Eine wesentliche Herausforderung in der Betreuung von Bestandskunden besteht darin, dass das Wissen über die Kunden mit all ihren spezifischen Anforderungen nicht verloren geht, wenn sie von einem Mitarbeiter zum nächsten gehen. Deshalb ist es wichtig, Kundendaten inkl. verknüpfter Entitäten von einem Außendienstmitarbeiter zu einem anderen transferieren zu können, wenn es zu einem Betreuerwechsel kommt. Das passiert im Regelfall wegen:
- Kündigung
- Gebietsaufteilung
- Beförderung des Mitarbeiters ins Management
Transfermodus beim Kundenimport in portatour® verwenden
portatour® unterstützt bei diesem Problem, indem man beim Kundendaten Aktualisieren den Transfermodus verwendet:
- Wenn es einen Betreuerwechsel bei Kunden gibt, und der Transfermodus beim Kundendaten Aktualisieren verwendet wird, werden die Kunden mit allen Besuchsberichten, Aufgaben, Terminen und Besuchssperren von einem Mitarbeiter zum anderen verschoben.
- Dadurch gehen die in portatour® notierten Informationen zu dem Kunden nicht verloren. Die Kundengeschichte ist für den neuen Betreuer sofort verfügbar.
- Der Transfermodus steht zur Verfügung:
- beim manuellen Import (siehe Kundendaten im Transfermodus aktualisieren)
- auf der Kundendetailseite über Aktionen > Kunde transferieren (siehe Kunde transferieren)
- automatisiert über den Import via API mit dem Parameter transferMode (siehe API Manual)
- Wird der Transfermodus nicht verwendet, werden beim Kundendaten Aktualisieren die wechselnden Kunden beim alten Betreuer gelöscht und beim neuen Betreuer neu angelegt, die verknüpften Informationen gehen verloren.
Voraussetzung und technische Erklärung
Für den Transfer von Kunden über den Import (manuell oder über die API) benötigt man eine eindeutige Nummer über alle Kunden aller Mitarbeiter hinweg, die als externe ID in portatour® gesetzt sein muss. Auf Basis dieser Nummer werden beim Import pro Benutzer die externen IDs der Kunden durchsucht und entsprechend des Ergebnisses folgende Dinge durchgeführt:
- Nummer vorhanden → Kunde wird aktualisiert
- Nummer nicht vorhanden → Durchsuchen der Kunden der anderen Benutzer inklusive deren Papierkörbe bzw. im eigenen Papierkorb.
- Gefunden im eigenen Papierkorb → Kunde wird wiederhergestellt
- Gefunden bei den Kunden eines anderen Benutzers → Kunde wird vom anderen Benutzer zu den eigenen Kunden transferiert.
- Gefunden im Papierkorb eines anderen Benutzers → Kunde wird wiederhergestellt und vom anderen Benutzer zu den eigenen Kunden transferiert.
- Nicht gefunden
- Modus Aktualisieren: Kunde bleibt unangetastet.
- Modus Aktualisieren inkl. Löschung: Verschieben in den eigenen Papierkorb. Die Daten werden dort 14 Tage lang gespeichert.