Per importare dati, clienti, appuntamenti, compiti o rapporti, per più utenti in una sola volta, è necessario un solo file di importazione con tutti i dati per gli agenti desiderati. È importante che l'agente corrispondente sia annotato in una colonna separata in ogni riga del file, per indirizzo e-mail o numero dipendente.
Segui questi passaggi per importare:
- Nello Spazio di lavoro Azienda vai su Opzioni > Importa dati e seleziona una delle voci: Clienti, Appuntamenti, Compiti o Rapporti.
- Segui i passi della procedura guidata di importazione, che conosce già dall'importazione di dati per un singolo utente. Se hai già salvato le configurazioni di importazione, le puoi utilizzare (vedi Scaricare e usare le configurazioni di importazione).
- Nella pagina Assegnazione utenti, su Assegnazione scegli se eseguire l'assegnazione dell'utente tramite indirizzo e-mail o numero dipendente. Seleziona poi in Colonna nel file la colonna contenente l'identificativo dell'utente.
- Nella pagina Selezione utenti, verifica che gli utenti trovati e il numero delle righe da importare siano corretti.
- Se i clienti non sono assegnati agli utenti desiderati, verifica che gli indirizzi e-mail o i numeri dipendente siano scritti correttamente sia nel file di importazione che nella gestione utenti.
- Deseleziona la casella Importa per gli utenti che vuoi escludere dall'importazione.
- Gli indirizzi e-mail o i numeri dipendente per i quali non viene trovato un utente in portatour® sono contrassegnati con non trovato in Utente in portatour®.
- Sotto la tabella vedrai un avviso se non ci sono righe nel tuo file d'importazione per degli utenti creati in portatour®.
- Segui le altre fasi della procedura guidata, come per l'importazione per un utente singolo (vedi Assegnazione dei campi).
- Al termine della procedura guidata vedi l'anteprima per il primo utente. Verifica che i dati siano corretti.
- Decidi come continuare:
- Fai clic su Indietro se riscontri problemi nell'anteprima e vuoi modificare le impostazioni.
- Fai clic su Importa se l'anteprima è corretta e vuoi importare i dati per l'utente in questione. Visualizzi il risultato dell'importazione in una sintesi. Vedrai poi l'anteprima per l'utente successivo.
- Fai clic su Ignora se non vuoi fare l'importazione per questo utente e vuoi passare all'anteprima dell'utente successivo.
- Fai clic su Importa tutti gli utenti per importare tutti gli utenti successivi senza controllare l'anteprima per ogni utente.
- Dopo l'ultimo utente o dopo l'importazione, visualizzerai un riepilogo generale. A questo punto è possibile anche scaricare le configurazioni di importazione con un clic su Salva configurazioni di importazione....
- Fai clic su Chiudi per uscire dalla procedura guidata e tornare alle opzioni di tutta l'organizzazione.
Importante:
- Se utilizzi i numeri dei dipendenti, assicurati che questi siano memorizzati correttamente nella sezione gestione utenti di portatour® (vedi Visualizzare la lista degli utenti).
- Se usi gli indirizzi e-mail, assicurati che non ci siano errori di digitazione, anche maiuscole e minuscole devono coincidere.
- Se carichi un file Excel o ODS, tutte le righe devono essere su un unico foglio di calcolo. L'assegnazione dei clienti agli utenti deve avvenire tramite una colonna (indirizzo e-mail o numero di dipendente) come descritto sopra e non tramite fogli separati.
- Il limite per l'importazione è di 100.000 righe e 30 MB per file. Se si supera questo limite, il processo si interromperà. In questo caso, dividi manualmente il file di importazione in più file o usa i nostri script API per la suddivisione e il caricamento automatici.
- Prima del processo di importazione viene creato un punto di ripristino a livello aziendale per tutti gli account utente (vedi Ripristino). Se il processo di importazione non porta al risultato sperato, per esempio, a causa di un file di importazione o di un'attribuzione dei campi non corretti, ripristina i dati a questo punto, sia a livello aziendale per tutti gli utenti, che per gli account utente interessati. Tieni presente che i dati inseriti dagli utenti nel frattempo andranno persi.
Più informazioni
- Scopri come importare gli utenti su Importare gli utenti.
- Per i dettagli sulla procedura e per l'assegnazione di campi per le singole importazioni, vedi
- Avviare l'importazione dei clienti per l'importazione dei clienti,
- Importare appuntamenti per l'importazione di appuntamenti,
- per l'importazione dei compiti per l'importazione di compiti, e
- per l'importazione dei rapporti per l'importazione dei rapporti.