Une optimisation régulière des secteurs est utile, par exemple, pour les raisons suivantes :
- Les objectifs commerciaux évoluent
- Les secteurs se développent différemment - les commerciaux ont donc des charges de travail inégales et qui évoluent différement
- Des employés déménagent
Moins vous effectuez d'interventions manuelles, plus la marge d'optimisation de portatour® est grande. Suivez ces étapes :
- Accédez à l'Espace de travail Organisation ou à celui du groupe d'utilisateurs souhaité pour optimiser les secteurs du groupe d'utilisateurs en question ou de l'ensemble de l'entreprise. La barre d'espace de travail affiche en haut Espace de travail Organisation ou Espace de travail X.
- Cliquez sur sectorisation dans la barre de navigation.
- Sélectionnez
- Poursuivre la dernière optimisation, pour reprendre une optimisation récemment interrompue,
- Lancez une nouvelle optimisation pour lancer une nouvelle optimisation avec les paramètres par défaut, ou
- Optimisations enregistrées, pour revenir à une optimisation déjà enregistrée.
- Passez par l'onglet Analyse de la situation initiale. Excluez des utilisateurs, adaptez les paramètres ou effectuez des exclusions de clients si nécessaire (voir Analyse de la situation initiale).
- Facultatif : sous Ajustements manuels, il est possible de fixer des clients auprès de l'utilisateur actuel ou de les affecter à un utilisateur sélectionné.
- Optionnel : Paramètres d'optimisation
- Par secteur: Par défaut, le nombre de clients qui peuvent être cédés ou repris est illimité. portatour® a une marge de manœuvre totale en matière d'optimisation. Apportez des ajustements si nécessaire.
- Regroupement: Par défaut, aucun regroupement n'est défini pour l'affectation des clients.
- Cliquez sur Lancer l'optimisation pour lancer l'optimisation des secteurs. Vous obtiendrez une vue d'ensemble des scénarios d'optimisation calculés. Comparez les propositions et choisissez la variante la plus adaptée à votre situation (voir Afficher les résultats de l'optimisation).
- Un clic sur Application affiche sous Aperçu, un tableau ou une carte représentant quels clients seront transférés depuis quel utilisateur source vers quel utilisateur cible.
- Cliquez ici sur Appliquer le résultat.
- Si vous utilisez un système de source de données avec lequel vous actualisez régulièrement les données dans portatour®, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Export du résultat. Effectuez la modification dans votre système et actualisez l'affectation client via un import de mise à jour (voir Actualiser clients).
- Si vous souhaitez appliquer l'optimisation des secteurs directement dans portatour® :
- Cliquez sur Appliquer le résultat....
- Sélectionnez Appliquer. dans la fenêtre pop-up.
- Confirmez à nouveau en cliquant sur Appliquer. .
Notes :
- Notez qu'avec l'application dans portatour®, le résultat se répercute immédiatement sur tous les utilisateurs. Prévenez vos commerciaux en amont et effectuez l'application de préférence en dehors de leurs horaires de travail.
- Même si vous appliquez directement le résultat de l'optimisation dans portatour®, nous vous recommandons d'exporter d'abord les résultats afin de pouvoir les importer dans votre système ERP/CRM.
- Il est possible d'interrompre l'optimisation à tout moment, par exemple pour effectuer des adaptations dans les options. Il suffit ensuite de retourner sur Sectorisation, de sélectionner Poursuivre la dernière optimisation, d'aller sur la page Situation initiale, et de cliquer sur Actualiser pour prendre en compte les données actuelles.
- Si vous appliquez l'optimisation des secteurs dans portatour®, un point de restauration sera créé à l'échelle de l'organisation. Revenez-y si nécessaire (voir Restauration)
- Les boutons Retour et Prochain ci-dessous vous guident également pas à pas pour l'optimisation de vos secteurs.