L'un des principaux défis de la gestion des clients existants est de s'assurer que les informations sur les clients et leurs besoins spécifiques ne soient pas perdues lorsqu'ils passent d'un employé à l'autre. C'est pourquoi il est important de pouvoir transférer les données clients avec les entités liées d'un représentant à l'autre en cas de changement de responsable. En règle générale, cela se produit suite à :
- un licenciement
- un partage de la zone
- une promotion de l'employé à un poste de direction
Utiliser le mode de transfert lors de l'importation de clients dans portatour®
portatour® aide à résoudre ce problème en utilisant le mode de transfert lors de la mise à jour des données client :
- Quand il y a un changement de responsable pour les clients et que le mode de transfert est utilisé lors de la mise à jour des données clients, les clients sont déplacés d'un employé à l'autre avec tous les comptes-rendus de visites, les tâches, les rendez-vous et les périodes de blocage.
- Ainsi, les informations relatives au client notées dans portatour® ne sont pas perdues. L'historique du client est immédiatement disponible pour le nouveau responsable.
- Le mode de transfert est disponible
- lors de l'importation manuelle (voir Actualiser les données clients en mode de transfert)
- sur la page détails du client via Actions > Transférer client (voir Transférer client)
- de manière automatisée via l'importation par API avec le paramètre transferMode (voir API Manual)
- Si le mode de transfert n'est pas utilisé, lors de la mise à jour des données client, les clients qui changent sont supprimés chez l'ancien responsable et recréés chez le nouveau responsable, et les informations liées sont alors perdues.
Prérequis et explication technique
Pour transférer des clients via l'importation (manuelle ou via l'API), vous avez besoin d'un numéro unique pour tous les clients de tous les employés. Ce numéro doit être défini comme ID externe dans portatour®. Sur la base de ce numéro, les ID externes des clients sont recherchés par utilisateur lors de l'importation et les opérations suivantes sont effectuées en fonction du résultat :
- Numéro disponible → Actualisation du client
- Numéro non disponible → Recherche parmi les clients des autres utilisateurs, notamment dans leurs corbeilles ou dans sa propre corbeille
- Trouvé dans sa propre corbeille → Récupération du client
- Trouvé dans les clients d'un autre utilisateur → Le client est transféré depuis l'autre utilisateur vers ses propres clients.
- Trouvé dans la corbeille d'un autre utilisateur → Le client est récupéré et transféré depuis l'autre utilisateur vers ses propres clients.
- Non trouvé
- Mode Actualiser : le client reste tel quel.
- Mode Actualiser avec suppression : transfert dans sa propre corbeille. Les données y sont conservées pendant 14 jours.