portatour® ti mette a disposizione un calendario, in cui poter inserire tutti gli appuntamenti: per esempio visite ai clienti concordate, riunioni aziendali, appuntamenti dal meccanico, telefonate pianificate. Questi appuntamenti avranno la massima priorità nel calcolo automatico dell'agenda.
Visualizza l'agenda, i tuoi appuntamenti e i rapporti di visita per un giorno, una settimana o un mese. Ci sono tre modi per accedere al calendario:
- Calendario nel menù principale
- Agenda nel menù principale, scorrere verso il basso e premere il tasto Calendario
- Nella scheda cliente, alla sezione Prossimi appuntamenti premi il tasto Trova un giorno adatto
Le voci del calendario hanno delle colorazioni diverse:
- Blu: appuntamenti con un orario fisso
- Azzurro: appuntamenti flessibili nell'arco della giornata
- Celeste: visite ai clienti inseriti da te
- Bianco: proposte di visita di portatour® in base alla cadenza di visita del cliente
- Grigio: proposte di pernottamento (presso il domicilio o pernottamento fuori casa)
In generale, più scuro è il colore, più preciso è il margine di tempo fissato per la visita. Mentre una proposta di visita in bianco è solo un suggerimento per un giorno e un orario, e può essere rinviata, un appuntamento in blu deve aver luogo all'ora indicata.
Altre colorazioni nel calendario:
- Le voci con un bordo e testo grigi sono dei rapporti di visita.
- Il giorno corrente ha uno sfondo giallo chiaro.
- La colorazione gialla nell'intestazione indica i giorni per i quali è presente un'agenda pianificata.
- Le sovrapposizioni sono indicate con segnali di notifica rossi e gialli per gli appuntamenti (vedi Creare appuntamenti).
Nella vista giornaliera e settimanale, i percorsi sono indicati con delle strade grigie, le pause pranzo con l'icona 'forchetta/coltello'. Le aree bianche al posto delle linee indicano i momenti non programmati, per esempio il tempo di attesa prima di unappuntamento.
Facendo clic sul display della data in alto si apre una finestra 'Vai a' per andare rapidamente a un'altra data:
Nell'intestazione del calendario sono indicati con un'icona la visualizzazione della mappa e la presenza di compiti. La piccola freccia verso il basso indica che con un clic si apre un menù che contiene link all'agenda del giorno e alla visualizzazione sulla mappa, funzioni per la gestione dei compiti e la creazione di compiti (vedi Compiti). Potrai anche modificare la giornata (vedi Spostare o scambiare un giorno).
Se salvi i rapporti solo con la data ma senza orario (da impostare su Opzioni > Gestione dei rapporti > Info visite), saranno mostrati uno sotto l'altro:
Creare appuntamenti
Per creare un nuovo appuntamento premi il tasto Nuovo appuntamento o la data e l'orario desiderati nel calendario. Comparirà il menù Nuovo appuntamento in cui potrai selezionare il tipo di appuntamento (vedi anche Creare un appuntamento).
Dopo aver salvato un appuntamento, portatour® verifica che non ci siano delle sovrapposizioni e calcola anche i tempi di percorrenza tra un appuntamento e l'altro. Come utente, riconosci i conflitti negli appuntamenti tramite il simbolo del fulmine rosso presente ovunque siano mostrati gli appuntamenti nel programma. Gli appuntamenti la cui durata è stata ridotta in automatico per via di una sovrapposizione, sono evidenziati in giallo nel calendario.
Gli appuntamenti nuovi o modificati saranno mostrati con una linea rossa finché non saranno inclusi in maniera corretta nell'agenda. Se portatour® riconosce che l'agenda non è aggiornata perché hai creato o modificato appuntamenti nel periodo di pianificazione, il logo portatour® nella barra del menù si trasforma nel simbolo rosso Aggiorna agenda. Fai clic sopra e l'agenda sarà ricalcolata tenendo conto dei nuovi appuntamenti.
Lista degli appuntamenti
Un clic sull'icona 
porta all'elenco degli appuntamenti (vedi Lista di appuntamenti).
Opzioni del calendario
Con un clic sulla Ruota dentata in alto a destra apri le opzioni di visualizzazione del calendario.
In questa sezione stabilisci quale Periodo (giorno, settimana, mese) mostrare.
Se spesso le tue visite durano meno di 30 minuti e ti piace lavorare con una vista giornaliera o settimanale, si consiglia di modificare la Scala cronologica da 30 a 15 minuti. In questo modo gli appuntamenti saranno mostrati più grandi e potranno contenere più testo.
Seleziona anche il tipo di Visualizzazione:
- Agenda: vedi solo l'agenda e gli appuntamenti fissi.
- Rapporti: vedi solo i rapporti di visita.
- Combinata: saranno mostrati sia gli appuntamenti e le proposte di visita che i rapporti. Un appuntamento o una proposta di visita saranno mostrati nel calendario solo fino al momento in cui sarà inserito un rapporto, ossia finché il cliente non è stato visitato. Da quel momento in poi sarà visualizzato solo il rapporto visita.
Alla voce Etichetta puoi impostare l'ordine in cui le informazioni su singoli appuntamenti, proposte di visita e rapporti devono essere mostrate nel calendario. Le opzioni disponibili sono: Prima l'oggetto, Prima il luogo o Solo il luogo. L''oggetto' comprende anche il nome del cliente.
Condividere il calendario
Utilizza la Condivisione calendario nelle Opzioni per visualizzare gli appuntamenti, l'agenda o i rapporti anche in altri programmi (per esempio Google Calendar o Outlook) o per metterlo a disposizione di altre persone (vedi maggiori dettagli su Condivisione del calendario).