Nella sezione Opzioni di ottimizzazione sulla scheda cliente, definisci se e come il cliente deve essere preso in considerazione nella pianificazione di percorso in linea di massima, salvo i casi di istruzioni diverse tramite Prossima visita (vedi Prossima visita) o Nuovo appuntamento (Prossimi appuntamenti).
Modifica queste impostazioni con il simbolo 
. Si apre la seguente pagina:
Se vuoi utilizzare i valori standard impostati nelle opzioni (vedi il paragrafo Opzioni di ottimizzazione dei clienti), seleziona nel menù a discesa la voce Predefinito.
Cadenza di visita
Definisci la frequenza di visita dei clienti con una cadenza in giorni. Puoi scegliere uno degli intervalli suggeriti nel menù a discesa o inserire un valore compreso tra 7 e 730 giorni (ossia tra settimanale o ogni due anni). Per usare quest'opzione seleziona l'ultima voce nel menù a discesa Inserisci... e inserisci manualmente la cadenza:
Se non vuoi visitare un cliente regolarmente, imposta la cadenza su Nessuna. Usa gli inserimenti e gli appuntamenti nel momento in cui dovrai visitarlo (vedi Inserimentii).
Se hai a disposizione una cadenza di visita automatica tramite l'integrazione con altri sistemi, p. es. in base al fatturato, seleziona Calcolata per utilizzarla.
Pianificazione automatica/manuale
I clienti con pianificazione automatica saranno inseriti in agenda in base alla loro urgenza. Questa è determinata considerando il tempo trascorso dall'ultima visita e la data attuale e confrontandola con la cadenza indicata.
Se la pianificazione è impostata su Manuale, il cliente sarà incluso in agenda solo se crei un appuntamento (vedi Prossimi appuntamenti) o un inserimento (vediInserimenti). portatour® ricorda di farlo quando la visita sarà urgente (vedi Promemoria).
Rispetto della cadenza
L'impostazione Normale funziona bene se il tuo territorio ha una dimensione adeguata, ossia se è realistico visitare tutti i clienti nella cadenza desiderata tenendo conto dei tempi di percorrenza e dei tuoi giorni lavorativi.
Se la tua zona di attività è troppo estesa (ossia hai troppi clienti o cadenze troppo brevi) allora non sarà possibile rispettare le cadenze impostate. Le visite avverranno in ritardo. Tuttavia portatour® manterrà le proporzioni, ossia un cliente con una cadenza di 30 giorni sarà visitato con una frequenza doppia rispetto a uno di 60 giorni. Solo che ciò avverrà con tempi più dilatati di una cadenza mensile.
L'impostazione Preferito ti aiuta a evitare di superare la cadenza di visita per il cliente, anche se il tuo territorio è troppo esteso. portatour® si fa carico di creare un 'inserimento interno' non appena la cadenza è stata raggiunta.
Due consigli importanti su questa impostazione:
- Usalo con parsimonia. Imposta Preferito solo per i tuoi clienti più importanti per i quali non tolleri dei ritardi. In linea di massima, si consiglia di utilizzarla per un massimo del 20% dei clienti visitati regolarmente. Se lo si imposta per troppi clienti, l'effetto desiderato si vanifica perché troppi inserimenti non possono trovare spazio nell'agenda. Inoltre, l'ottimizzazione di percorso ne risentirebbe.
- Assicurati che la tua zona di attività abbia le giuste dimensioni. Richiedi la Relazione portatour®, verifica nella sezione 'Struttura della clientela' il numero di 'Visite al giorno necessarie per attenersi alla cadenza di visita'. Se questo valore non è realistico, modifica il numero dei clienti o le cadenze (vedi Descrizione del contenuto).
Durata della visita
Seleziona la durata media di una visita presso questo cliente. Per inserire un valore manualmente, seleziona i 3 puntini nel menù a discesa. Il valore deve essere compreso tra 1 e 480 minuti. Tieni conto anche del tempo per trovare parcheggio, la preparazione alla visita, la distanza dalla macchina al cliente, eventuali formalità di registrazione e tempi di attesa.
Restrizione della pianificazione
Se un cliente deve essere visitato da due o più agenti, ma non nella stessa settimana, puoi limitare la pianificazione su base settimanale.
Se, per esempio, un cliente deve essere seguito regolarmente da due colleghi, il primo agente imposterà per il cliente la restrizione Solo nelle settimane pari, mentre il secondo imposterà Solo nelle settimane dispari. Ciò eviterà che, nel calcolo dell'agenda, portatour® suggerisca di visitare il cliente a entrambi gli agenti nella stessa settimana.
Consiglio: si può impostare la restrizione per più clienti utilizzando la ricerca avanzata e poi la modifica di massa (vedi Ricerca avanzata di clienti e Modalità di selezione e modifica di massa). Per esempio, la si può applicare con una selezione per CAP. Anche con l'importazione di clienti è possibile impostare una restrizione di pianificazione.
Importante:
- La restrizione di pianificazione Solo nelle settimane pari non significa automaticamente che il cliente sarà inserito nella pianificazione ogni 2 settimane. La frequenza continua a essere determinata dalla cadenza di visita. La restrizione di pianificazione indica esclusivamente che si consiglierà una visita solo nelle settimane pari. Pertanto la cadenza di visita minima quando si utilizza tale restrizione è di 14 giorni.
- I due colleghi dovranno impostare la restrizione separatamente, ossia in maniera opposta. Non è sufficiente che sia solo uno a impostarla.
- Gli appuntamenti creati manualmente hanno la priorità e sono possibili anche nelle settimane con restrizione. Con la funzione di ricerca di appuntamento Trova un giorno adatto, i giorni con restrizione saranno segnalati in grigio per ricordare che è probabile che un collega visiti il cliente nella settimana in questione.
Ferie da/fino
Inserisci qui il prossimo periodo di ferie del cliente. Anche in caso di urgenza, portatour® non pianificherà visite per questo periodo. Utilizza il menù a discesa per selezionare una data tra i 30 giorni successivi o premi il simbolo del Calendario e seleziona un'altra data più avanti. Per eliminarle, seleziona la voce in alto (= vuota) nel menù a discesa.
Salva le modifiche che saranno attive già dall'aggiornamento successivo dell'agenda.