Importare appuntamenti

Nel calendario fai clic sulla lista degli appuntamenti . Fai clic poi su Più funzioni e seleziona Importa per importare appuntamenti da un file Excel, CSV o ODS. Oppure apri Opzioni dal menù e seleziona nella sezione Gestione dati la voce Importa dati > Appuntamenti.

Il procedimento è analogo all'importazione di clienti (vedi Avviare l'importazione dei clienti). Completa l'assegnazione dei campi, verifica l'anteprima e avvia infine il processo di importazione.

Presta attenzione ai seguenti punti durante l'importazione degli appuntamenti:

• Riferimento cliente: gli appuntamenti presso clienti esistenti devono essere associati a questi già durante l'importazione. Solo così si garantisce una pianificazione impeccabile e che i rapporti di visita siano attribuiti al cliente giusto. L'attribuzione di un appuntamento a un cliente avviene tramite l'ID portatour del cliente.
• Orario: l'orario di un appuntamento è determinato dai tre campi Inizio minimo, Fine massima e Durata in minuti. Puoi decidere di lasciare vuoto uno di questi due ultimi campi. Se definisci tutti e tre i campi e la durata è inferiore all'arco di tempo tra Inizio minimo e Fine massima, portatour® avrà un buon margine di ottimizzazione. Se vuoi impostare un appuntamento con orario flessibile, imposta l'Inizio minimo su 00:00 e la Fine massima su 23:59 e inserisci la durata desiderata, 30 minuti per esempio. portatour® terrà conto in automatico dei tuoi orari di lavoro e degli orari di apertura del cliente.
• Indirizzo: per gli appuntamenti con riferimento cliente, l'indirizzo di quest'ultimo sarà considerato il luogo dell'appuntamento. Pertanto dovrai importare gli indirizzi solo per quegli appuntamenti che non si si svolgeranno presso un cliente (per esempio una formazione interna). Gli indirizzi saranno geocodificati durante il processo di importazione.

Alcuni consigli per l'importazione di appuntamenti:

• Per avere un modello di importazione, esegui un'esportazione degli appuntamenti esistenti. Se li esporti in un file Excel, potrai modificarli e importarli nuovamente. In questo modo potrai effettuare una modifica di massa.
• Durante l'importazione fai clic sul simbolo blu (i) accanto ai singoli nomi di campo per avere spiegazioni e consigli sugli stessi.
• Sono possibili anche appuntamenti di più giorni, per esempio per fiere o ferie. In tal caso però non sarà consentito un margine di tempo. Per semplificare, lascia il campo dei minuti vuoto nella durata.
• Prima di ogni importazione si crea un punto di ripristino automatico. Se questa non dovesse produrre i risultati desiderati, nelle Opzioni alla voce Gestione dati > Ripristino potrai riportare i dati allo stato precedente all'importazione, ossia tutti i dati inseriti successivamente saranno eliminati.