Per importare dati clienti per più utenti in una volta sola, basta avere un file di importazione con tutti i dati degli agenti desiderati. Assicurati che il file contenga per ogni cliente l'indicazione dell'agente a cui deve essere assegnato, ossia in una colonna a parte inserisci l'indirizzo e-mail o il numero dipendente.
Segui questi passaggi per importare:
- Nello Spazio di lavoro Azienda vai su Opzioni > Importa dati e seleziona una delle voci: Clienti, Appuntamenti, Compiti o Rapporti.
- Segui le indicazioni dell'assistente di importazione, che conosci già dall'importazione dei dati per un singolo utente (per maggiori informazioni vedi Selezionare la modalità di importazione). Se hai già salvato delle configurazioni di importazione, puoi utilizzarle (vedi Scaricare e usare le configurazioni di importazione).
- Nella pagina Assegnazione utenti, su Assegnazione scegli se eseguire l'assegnazione dell'utente tramite indirizzo e-mail o numero dipendente. Seleziona poi in Colonna nel file la colonna contenente l'identificativo dell'utente.
- Nella pagina Selezione utenti, verifica che gli utenti trovati e il numero delle righe da importare siano corretti.
- Se i clienti non sono assegnati agli utenti desiderati, verifica che gli indirizzi e-mail o i numeri dipendente siano scritti correttamente sia nel file di importazione che nella gestione utenti.
- Deseleziona la casella Importa per gli utenti che vuoi escludere dall'importazione.
- Gli indirizzi e-mail o i numeri dipendente per i quali non viene trovato un utente in portatour® sono contrassegnati con non trovato in Utente in portatour®.
- Sotto la tabella vedrai un avviso se non ci sono righe nel tuo file d'importazione per degli utenti creati in portatour®.
- Segui le altre fasi della procedura guidata, come per l'importazione per un utente singolo (vedi Assegnazione dei campi).
- Al termine della procedura guidata vedi l'anteprima per il primo utente. Verifica che i dati siano corretti.
- Decidi come continuare:
- Fai clic su Indietro se riscontri problemi nell'anteprima e vuoi modificare le impostazioni.
- Fai clic su Importa se l'anteprima è corretta e vuoi importare i dati per l'utente in questione. Visualizzi il risultato dell'importazione in una sintesi. Vedrai poi l'anteprima per l'utente successivo.
- Fai clic su Ignora se non vuoi fare l'importazione per questo utente e vuoi passare all'anteprima dell'utente successivo.
- Fai clic su Importa tutti gli utenti per importare tutti gli utenti successivi senza controllare l'anteprima per ogni utente.
- Dopo l'ultimo utente o dopo l'importazione, visualizzerai un riepilogo generale. A questo punto è possibile anche scaricare le configurazioni di importazione con un clic su Salva configurazioni di importazione....
- Fai clic su Chiudi per uscire dalla procedura guidata e tornare alle opzioni di tutta l'organizzazione.
Importante:
- Se usi i numeri dipendente, assicurati che questi siano stati inseriti correttamente nella gestione utenti di portatour® (vedi Visualizzare la lista degli utenti).
- Se usi gli indirizzi e-mail, assicurati che non ci siano errori di digitazione, anche maiuscole e minuscole devono coincidere.
- Se carichi un file Excel o ODS, tutte le righe devono essere su un unico foglio di calcolo. L'assegnazione dei clienti agli utenti deve avvenire tramite una colonna (indirizzo e-mail o numero di dipendente) come descritto sopra e non tramite fogli separati.
- Il limite per l'importazione è di 100.000 righe e 100 account utente. Se si supera questo limite, il processo si interromperà. In questo caso, dividi manualmente il file di importazione in più file o usa i nostri script API per la suddivisione e il caricamento automatici.
- Prima del processo di importazione viene creato un punto di ripristino a livello aziendale per tutti gli account utente (vedi Ripristino). Se il processo di importazione non porta al risultato sperato, per esempio, a causa di un file di importazione o di un'attribuzione dei campi non corretti, ripristina i dati a questo punto, sia a livello aziendale per tutti gli utenti, che per gli account utente interessati. Tieni presente che i dati inseriti dagli utenti nel frattempo andranno persi.