Nella sezione Opzioni di ottimizzazione definisci se e come il cliente deve essere preso in considerazione nella pianificazione di percorso in linea di massima, salvo i casi di istruzioni diverse tramite Prossima visita o Nuovo appuntamento.
Modifica queste impostazioni con il simbolo 
. Si apre la seguente pagina:
Se vuoi utilizzare i valori standard impostati nelle opzioni (vedi il paragrafo Opzioni di ottimizzazione dei clienti), seleziona nel menù a discesa la voce Predefinito.
Cadenza di visita
Definisci la frequenza di visita dei clienti con una cadenza in giorni. Puoi scegliere uno degli intervalli suggeriti nel menù a discesa o inserire tu stesso un valore compreso tra 7 e 730 giorni (ossia tra settimanale o ogni due anni). Per usare quest'opzione seleziona l'ultima voce nel menù a discesa Inserire:
Se non vuoi visitare un cliente regolarmente, imposta la cadenza su Nessuna. Usa gli inserimenti e gli appuntamenti nel momento in cui dovrai visitarlo.
Se hai a disposizione una cadenza di visita automatica tramite l'integrazione con altri sistemi, p. es. in base al fatturato, seleziona Calcolata per utilizzarla.
Pianificazione automatica/manuale
I clienti con pianificazione automatica saranno inseriti in agenda in base alla loro urgenza. Questa è determinata considerando il tempo trascorso dall'ultima visita e la data attuale e confrontandola con la cadenza indicata.
Se la pianificazione è impostata su manuale, i clienti saranno inseriti in agenda solo se crei un appuntamento (vedi paragrafo Scheda cliente) o un inserimento (vedi il paragrafo Inserimenti).
Rispetto della cadenza
L'impostazione Normale funziona bene se il tuo territorio ha una dimensione adeguata, ossia se è realistico visitare tutti i clienti nella cadenza desiderata tenendo conto dei tempi di percorrenza e dei tuoi giorni lavorativi.
Se la tua zona di attività è troppo estesa (ossia hai troppi clienti o cadenze troppo brevi) allora non sarà possibile rispettare le cadenze impostate. Le visite avverranno in ritardo. Tuttavia portatour® manterrà le proporzioni, ossia un cliente con una cadenza di 30 giorni sarà visitato con una frequenza doppia rispetto a uno di 60 giorni. Solo che ciò avverrà con tempi più dilatati di una cadenza mensile.
L'impostazione Preferito ti aiuta a evitare di superare la cadenza di visita per il cliente, anche se il tuo territorio è troppo esteso. portatour® si fa carico di creare un 'inserimento interno' non appena la cadenza è stata raggiunta.
Due consigli importanti su questa impostazione:
- Usalo con parsimonia. Imposta Preferito solo per i tuoi clienti più importanti per i quali non tolleri dei ritardi. In linea di massima, si consiglia di utilizzarla per un massimo del 20% dei clienti visitati regolarmente. Se lo si imposta per troppi clienti, l'effetto desiderato si vanifica perché troppi inserimenti non possono trovare spazio nell'agenda. Inoltre, l'ottimizzazione di percorso ne risentirebbe.
- Assicurati che la tua zona di attività abbia le giuste dimensioni. A questo proposito richiedi la Relazione portatour®. Nella sezione 'Struttura della clientela' trovi le 'Visite al giorno necessarie per attenersi alla cadenza di visita'. Se tale valore non corrisponde alla realtà, modifica il numero dei clienti o le cadenze.
Durata della visita
Seleziona la durata media di una visita presso questo cliente. Per inserire un valore manualmente, seleziona i 3 puntini nel menù a discesa. Il valore deve essere compreso tra 1 e 480 minuti. Tieni conto anche del tempo per trovare parcheggio, la preparazione alla visita, la distanza dalla macchina al cliente, eventuali formalità di registrazione e tempi di attesa.
Ferie da/fino
Inserisci qui il prossimo periodo di ferie del cliente. Anche in caso di urgenza, portatour® non pianificherà visite per questo periodo. Utilizza il menù a discesa per selezionare una data tra i 30 giorni successivi o premi il simbolo del Calendario e seleziona un'altra data più avanti. Per eliminarle, seleziona la voce in alto (= vuota) nel menù a discesa.
Salva le modifiche che saranno attive già dall'aggiornamento successivo dell'agenda.