Quand vous créez un rendez-vous ou modifiez ses détails, la fenêtre de saisie suivante apparaît :
Vous avez accès aux options de saisie suivantes :
- Saisissez un Objet significatif. Pour des rendez-vous avec référence client, le sujet par défaut correspond au nom du client. Si vous modifiez ici l'objet, le nom du client s'affichera également entre parenthèses.
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Dans le menu déroulant Planifier, déterminez si vous souhaitez donner à portatour® une marge de manœuvre pour plus de flexibilité et potentiel d'optimisation. Vous avez le choix entre Exacte, Avec marge, Flexible durant la journée, Flexible durant la semaine et Jour(s) entier(s). Si le rendez-vous est associé à un client et ce client a des heures d'ouverture limitées le jour du rendez-vous, les heures d'ouverture seront prises en compte pour la planification avec l'option Flexible durant la journée et Flexible durant la semaine. Pour un rendez-vous d'une journée complète, sélectionnez Jour(s) entier(s) et déterminez la date et l'heure du début et de la fin du rendez-vous. Dans ce cas, la saisie d'une marge n'est pas possible. Dans le cas d'un rendez-vous d'un jour entier, portatour® ne planifie pas d'autres visites ce jour-là.
Astuce : les rendez-vous 'Flexible durant la journée', 'Flexible durant la semaine' ou 'Avec marge' ne sont pas planifiés sur les journées sans horaires de travail, car portatour® ne connaît pas la période dans laquelle le rendez-vous pourrait avoir lieu. Lors de la mise à jour du plan de visites, un message d'avertissement apparaît. - Si le rendez-vous doit être planifié Avec marge, sélectionnez dans le menu déroulant Marge de manœuvre le laps de temps jusqu'au début le plus tard possible. Exemple: Vous avez prévu avec un client de l'aller voir pendant la matinée. Mettez l'heure de début à 8h00 et la marge à 240 minutes. Si vous souhaitez une marge de manœuvre par défaut lors de la création des rendez-vous, changez les réglages de visites dans les options portatour® – voir Réglages de visites des clients. Plus grande la marge, plus haut le potentiel d'optimisation de portatour®.
- La Date du rendez-vous est définie dans le menu déroulant. Un clic sur le symbole du calendrier ouvre de plus la vue du calendrier pour la sélection d'une date :
Vous naviguez entre les mois par les liens << et >>. Pour sélectionner une date, cliquez sur le jour désiré - celui sera affiché sur un fond orange. Fermer ferme la vue du calendrier. - Dans le champ Heure de début, vous déterminez le début du rendez-vous.
- Dans le champ Heure de fin, entrez la fin du rendez-vous et ainsi la durée. Si vous ne trouvez pas l'heure de fin désirée dans la boîte de sélection, cliquez sur le symbole de clavier à droite du champ de saisie. Vous pouvez maintenant entrer manuellement l'heure de fin en heures et minutes :
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Sous Série, déterminez s'il s'agit d'un rendez-vous en série et quelle doit être sa fréquence (voir Rendez-vous en série).
Astuce : la création d'un rendez-vous périodique n'est possible que lors de la création du rendez-vous. Si vous voulez convertir un rendez-vous simple existant en un rendez-vous périodique, supprimez le rendez-vous et créez une nouvelle série. - En cliquant sur Modifier adresse, l'adresse du rendez-vous est affichée en mode de modification. Changez les champs d'adresse concernés, puis cliquez sur Géocoder. Pour plus de détails sur la modification d'adresse et le géocodage, consultez la section Géocodage.
- S'il s'agit d'un rendez-vous sans endroit – p.ex. une téléconférence par téléphone portable – cliquez sur Effacer endroit. Ceci rend possible que portatour® planifie le rendez-vous à tout endroit – normalement en route entre deux visites. Le rendez-vous bloque alors un certain temps pendant lequel pas d'autres visites peuvent être effectuées.
- Si vous souhaitez convertir un rendez-vous sans endroit en un rendez-vous avec une adresse, cliquez sur Ajouter endroit. Saisissez l'adresse du rendez-vous et cliquez sur Géocoder.
- Dans la section Informations, des champs de données optionnels du rendez-vous sont affichés. Ceux-ci peuvent être modifiés sous Options>Champs personnalisés (voir Aperçu des champs personnalisés).
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements de votre rendez-vous.
Si votre client a des disponibilités limitées à l’horaire prévu, portatour® vous en informera avant l’enregistrement :
Sélectionnez l’option adaptée à votre situation :
- Si le créneau convient, par exemple parce que votre interlocuteur est disponible en dehors des heures d’ouverture, cliquez sur Enregistrer quand même.
- Si vous souhaitez revenir à la fenêtre de saisie pour modifier le rendez-vous, sélectionnez Annuler.
Les restrictions de disponibilité proviennent de :
- Heures d’ouverture (voir Heures d’ouverture)
- Périodes de blocage (voir Périodes de blocage)
- Congés (voir Modifier les réglages de visites)
- Restrictions de planification (voir Modifier les réglages de visites)