede aziendale. Per farlo, clicca sul campo Seleziona....
  • Indirizzo manuale...: Inserisci un indirizzo specifico dove desideri tenere i tuoi meeting online. Per farlo, clicca sul campo Inserisci... e geocodifica l'indirizzo desiderato (vedere Geocodificare un indirizzo).

Aggiornare gli appuntamenti da una sottoscrizioni al calendario

L'importazione regolare di appuntamenti dalle sottoscrizioni al calendario è completamente automatica. Se stai utilizzando attivamente portatour® ed è passata un'ora dall'ultimo aggiornamento, un aggiornamento viene eseguito automaticamente in background.

Se si verifica un errore, riceverai un avviso rosso nel menu principale.

Per vedere quando si è svolto l'ultimo aggiornamento, clicca sulla ruota dentata in alto a destra del calendario. Se si sono verificati degli errori durante l'aggiornamento, saranno visualizzati qui.

Se necessario, puoi avviare manualmente un aggiornamento in qualsiasi momento. Per farlo, clicca su Aggiorna le sottoscrizioni al calendario.

Lavorare con appuntamenti sottoscritti

Puoi riconoscere questi appuntamenti in tutte le visualizzazioni (calendario, lista degli appuntamenti, agenda) dal logo Microsoft o Google.

Nella vista dettagliata, troverai anche una sezione contenente informazioni per l'appuntamento sottoscritto.

Per le riunioni online, troverai un pulsante 'Partecipa alla riunione'.

Rispetto agli appuntamenti normali, gli appuntamenti sottoscritti hanno due limitazioni importanti:

• Non è possibile modificare l'oggetto, la data e l'orario su portatour®.
• Non è possibile l'eliminazione direttamente su portatour®.

Esegui invece questi processi in Outlook o Google Calendar. Per aprire direttamente un appuntamento, fai clic su Apri in Outlook o Apri in Google Calendar nel menu contestuale o nella visualizzazione dettagliata dell'appuntamento. Le modifiche o le eliminazioni apportate in tale sede saranno applicate con il prossimo aggionrnamento della sottoscrizione del calendario su portatour®.

Considerazione degli appuntamenti nella agenda

Gli appuntamenti sottoscritti vengono presi in considerazione per il calcolo dell'agenda. Se non desideri questo per un dato appuntamento, perché non vuole che influisca sui tuoi percorsi giornaliero:

1. Clicca sull'appuntamento in questione.
2. In Azioni seleziona l'opzione Escludere un appuntamento dall'agenda nel menu o nei dettagli dell'appuntamento. Nel calendario, questi appuntamenti sono visualizzati in grigio con il simbolo corrispondente.
   
3. Se desideri programmare nuovamente questo appuntamento, clicca su Considera l'appuntamento in agenda.

Consigli su sottoscrizioni al calendario

• Secondo le impostazioni predefinite, gli appuntamenti sottoscritti vengono ripresi nel Periodo di tempo da un mese nel passato a 3 mesi nel futuro. Per regolare questo Periodo per un calendario, clicca su Mostra le impostazioni nell'amministrazione di sottoscrizioni al calendario sotto calendario, poi su Utilizza le mie impostazioni e modifica e quindi regoli Periodo di tempo (vedere sopra Utilizzare Impostazioni personalizzato).
• Tutti gli appuntamenti sono importati indipendentemente dal loro stato (ad esempio, con prenotazione, privato, bozza, ...).
• Vengono importati anche gli appuntamenti seriali. Su portatour® però vengono gestiti come appuntamenti individuali separati.
• Se esporti appuntamenti da portatour®, anche gli appuntamenti sottoscritti vengono inclusi nel file di esportazione. Puoi riconoscerli dal valore 4 nel campo 'Metodo di creazione - ID' o da 'sottoscrizioni al calendario' nel campo 'Metodo di creazione - Nome'.
• Quando importi appuntamenti in portatour®, questi appuntamenti sottoscritti non sono né modificabili né eliminabili. Le righe corrispondenti nel file di importazione riguardanti questi appuntamenti sottoscritti verranno ignorate.
• Se utilizzi Microsoft Dynamics CRM come sistema sorgente, non è possibile utilizzare sottoscrizioni al calendario. Assicurati che i calendari desiderati siano sincronizzati direttamente con Dynamics e importali automaticamente da Dynamics in portatour® con regolarità.