portatour® ti mette a disposizione un calendario, in cui poter inserire tutti gli appuntamenti: per esempio visite ai clienti concordate, riunioni aziendali, appuntamenti dal meccanico, telefonate pianificate. Questi appuntamenti avranno la massima priorità nel calcolo automatico dell'agenda.
Visualizza l'agenda, i tuoi appuntamenti e i rapporti di visita per un giorno, una settimana o un mese. Ci sono tre modi per accedere al calendario:
- Calendario nel menù principale
- Agenda nel menù principale, scorrere verso il basso e premere il tasto Calendario
- Nella scheda cliente alla sezione Prossimi appuntamenti premi il tasto Trova un giorno adatto
Le voci del calendario hanno delle colorazioni diverse:
- Blu: appuntamenti con un orario fisso
- Azzurro: appuntamenti flessibili nell'arco della giornata
- Celeste: visite ai clienti inseriti da te
- Bianco: proposte di visita di portatour® in base alla cadenza di visita del cliente
In generale, più scuro è il colore, più preciso è il margine di tempo fissato per la visita. Mentre una proposta di visita in bianco è solo un suggerimento per un giorno e un orario, e può essere rinviata, un appuntamento in blu deve aver luogo all'ora indicata.
Altre colorazioni nel calendario:
- Le voci con un bordo grigio sono dei rapporti di visita.
- Il giorno corrente ha uno sfondo giallo chiaro.
- La colorazione gialla nell'intestazione indica i giorni per i quali è presente un'agenda pianificata.
- Segnali di notifica rossi e gialli per gli appuntamenti (vedi Creare appuntamenti)
Opzioni del calendario
Con un clic sulla Ruota dentata in alto a destra apri le opzioni di visualizzazione del calendario.
In questa sezione stabilisci quale Periodo (giorno, settimana, mese) mostrare e il tipo di Visualizzazione:
- Agenda: vedi solo l'agenda e gli appuntamenti fissi.
- Rapporti: vedi solo i rapporti di visita.
- Combinata: sono mostrati sia i rapporti che l'agenda e gli appuntamenti futuri. In questa modalità, per i giorni passati saranno visibili solo i rapporti ma non le agende e gli appuntamenti passati. Ciò è stato pensato per facilitarne la visibilità.
Creare appuntamenti
Per creare un nuovo appuntamento premi il tasto Nuovo appuntamento o la data e l'orario desiderati nel calendario. Comparirà il menù Nuovo appuntamento in cui potrai selezionare il tipo di appuntamento (vedi anche Creare un appuntamento).
Dopo aver salvato un appuntamento, portatour® verifica che non ci siano delle sovrapposizioni e calcola anche i tempi di percorrenza tra un appuntamento e l'altro. Come utente, riconosci i conflitti negli appuntamenti tramite il simbolo del fulmine rosso presente ovunque siano mostrati gli appuntamenti nel programma. Gli appuntamenti la cui durata è stata ridotta in automatico, sono evidenziati in giallo nel calendario.
Gli appuntamenti nuovi o modificati saranno mostrati con una linea rossa finché non saranno inclusi in maniera corretta nell'agenda. Se portatour® riconosce che l'agenda non è aggiornata perché hai creato o modificato appuntamenti nel periodo di pianificazione, il logo portatour® nella barra del menù si trasforma nel simbolo rosso Aggiorna agenda. Fai clic sopra e l'agenda sarà ricalcolata tenendo conto dei nuovi appuntamenti.
Modificare le voci del calendario
Con un clic su una voce del calendario si apre un menù per modificarla. Questa operazione è simile alla modifica dell'agenda (vedi Modificare l'agenda).
Condividere il calendario
Utilizza anche la Condivisione calendario nelle Opzioni per visualizzare gli appuntamenti, l'agenda o i rapporti anche in altri programmi (per esempio Google Calendar o Outlook) o per metterlo a disposizione di altre persone (vedi maggiori dettagli su Condivisione del calendario).