portatour® ti mette a disposizione un calendario, in cui poter inserire tutti gli appuntamenti: per esempio visite ai clienti concordate, riunioni aziendali, appuntamenti dal meccanico, telefonate pianificate. Questi appuntamenti avranno la massima priorità nel calcolo automatico dell'agenda.
Visualizza l'agenda, i tuoi appuntamenti e i rapporti di visita per un giorno, una settimana o un mese. Ci sono tre modi per accedere al calendario:
- Calendario nel menù principale
- Voce del menù principale Agenda > Più funzioni > Calendario
- Nella scheda cliente, alla sezione Prossimi appuntamenti premi il tasto Trova un giorno adatto
Colori e simboli nel calendario
Inserimenti futuri nel calendario sono indicati in blu e colorati in modo diverso:
- Bianco: proposte di visita ottimizzate automaticamente da portatour® in base alla cadenza di visita del cliente
- Celeste: visite ai clienti inseriti da te
- Blu chiaro: appuntamenti con orario flessibile durante il giorno e orario flessibile durante la settimana
- Blu: appuntamenti con un orario fisso
- Grigio: proposte di pernottamento (presso il domicilio o pernottamento fuori casa)
In generale, più scuro è il colore, più preciso è il margine di tempo fissato per la visita. Mentre una proposta di visita in bianco è solo un suggerimento per un giorno e un orario, e può essere rinviata, un appuntamento in blu deve aver luogo all'ora indicata.
Altre colorazioni nel calendario:
- Le voci con un bordo e testo grigi sono dei rapporti di visita.
- Il giorno corrente ha uno sfondo giallo chiaro.
- La colorazione gialla nell'intestazione indica i giorni per i quali è presente un'agenda pianificata.
- Le sovrapposizioni sono indicate con segnali di notifica rossi e gialli per gli appuntamenti (vedi Creare appuntamenti).
Per gli appuntamenti vengono usati i seguenti simboli:
-
è un appuntamento con orario flessibile.
-
indica un appuntamento flessibile durante la settimana.
-
è un appuntamento, che fa parte di una serie.
-
indica che questo appuntamento si è in confluitto con un altro.
Nella vista giornaliera e settimanale, i percorsi sono indicati con delle strade grigie, le pause pranzo con l'icona 'forchetta/coltello'. Le aree bianche al posto delle linee indicano i momenti non programmati, per esempio il tempo di attesa prima di unappuntamento.
Navigazione nel calendario
Facendo clic sul display della data in alto si apre una finestra 'Vai a' per andare rapidamente a un'altra data:
Nell'intestazione del calendario sono indicati con un'icona la visualizzazione della mappa e la presenza di compiti. La piccola freccia verso il basso indica che con un clic si apre un menù che contiene link all'agenda del giorno e alla visualizzazione sulla mappa, funzioni per la gestione dei compiti e la creazione di compiti (vedi Compiti). Potrai anche modificare la giornata (vedi Spostare o scambiare un giorno).
Se salvi i rapporti solo con la data ma senza orario (da impostare su Opzioni > Gestione dei rapporti > Info visite), saranno mostrati uno sotto l'altro:
Creare appuntamenti
Puoi creare un nuovo appuntamento cliccando sul pulsante Nuovo appuntamento o sull'ora desiderata sul calendario. Si aprirà il menu Nuovo appuntamento, dove puoi selezionare il tipo di appuntamento desiderato (vedi anche Creare un appuntamento).
Dopo aver salvato un appuntamento, portatour® verifica che non ci siano delle sovrapposizioni e calcola anche i tempi di percorrenza tra un appuntamento e l'altro. Come utente, riconosci i conflitti negli appuntamenti tramite il simbolo del fulmine rosso presente ovunque siano mostrati gli appuntamenti nel programma. Gli appuntamenti la cui durata è stata ridotta in automatico per via di una sovrapposizione, sono evidenziati in giallo nel calendario.
Gli appuntamenti nuovi o modificati saranno mostrati con una linea rossa finché non saranno inclusi in maniera corretta nell'agenda. Se portatour® riconosce che l'agenda non è aggiornata perché hai creato o modificato appuntamenti nel periodo di pianificazione, il logo portatour® nella barra del menù si trasforma nel simbolo rosso Aggiorna agenda. Fai clic sopra e l'agenda sarà ricalcolata tenendo conto dei nuovi appuntamenti.
Se non è disponibile tempo sufficiente durante l'orario lavorativo (vedi opzioni > Orario lavorativo) per tutti gli appuntamenti (ad esempio, molti appuntamenti con orario flessibile) o se un appuntamento fisso si estende oltre la giornata lavorativa, gli orari lavorativi vengono automaticamente prolungati da portatour®. Esempio: nel caso di un appuntamento con un cliente molto presto la mattina, portatour® pianifica l'orario di partenza prima del solito in base all'inizio dell'appuntamento.
Lista degli appuntamenti
Clicca sul simbolo nell'angolo in alto a destra per accedere alla lista degi appuntamenti (vedi lista degi appuntamenti).
Opzioni del calendario
Clicca sul simbolo della ruota dentata in alto a destra del calendario per accedere alle opzioni del calendario (vedi calendario).
Condividere il calendario
Utilizza la Condivisione calendario nelle Opzioni per visualizzare gli appuntamenti, l'agenda o i rapporti anche in altri programmi (per esempio Google Calendar o Outlook) o per metterlo a disposizione di altre persone (vedi maggiori dettagli su Condivisione del calendario).