L'analyse de situation initiale est la première étape de l'optimisation de votre sectorisation. La sectorisation actuelle est analysée sur la base des paramètres actuels de portatour®. C'est également à cet endroit que vous modifiez les paramètres qui influent sur l'optimisation de la sectorisation et excluez des clients de l'optimisation.
Analyse
Les données de chaque utilisateur de l'espace de travail sélectionné sont affichées et analysées ici.
Cliquez sur et dans l'en-tête pour afficher ou masquer d'autres colonnes.
A la fin du tableau, vous retrouverez sous Moyenne les Valeurs moyennes de tous les utilisateurs pris en compte. Sous Somme, les valeurs des utilisateurs sont additionnées.
Choix des secteurs
Les différents utilisateurs de cet espace de travail sont affichés, classés par défaut par ordre alphabétique.
- Un clic sur ouvre l'espace de travail de l'utilisateur concerné dans un nouvel onglet du navigateur.
- Cliquez sur le symbole carte pour ouvrir la carte de tout l'espace de travail. Le secteur concerné est mis en évidence par un zoom et une couleur spécifique.
- Excluez un secteur de l'optimisation en décochant la case à gauche du nom d'utilisateur .
Cet utilisateur ou les clients de ce secteurs ne seront pas pris en compte pour l'optimisation. Cela peut être utile lorsqu'un commercial est par exemple actif dans un autre pays et que cette attribution au pays est exclusive.
Utilisateurs
- Horaires de travail : temps de travail hebdomadaire en heures. Cette valeur est calculée à partir des options portatour® (voir Paramètres ci-dessous).
Clients
- Clients : Nombre de clients dans chaque compte utilisateur portatour®.
- Clients inaccessibles : nombre de clients qui ne peuvent pas être atteints dans un délai raisonnable (c'est-à-dire en l'espace d'une journée ou avec une nuitée, si les nuitées sont activées) par ce utilisateur.
Chiffres clés selon les paramètres client
- Visites clients : Nombre de visites clients à réaliser par semaine. Cette valeur est calculée à partir du nombre de clients et des intervalles de visite individuels.
- durée de visite : la durée de visite moyenne en minutes. Son calcul est pondéré par le nombre de visites client.
- Temps de visite : temps de visite (face à face) nécessaire par semaine en heures. Il provient du nombre de visites à réaliser par semaine multiplié par la durée moyenne de visite.
Chiffres clés tenant compte du temps de conduite
Sous Chiffres clés tenant compte du temps de conduite, les données de portatour® sont analysées en prenant en compte les temps de trajet nécessaires pour effectuer les visites. Ces calculs reposent sur des analyses de temps de trajet très précises, basées sur des données de trafic.
- 'Charge de travail: Le temps de conduite nécessaire, le temps de visite, éventuellement le temps d'attente, sont comparés au temps de travail par semaine. Une valeur inférieure à 100 % signifie que les objectifs sont atteignables. Une valeur supérieure à 100 % indique une surcharge de travail, et donc que des clients seront visités en retard par rapport au rythme de visite souhaité.'
- Visites : le nombre de visites réellement possibles par semaine.
- 'Temps de visite: le temps de visite (face à face) résultant du nombre possible de visites par semaine en heures (en tenant compte des durées individuelles de visite).
- Temps de conduite: le temps de conduite nécessaire par semaine, en heures, pour effectuer les visites réellement possibles.
- 'Temps de conduite, proportion : le rapport entre le temps de conduite et le temps de travail.
- Distance: distance nécessaire par semaine, en heures, pour effectuer les visites réellement possibles.
- Nuitées : nombre de nuitées nécessaires par semaine pour couvrir le secteur. Cette colonne ne s'affiche que si les nuitées sont autorisées chez au moins un utilisateur portatour®.
Paramètres
Sous Situation initiale > Paramètres, vous pouvez modifier les paramètres utilisés comme base pour le calcul de l'analyse et de l'optimisation.
Accessibilité client
Le paramètre par défaut est ici Sans limite. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les valeurs.
- Distance maximale du domicile au client : la distance maximale à laquelle un client peut être situé par rapport au domicile de l'utilisateur assigné. Les clients qui sont plus éloignés sont considérés comme inaccessibles. Si nécessaire, saisissez une valeur maximale en kilomètres.
- Temps de conduite maximal du domicile au client : le temps de conduite maximal pour parcourir la distance entre l'adresse d'un client et le domicile de l'utilisateur assigné. Les clients pour pour lesquels ce temps maximal de conduite est dépassé sont considérés comme inaccessibles. Si nécessaire, saisissez une valeur maximale en minutes.
Configurations de l'utilisateur
Par défaut, les paramètres liés à l'utilisateur (temps de travail, paramètres de pause et de nuitée) proviennent des options utilisateur de portatour®. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les valeurs.
- Source des horaires de travail : indique d'où les données concernant les horaires de travail doivent provenir. Si nécessaire, changez pour Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir Horaires de travail).
- Part du temps de travail sur le terrain : indiquez quelle part du temps de travail d'un utilisateur est consacrée aux visites aux clients et aux déplacements correspondants. Tenez compte du temps consacré aux activités administratives ou aux rendez-vous internes à l'entreprise. La valeur par défaut est de 80%. Si les horaires de travail renseignées dans portatour® sont exclusivement consacrées au terrain et que les tâches de bureau ont lieu en dehors des heures de travail indiquées dans portatour®, augmentez ici la valeur en conséquence.
- Source des paramètres de pause : indique d'où les données liées au temps de pause doivent être obtenues. Si nécessaire, changez pour Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir Réglages de pause).
- Source des paramètres de nuitée : indique d'où les données concernant les nuitées doivent provenir. Si nécessaire, changez pour Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir Nuitées en route).
- Nombre maximal de nuitées consécutives : nombre maximal de nuitées à la suite. Modifiez cette valeur si nécessaire.
- Nombre maximal de nuitées par semaine : nombre maximal de nuitées par semaine. Limitez cette valeur si nécessaire.
Paramètres client
Par défaut, les paramètres clients (intervalle de visite, durée de visite et heures d'ouverture) proviennent des paramètres clients individuels dans portatour®. Cliquez sur l'icône crayon pour modifier les valeurs.
- Taux de succès des visites : indique le pourcentage de visites où le contact avec le client a pu effectivement avoir lieu. Un faible taux de succès des visites augmente la part du temps de conduite et la charge de travail, car cela implique de retourner plusieurs fois chez certains clients jusqu'à ce que la visite ait réellement lieu. La valeur par défaut est 80%.
- Perte de temps en cas de visite manquée : indique combien de temps un visite sans rencontrer le client fait perdre en plus du temps de conduite, par exemple pour chercher une place de parking, marcher, Comptes rendus.
- Source de l'intervalle de visite : indique d'où les données concernant l'intervalle de visite doivent provenir. Si nécessaire, changez pour Standards de l'utilisateur afin d'utiliser les valeurs par défaut de l'utilisateur concerné, ou Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir Modifier les réglages de visites et Réglages de visites des clients).
- Source de la durée de visite : indique d'où les données concernant la durée de visite doivent provenir. Si nécessaire, changez pour Standards de l'utilisateur afin d'utiliser les valeurs par défaut de l'utilisateur concerné, ou Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir Modifier les réglages de visites et Réglages de visites des clients).
- Source des heures d'ouverture : indique d'où les données concernant les heures d'ouverture doivent provenir. Si nécessaire, changez pour Standards de l'utilisateur afin d'utiliser les valeurs par défaut de l'utilisateur concerné, ou Standard d'organisation afin d'utiliser les valeurs standards d'organisation renseignées dans portatour® (voir heures d'ouverture et Heures d'ouverture des clients).
Exclusions clients
Sous Situation initiale > ; Exclusions clients, excluez de l'optimisation les clients qui sont des facteurs de perturbation géographique, par exemple en raison de données d'adresse erronées.
Créez de nouvelles règles des exclusions clients via
- Ajouter une nouvelle exclusion de client > Recherche avancée (voir Recherche avancée de clients)
- Ajouter une nouvelle exclusion de client > Liste externe (analogue à Mode de sélection et modification en masse)
- Ajouter une nouvelle exclusion de client > Carte (analogue à Options de la carte des clients)
- Carte > Démarrer le mode de sélection pour les exclusions clients (analogue à Options de la carte des clients)