Benutzerübergreifendes Arbeiten

Kunden firmenweit oder für eine Benutzergruppe anzeigen

Klicken Sie im Arbeitsbereich der Firma oder einer Benutzergruppe auf Kunden, öffnet sich die entsprechende Kundenliste (für Details zu den Arbeitsbereichen siehe Arbeitsbereiche). Die Kunden aus den gewählten Benutzerkonten werden geladen und in einer gemeinsamen Liste dargestellt.

In der benutzerübergreifenden Kundenliste stehen Ihnen nahezu alle Funktionen zur Verfügung, die Sie auch in der Kundenliste eines einzelnen Benutzers finden. Dazu zählen z.B. Schnellsuche, erweiterte Suche, gespeicherte Suchen, Landkartenansicht oder Massenbearbeitung (siehe Abschnitte weiter unten).

Die Besonderheiten bzw. Unterschiede:

• In der rechten Spalte wird zusätzlich der Name des Benutzers dargestellt, in dessen Konto sich der Kunde befindet.
• Wenn Sie die Detailansicht eines Kunden öffnen, wechselt portatour® automatisch in den Arbeitsbereich des betroffenen Benutzers. Mit dem Zurück-Knopf gelangen Sie wieder in den Arbeitsbereich der Firma zurück.
  
• Die Neuerstellung eines Kunden ist im Arbeitsbereich der Firma nicht möglich. Wechseln Sie zuvor in den Arbeitsbereich des Benutzers, der den Kunden betreuen soll, um dort den Kunden anzulegen (siehe Neuen Kunden erstellen).

Kundensuche über mehrere Benutzerkonten hinweg und gespeicherte Suchen zentral verwalten

Die firmenweite Kundensuche funktioniert analog zur Kundensuche im Arbeitsbereich eines einzelnen Benutzers:

• Das Suchfeld Suche... steht für die Schnellsuche zur Verfügung (siehe Kunden Schnellsuche). Geben Sie einfach ein Stichwort ein.
• Ein Klick auf Erweitert erlaubt Ihnen ein genaues Filtern und das Ändern der Sortierung (siehe Erweiterte Kundensuche). Hier gibt es auch einen Filter für Benutzer und Benutzergruppen.
  
• Außerdem können Sie den Alphabets-Index verwenden. Klicken Sie dafür ganz oben auf ABC (siehe Alphabets-Index).

Eine Filterung mittels erweiterter Suche, die oft gebraucht wird, können Sie auch speichern (siehe für Details Gespeicherte Suchen). Dies ist auch zentral für alle Benutzer möglich:

1. Gehen Sie im Arbeitsbereich Firma zu Kunden, um zur Kundenliste zu wechseln.
2. Klicken Sie auf Erweitert, um die erweiterte Suche für die gewünschten Filter und Sortierung zu verwenden (siehe Erweiterte Kundensuche).
3. Klicken Sie auf Gespeicherte und wählen Sie Suche firmenweit speichern….
   
4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
5. Speichern Sie.

Diese Suche steht sofort allen Benutzern in deren Kundenliste unter Gespeicherte zur Verfügung. Gespeicherte Suchen sind außerdem bei der Erstellung von benutzerdefinierten Feldern für die Filterung von Kundengruppen notwendig.

Um firmenweit gespeicherte Suchen zu verwalten (umbenennen, löschen, Reihenfolge verschieben), gehen Sie zu Gespeicherte und klicken auf Suchen firmenweit verwalten... (siehe Gespeicherte Suchen).

Kunden mehrerer Benutzer auf der Landkarte darstellen

So zeigen Sie Kunden mehrerer Benutzer oder alle Kunden auf der Landkarte an:

1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Firma oder den Arbeitsbereich einer bestimmten Benutzergruppe (siehe Arbeitsbereiche).
2. Klicken Sie in der Hauptmenüleiste oben auf Kunden.
   • Optional: Zum Filtern der Kunden nutzen Sie die Schnellsuche oder die erweiterte Suche (siehe Kunden Schnellsuche und Erweiterte Kundensuche).
3. Klicken Sie oberhalb der Kundenliste auf Landkarte. Die Kunden aller gewählten Benutzer werden als Marker auf der Landkarte angezeigt.
4. Stellen Sie nun gegebenenfalls die Färbung der Kundensymbole auf das für Sie interessante Kriterium ein. Um z.B. die Kunden nach Benutzern zu färben, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol rechts oben und ändern Färbung auf Benutzer – Name (siehe auch Kundenlandkarte Optionen).

Sie erhalten so einen guten Überblick über die Gebiete und können je nach Situation Entscheidungen treffen.

Hinweise:

• Um die Kunden eines Benutzers zur Gänze auszublenden, klicken Sie im Legendenfenster rechts unten auf das Auge-Symbol beim betroffenen Benutzer. Nochmaliges Klicken blendet die Kunden wieder ein (siehe auch Kundenlandkarte Optionen).
• Bei Klick auf ein Kundensymbol auf der Landkarte wird in der Informationsblase unten der betroffene Benutzer angezeigt. Beim Öffnen der Kundendetailansicht wechselt portatour® automatisch in den Arbeitsbereich des Benutzers (siehe Arbeitsbereiche).
• Je nach Anzahl der Kunden, Leistungsfähigkeit Ihres Geräts und Ihrer Internetbandbreite kann es bis zur Anzeige mehrere Sekunden dauern.

Tipp zur Gebietsaufteilung: Der Markiermodus in Kombination mit Lasso und Massenbearbeitung („Kunden transferieren“) kann verwendet werden, um beispielsweise bei überlappenden Gebieten die Kunden von mehreren Benutzern an einen bestimmten Benutzer zu transferieren. Wir empfehlen dies allerdings nur bei geringen Änderungen. Für beste Ergebnisse raten wir zur automatischen Gebietsoptimierung von portatour®.

Massenbearbeitung von Kunden mehrerer Benutzer

Um Kunden mehrerer Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich der Firma oder einer bestimmten Benutzergruppe.
2. Klicken Sie im Hauptmenü auf Kunden.
3. Zum Filtern jener Kunden, die Sie bearbeiten wollen, nutzen Sie die Erweiterte Suche (siehe Erweiterte Kundensuche). Scrollen Sie über die Liste und prüfen Sie exemplarisch, ob dies auch tatsächlich jene Kunden sind, die Sie bearbeiten wollen.
4. Klicken Sie am Ende der Liste den Knopf Alle X bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster zur Massenbearbeitung.
   
5. Prüfen Sie die Anzahl der betroffenen Kundendatensätze und die Anzahl der betroffenen Benutzer. Fahren Sie nur fort, wenn diese Zahlen plausibel sind.
6. Führen Sie die gewünschte Massenbearbeitung durch (siehe Markiermodus und Massenbearbeitung).

Je nach betroffener Kunden- und Benutzeranzahl kann der Vorgang mehrere Sekunden dauern.