Quando crei un appuntamento o modifichi dei dettagli dell'appuntamento, si aprirà la seguente scheda:
Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Inserisci un Oggetto chiaro. Per appuntamenti con un riferimento cliente, l'oggetto corrisponde al nome del cliente. Se modifichi l'oggetto, il nome del cliente verrà visualizzato tra parentesi.
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Nel menù a discesa Pianifica stabilisci se concedere un certo margine di manovra, utile a portatour® per una flessibilità e un'ottimizzazione dei percorsi ideale. Puoi scegliere tra Con orario esatto, Con margine di tempo, Con orario flessibile, Flessibile durante la settimana e Giornata/e intera/e. Se l'appuntamento è associato a un cliente e questo ha orari di apertura limitati per il giorno in questione, questi saranno considerati nella pianificazione Con orario flessibile e Flessibile durante la settimana. Se l'appuntamento dura uno o più giorni, seleziona l'opzione Giornata/e intera/e nella pianificazione e imposta data e orario sia per l'inizio che per la fine. In questo caso non è possibile inserire un margine di tempo. Con un appuntamento di un'intera giornata portatour® non potrà pianificare altre visite per quel giorno.
Nota: nei giorni senza orario lavorativo gli appuntamenti 'Con orario flessibile', 'Flessibile durante la settimana' e 'Con margine di tempo' non saranno inclusi nella pianificazione perché portatour® non conosce l'arco di tempo in cui può avvenire la visita. Quando si aggiorna l'agenda comparirà un messaggio di notifica. - Se deve essere pianificato Con margine di tempo , seleziona nel menù a discesa Margine di tempo l'arco di tempo fino all'ultimo orario di inizio possibile. Esempio: hai concordato con un cliente di visitarlo in mattinata. Imposta come ora di inizio le 08:00 e un margine di tempo di 240 minuti. Se desideri un margine di tempo predefinito quando crei un nuovo appuntamento, impostalo nelle opzioni di portatour® alla voce Opzioni di ottimizzazione (vedi Opzioni di ottimizzazione dei clienti). Maggiore sarà il margine di tempo, maggiore sarà il potenziale di ottimizzazione di portatour®.
- Seleziona la Data dell'appuntamento nel menù a discesa, oppure fai clic sul simbolo calendario:
Con le frecce << e >> navighi nel calendario. Fai clic su una data per selezionarla, sarà evidenziata in arancione. Poi Chiudi il calendario. - Nel campo Ora di inizio imposti quando deve iniziare l'appuntamento.
- Nel campo Ora di fine inserisci l'orario in cui prevedi che l'appuntamento finisca e, così facendo, anche la durata. Se non trovi l'orario desiderato nel menù a discesa, premi il simbolo della tastiera a destra. Adesso potrai inserire l'orario in ore e minuti:
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Alla voce Serie stabilisci se si tratta di un appuntamento ricorrente che si ripete con regolarità (vedi Appuntamenti ricorrenti).
Nota: puoi impostare un appuntamento ricorrente solo al momento della creazione dell'appuntamento stesso. Se vuoi convertire un appuntamento singolo in uno ricorrente, eliminalo e crea una nuova serie. - Con Modifica indirizzo l'indirizzo sarà mostrato in modalità di modifica. Modifica i campi dell'indirizzo interessati e poi premi Geocodifica. Maggiori informazioni a questo proposito sono disponibili su Panoramica sulla geocodifica.
- Se l'appuntamento non è legato a un luogo specifico, per esempio una teleconferenza tramite cellulare, fai clic su Rimuovi indirizzo. Così facendo, autorizzi portatour® a pianificare l'appuntamento in un luogo qualunque, di norma nel tragitto tra un cliente e un altro. L'appuntamento funge in questo modo da 'blocco' durante il quale non possono avere luogo altre visite.
- Se desideri convertire un appuntamento senza luogo in un appuntamento con un indirizzo, fai clic su Aggiungi posizione. Inserisci l'indirizzo dell'appuntamento e clicca su Geocodifica.
- Nella sezione Informazioni saranno mostrati i campi facoltativi dell'appuntamento. Puoi modificarli nelle Opzioni > Campi personalizzati (vedi Panoramica dei campi personalizzati).
Premi Salva per applicare le modifiche all'appuntamento.