Puoi riconoscere questi appuntamenti in tutte le visualizzazioni (calendario, lista degli appuntamenti, agenda) dal logo Microsoft o Google.
Nella vista dettagliata, troverai anche una sezione contenente informazioni per l'appuntamento sottoscritto.
Per le riunioni online, troverai un pulsante "Partecipa alla riunione".
Rispetto agli appuntamenti normali, gli appuntamenti sottoscritti hanno due limitazioni importanti:
- Non è possibile modificare l'oggetto, la data e l'orario su portatour®.
- Non è possibile l'eliminazione direttamente su portatour®.
Esegui invece questi processi in Outlook o Google Calendar. Per aprire direttamente un appuntamento, fai clic su Apri in Outlook o Apri in Google Calendar nel menu contestuale o nella visualizzazione dettagliata dell'appuntamento. Le modifiche o le eliminazioni apportate in tale sede saranno applicate con il prossimo aggionrnamento della sottoscrizione del calendario su portatour®.
Riferimento cliente di appuntamenti sottoscritti
È importante che gli appuntamenti, che si svolgono presso un cliente abbiano anche un riferimento al cliente corretto su portatour®. Questo assicura che un cliente non sia suggerito più di una volta nell'agenda o che la data dell'ultima visita sia aggiornata correttamente.
Per impostazioni predefinite, portatour® tenta di determinare automaticamente il riferimento cliente per gli appuntamenti sottoscritti utilizzando gli indirizzi e-mail. A tal fine, gli indirizzi e-mail dell'evento (organizzatore, partecipante) vengono ricercati negli indirizzi e-mail presenti su portatour®. Verrano presi in considerazione tutti i campi definiti dall'utente con valore "indirizzo e-mail".
Se in questo modo viene trovato esattamente un solo cliente, il riferimento cliente viene impostato automaticamente.
Se non viene trovato nessun cliente, viene creata una notifica per l'appuntamento, visivamente riconoscibile da un punto interrogativo rosso e dalla notifica rossa Nessun cliente trovato con riferimento cliente. Se sono disponibili più clienti, l'appuntamento viene indicato con una notifica. In questo caso sarà possibile selezionare i clienti trovati.
Utilizza il menu o i dettagli dell'appuntamento:
- Clicca su Seleziona il cliente... per selezionare un cliente e creare un riferimento cliente manualmente.
- Clicca su Rimuovi il riferimento cliente per rimuovere riferimento cliente mancante e la notifica.
Indirizzo di appuntamenti sottoscritti
Nel determinare l'indirizzo di un appuntamento, portatour® procede in questo modo:
- L'indirizzo viene preso e geocodificato direttamente dall'appuntamento in Outlook o Google. Se la geocodifica dell'indirizzo non è esattamente possibile, viene mostrata una notifica di geocodifica all'indirizzo dell'appuntamento.
- Se l'indirizzo è vuoto ma viene trovato un riferimento cliente, l'indirizzo del cliente viene utilizzato come indirizzo dell'appuntamento.
- Se anche questo non dovesse funzionare, l'appuntamento riceverà un errore di geocodifica.
- Se l'appuntamento è etichettato come riunione online, l'appuntamento viene creato senza luogo.
Poiché un indirizzo esatto è importante per la pianificazione del percorso, puoi modificare tu stesso l'indirizzo e geocodificarlo come per un normale appuntamento. Tuttavia, un indirizzo modificato in questo modo non viene sincronizzato con Outlook o Google. La modifica viene mantenuta in portatour® finché l'indirizzo dell'appuntamento originale non cambia.
Considerazione degli appuntamenti nella agenda
Gli appuntamenti sottoscritti vengono presi in considerazione per il calcolo dell'agenda. Se non desideri questo per un dato appuntamento, perché non vuole che influisca sui tuoi percorsi giornaliero:
- Clicca sull'appuntamento in questione.
- In Azioni seleziona l'opzione Escludere un appuntamento dall'agenda nel menu o nei dettagli dell'appuntamento. Nel calendario, questi appuntamenti sono visualizzati in grigio con il simbolo corrispondente.
- Se desideri programmare nuovamente questo appuntamento, clicca su Considera l'appuntamento in agenda.
Aggiornare gli appuntamenti da una sottoscrizioni al calendario
L'importazione regolare di appuntamenti dalle sottoscrizioni al calendario è completamente automatica. Se stai utilizzando attivamente portatour® ed è passata un'ora dall'ultimo aggiornamento, un aggiornamento viene eseguito automaticamente in background.
Se si verifica un errore, riceverai un avviso rosso nel menu principale.
Per vedere quando si è svolto l'ultimo aggiornamento, clicca sulla ruota dentata in alto a destra del calendario. Se si sono verificati degli errori durante l'aggiornamento, saranno visualizzati qui.
Se necessario, puoi avviare manualmente un aggiornamento in qualsiasi momento. Per farlo, clicca su Aggiorna le sottoscrizioni al calendario.
Maggiori informazioni
- Per sapere come aggiungere la sottoscrizione al calendario, segui la guida passo passo disponibile su Sottoscrizione a calendario Outlook o Google.