Na seção Parâmetros de roteirização na página de detalhes do cliente, defina se e como o portatour® considerará os clientes para calcular o roteiro por padrão. Exceções serão consideradas apenas para os clientes os quais você inserir critérios específicos em próximo atendimento ou Novo atendimento (ver Próximos compromissos).
Essa configuração pode ser alterada, clicando no ícone de edição . A seguinte página de edição é exibida:
Se desejar usar parâmetros de planejamento específicos, nas opções do portatour® (ver item Parâmetros de roteirização dos clientes) (=valor padrão), marque a caixa de seleção com a entrada Padrão.
Frequência de visitas
Com o recurso de intervalo de atendimento determinado em dias, é possível definir a frequência de atendimento para um cliente. Esse valor pode ser selecionado para um intervalo sugerido ou você mesmo pode escolher entre 7 e 730 dias (ou seja, semanal ou bimestral). A entrada manual de um valor é feita ao selecionar a opção Inserir... na caixa de seleção. Em seguida, está disponível um campo de entrada para preenchimento:
Se desejar não visitar determinado cliente regularmente, informe Nenhum no campo de intervalo de atendimento. Mas se desejar visitar tais clientes de acordo com a demanda, devera efetuar a inclusão no roteiro ou compromissos de modo manual (ver Inclusões).
Se um cálculo automático de intervalo de atendimento através de integração com outro sistema for oferecido, por exemplo, de acordo com volume de negócios do cliente, alterne a opção para Calculado para utilizar essa opção.
Agendar atendimentos automáticamente ou manualmente
Clientes com roteirização automática são considerados automaticamente pelo portatour®, de acordo com a urgência de atendimento. Para o vencimento, o portatour® determina o período entre a última visita e a data atual, e compara essa informação com o intervalo de atendimento especificado.
Se o planejamento for feito manualmente, são considerados no roteiro apenas aqueles clientes para os quais foram criados compromissos (ver Próximos compromissos) ou aqueles marcados para incluir no próximo roteiro (ver Inclusões). O portatour® irá lembrar a você sobre o vencimento de compromissos (ver Lembretes).
Cumprimento de intervalos
A configuração Normal funciona bem se sua área de atendimento estiver bem dimensionada, ou seja, proporciona uma cobertura de atendimento realista, todos os clientes no intervalo de visita desejado, considerando o tempo de deslocamento durante os dias úteis.
Se sua área for superdimensionada (ou seja, muitos clientes ou intervalos de atendimento muito curtos), então não é mais possível cumprir com os intervalos definidos para os clientes e o quadro de atendimentos está atrasado. Apesar disso, o portatour® preserva as condições estabelecidas, ou seja, um cliente de 30 dias ainda é atendido duas vezes mais que um cliente de 60 dias, embora os atendimentos não ocorram a cada 30 dias, mas um pouco mais espaçados.
Com a configuração Preferencial, você pode evitar exceder o intervalo de atendimento para um cliente, mesmo que sua área seja superdimensionada. O portatour® cria uma 'inclusão interna' assim que o intervalo de atendimento é atingido.
Duas observações importantes sobre esta configuração:
- Use essa funcionalidade com moderação! Defina Preferencial somente para o cliente mais importante, onde não for possível haver tolerância de atraso para o atendimento. Como regra geral, recomendamos um máximo de 20% de clientes com atendimentos regulares. Se você preferir aplicar para muitos clientes, o efeito desejado será perdido, pois não será possível fazer tantas inclusões no roteiro, de toda maneira.
- Certifique-se antecipadamente de que sua área foi bem dimensionada! Para isso, gere um Relatório portatour®. Na seção 'Estruturação de clientes', você encontrará a 'Atendimentos por dia necessários para cumprir o intervalo de atendimento'. Se o valor não corresponder à realidade, ajuste a quantidade de clientes ou o intervalo de atendimento (ver Descrição do conteúdo).
Duração de visitas
Selecione aqui a duração média de um atendimento ao cliente. A entrada manual é análoga ao processo de entrada para o intervalo de atendimento. O valor deve estar entre 1 e 480 minutos. Ao especificar a duração do atendimento ao cliente, leve em conta também o tempo para encontrar uma vaga de estacionamento, preparar-se para a vista, o tempo de deslocamento do carro até o cliente, quaisquer formalidades de registro de entrada e saída de instalações, bem como possível tempo de espera.
Limitação de planejamento
Caso um cliente seja atendido por dois ou mais representantes externos, mas não na mesma semana, crie uma restrição de planejamento com base semanal no calendário.
Por exemplo, se um cliente deve ser regularmente visitado por dois colegas, o primeiro representante seleciona a restrição de agendamento 'Apenas em semanas pares' e o segundo 'Apenas em semanas ímpares'. Isso garantirá que o cliente seja automaticamente considerado na roteirização em semanas alternadas para os respectivos representantes.
Dica: a edição da restrição de planejamento de clientes também está disponível via Pesquisa avançada de clientes e na edição em massa (ver Pesquisa avançada de clientes e Modo de seleção e edição em massa. Assim, a restrição de planejamento pode ser utilizada convenientemente para uma região de CEP, por exemplo. Além disso, a importação também permite definir restrições de planejamento.
Importante:
- A restrição de planejamento Só em semanas pares não significa que automaticamente o cliente será considerado no planejamento quinzenalmente. A frequência é configurada por meio do intervalo de atendimento. A restrição de planejamento significa apenas que uma visita só pode ser sugerida em semanas pares. O intervalo de atendimento mais curto aplicável para a restrição de planejamento é de 14 dias.
- Ambos os representantes devem criar a restrição de planejamento para um mesmo cliente e de modo alternado. Não basta que apenas um deles o faça.
- Compromissos criados manualmente têm a mais alta prioridade e são também possíveis em semanas com restrição de planejamento. Na função de localização de compromisso, em Buscar dia adequado, os dias com restrição de planejamento são marcados em cinza para lembrar que outro representante pode possível mente visitar este cliente nesta semana.
Início e término das férias
Insira o próximo período de férias do cliente aqui. Para este período, o portatour® não planeja nenhum atendimento, independente da configuração de vencimento. Use as caixas de seleção que oferecem os próximos 30 dias ou use o ícone Calendário para rolar a tela e selecionar a data no futuro. Para excluir as férias, selecione a entrada superior (=vazia) em qualquer uma das caixas de seleção.
Use Salvar para aplicar as alterações que serão atualizadas imediatamente no próximo roteiro de atendimento.